В Республике Казахстан трудовая книжка остается одним из основных документов, подтверждающих трудовую деятельность и стаж сотрудника․ Несмотря на развитие электронных систем учета, бумажная форма трудовой книжки по-прежнему обязательна․ В этой статье мы подробно рассмотрим, как правильно оформить, заполнить и хранить трудовую книжку в РК в соответствии с действующим законодательством․

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Трудовая книжка — это официальный документ, который:

• Подтверждает трудовой стаж работника;
• Является основанием для начисления пенсии;
• Служит доказательством трудовой деятельности при устройстве на новое место работы;
• Может использоваться для получения различных социальных льгот и компенсаций․

Важно! Согласно статье 14 Закона Республики Казахстан «О пенсионном обеспечении в Республике Казахстан», трудовой стаж до 1 января 1998 года подтверждается трудовой книжкой․ Если записи отсутствуют или утеряны, стаж подтверждается другими документами или решением суда․

—

Правовые основы ведения трудовой книжки в РК

Основные нормативные акты, регулирующие порядок ведения, заполнения и хранения трудовых книжек в Казахстане:

1. Постановление Правительства Республики Казахстан от 14 октября 2011 года № 1167, утверждает Правила ведения и хранения трудовых книжек;
2. Трудовой кодекс Республики Казахстан от 23 ноября 2015 года, определяет обязанности работодателя по ведению трудовой документации;
3. Приказ министра здравоохранения и социального развития Республики Казахстан от 30 ноября 2015 года — детализирует процедуры заполнения и исправления записей;
4. Подпункт 25 статьи 16 Трудового кодекса РК — устанавливает обязательность ведения бумажной трудовой книжки, несмотря на развитие электронных систем․

⚠️ Важно помнить: Работодатель несет полную ответственность за правильность, своевременность и сохранность записей в трудовой книжке․ Неправильное или несвоевременное внесение записей может повлечь административную или даже уголовную ответственность․

—

Кто отвечает за ведение трудовой книжки?

Ответственность за ведение, хранение и правильное заполнение трудовой книжки несет:

• Работодатель — юридическое или физическое лицо, с которым заключен трудовой договор;
• Кадровик или уполномоченное должностное лицо — обычно это специалист отдела кадров или HR-менеджер;
• Руководитель организации — должен заверить записи своей подписью и печатью (при наличии)․

Работник не обязан хранить трудовую книжку у себя — она находится на руках у работодателя․

—

Когда и как заводится трудовая книжка?

Первичное оформление трудовой книжки

Трудовая книжка заводится работодателем на нового сотрудника в следующих случаях:

• Если работник впервые устраивается на работу в данную организацию;
• Если у работника нет действующей трудовой книжки (например, она утеряна или испорчена);
• Если предыдущая трудовая книжка не соответствует установленной форме (например, образца СССР)․

Согласно пункту 24 Правил ведения и хранения трудовых книжек, кадровая служба ведет книгу учета движения трудовых книжек, в которую заносятся все трудовые книжки, принятые от работников․

Алгоритм действий при приеме на работу

1. Получение трудовой книжки от работника (если она у него есть);
2. Проверка целостности и правильности заполнения — если книжка повреждена или записи не соответствуют требованиям, заводится новая;
3. Заполнение первой страницы — вносятся данные о работнике (ФИО, дата рождения, образование и т․д․);
4. Внесение записи о приеме на работу — в разделе «Сведения о работе»;
5. Заверение записи — подписью ответственного лица и печатью организации (при наличии)․

✅ Образец заполнения первой страницы:

• В графе «Фамилия, имя, отчество» — полностью;
• В графе «Дата рождения» — число, месяц, год;
• В графе «Образование» — уровень образования и наименование учебного заведения;
• В графе «Профессия, специальность» — указывается должность или профессия;
• Заверяется подписью руководителя и печатью․

—

Как правильно заполнить трудовую книжку?

Общие требования к заполнению

Все записи в трудовой книжке должны быть:

• Четкими и разборчивыми — не допускаются помарки, исправления, зачеркивания;
• На русском или казахском языке — по согласованию с работником;
• Заполнены ручкой с чернилами черного, синего или фиолетового цвета;
• Пронумерованы и заверены — каждая запись должна иметь порядковый номер;
• Сделана в день издания приказа — не позднее рабочего дня, следующего за изданием приказа․

Пример записи о приеме на работу

Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (если она есть)․

Запись о переводе

При переводе на другую должность вносятся следующие данные:

Запись об увольнении

При увольнении указывается:

• Основание увольнения (например, по собственному желанию, по соглашению сторон, за прогул и т․д․);
• Номер и дата приказа об увольнении;
• Ссылка на статью Трудового кодекса РК․

—

Как вносить изменения и исправления?

Если в трудовой книжке допущена ошибка, необходимо:

1. Зачеркнуть неправильную запись одной чертой;
2. Написать правильную запись на следующей строке;
3. Указать причину исправления (например, «Исправленному верить»);
4. Заверить исправление подписью ответственного лица и печатью․

Пример исправления:

Важно! Не допускаеться замазывание, подчистка или использование корректирующих средств․ Все исправления должны быть читаемыми и заверены․

—

Хранение и выдача трудовой книжки

Где хранится трудовая книжка?

Трудовая книжка хранится:

• У работодателя — в сейфе или специально отведенном месте;
• В книге учета движения трудовых книжек — ведется кадровой службой;
• В личном деле работника (если ведется)․

Работник имеет право получить трудовую книжку на руки только при увольнении․

Выдача трудовой книжки при увольнении

При увольнении работодатель обязан:

1. Внести запись об увольнении;
2. Выдать трудовую книжку в день увольнения;
3. Получить расписку работника о получении трудовой книжки․

⚠️ Важно! Если работник не явился за трудовой книжкой, работодатель отправляет уведомление о необходимости ее получения․ Если в течение двух месяцев трудовая книжка не получена, она отправляется по почте заказным письмом с уведомлением․

—

Электронная трудовая книжка: что изменилось?

С 2021 года в Казахстане внедряется электронная трудовая книжка в рамках системы ЕСУТД (Единая система учета трудовой деятельности)․

Основные изменения:

• Возможность ведения записи в электронном виде — через личный кабинет на портале eGov․kz;
• Автоматическое заполнение данных, на основании трудовых договоров и приказов;
• Доступность для работника — можно получить выписку в любое время;
• Отмена бумажной трудовой книжки не предусмотрена — бумажный вариант остается обязательным․

Работник может выбрать, какую форму трудовой книжки ему вести — бумажную или электронную, но бумажная остается приоритетной․

—

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Если трудовая книжка утеряна, работник должен:

1. Обратиться к бывшему работодателю с заявлением о восстановлении;
2. Получить дубликат из книги учета движения трудовых книжек;
3. Если бывший работодатель ликвидирован, обратиться в архив или суд;
4. В крайнем случае, подтвердить стаж другими документами (трудовые соглашения, справки, свидетельские показания)․

✅ Рекомендация: Хранить копии всех приказов и трудовых договоров, чтобы в случае потери можно было быстро восстановить записи․

—

Часто задаваемые вопросы

Можно ли вносить записи в трудовую книжку карандашом?

Нет․ Все записи должны быть сделаны ручкой с чернилами черного, синего или фиолетового цвета․ Использование карандаша не допускается․

Нужно ли заверять записи печатью?

Да, если у организации есть печать․ Записи заверяются подписью ответственного лица и печатью организации (при ее наличии)․

Можно ли сделать запись задним числом?

Нет․ Записи должны быть сделаны в день издания приказа․ Записи задним числом не допускаются․

Что делать, если работник отказывается заводить трудовую книжку?

Работодатель обязан завести трудовую книжку на нового сотрудника․ Если работник отказывается предоставить свою, работодатель заводит новую․

Можно ли вести трудовую книжку на иностранных граждан?

Да․ Для иностранных граждан, работающих в Казахстане, ведется трудовая книжка образца РК․

—

Ведение трудовой книжки в Республике Казахстан — это ответственная задача, требующая знания нормативных актов и внимательности․ Правильное оформление записей, своевременное внесение изменений и надлежащее хранение помогут избежать проблем при назначении пенсии, трудоустройстве и получении социальных льгот․

Помните:

• Все записи должны быть четкими, без исправлений;
• Записи заверяются подписью и печатью;
• Трудовая книжка хранится у работодателя;
• При увольнении она выдается работнику в день увольнения;
• Электронная трудовая книжка — дополнительная опция, но бумажная остается обязательной․

Следуйте этим правилам, и ваша кадровая документация всегда будет в порядке!

Дата публикации: 23 мая 2026 года