Трудовая книжка — неотъемлемый документ трудового договора, фиксирующий всю историю трудовой деятельности работника. Её оформление, содержание и порядок ведения регулируются рядом нормативных актов, начиная от федерального Трудового кодекса РФ и заканчивая локальными приказами конкретных организаций. Ниже приведён подробный обзор всех нормативных источников, которые определяют, как должна выглядеть, где храниться и как обновляться трудовая книжка в 2026 году.

Основные законодательные акты

Трудовой кодекс РФ

Трудовой кодекс (ТК РФ) является фундаментом правового регулирования трудовых отношений. В нём закреплены:

• Права и обязанности работодателя и работника;
• Обязательства по выдаче и ведению трудовой книжки;
• Порядок внесения изменений и дополнений;
• Ответственность за нарушение правил оформления.

В 2026 году ТК РФ был дополнен новыми статьями, касающимися электронных трудовых книжек и цифрового документооборота.

Федеральные законы и постановления

Ключевые нормативные акты, дополняющие ТК РФ:

• Федеральный закон «О персональных данных» (обеспечивает защиту информации, содержащейся в трудовой книжке);
• Постановление Правительства РФ о порядке выдачи и ведения трудовых книжек;
• Приказы Минтруда и Минэкономразвития о цифровизации трудовых документов.

Локальные нормативные акты организаций

Внутри каждой организации могут существовать собственные регламенты, которые уточняют порядок заполнения и хранения трудовой книжки. Примером служат:

• Приказ о порядке выдачи трудовой книжки и сведений о трудовой деятельности (с 1 января 2025 года);
• Положение о ведении кадровой документации (обновлено в 2026 году);
• Положения о работе с электронными трудовыми книжками, принятые в 2026 году.

Эти локальные акты должны быть согласованы с ТК РФ и не могут противоречить федеральному законодательству.

Изменения, вступившие в силу с 2026 года

Переход на электронный формат

С 1 января 2026 года электронные трудовые книжки (ЭТК) становятся официально признанными документами, равнозначными бумажным. Для перехода на ЭДО (электронный документооборот) работодателю необходимо:

1. Получить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП);
2. Внедрить систему электронного хранения и доступа к ЭТК;
3. Обучить персонал работе с новой системой.

Новый классификатор профессий и МРОТ

В 2026 году введён новый классификатор профессий, который уточняет категории трудовых функций. В связи с этим:

• МРОТ (минимальный размер оплаты труда) повышен до 27 093 ₽;
• В трудовой книжке фиксируется новая кодировка профессии;
• Обновлённые правила расчёта оклада и надбавок.

Проверки ГИТ и новые правила

Государственная инспекция труда (ГИТ) усилила контроль за соблюдением трудового законодательства. Новые правила включают:

• Обязательное предоставление копии трудовой книжки при проверках;
• Проверка соответствия записей в трудовой книжке реальному стажу;
• Новые индикаторы риска для работодателей с высоким уровнем несоответствий.

Права иностранных граждан

С 1 марта 2026 года уточнены основания увольнения иностранных граждан. В частности:

• Увеличены квоты на трудоустройство иностранных специалистов;
• Расширены правила увольнения по причине несоответствия квот;
• Обновлён порядок оформления трудовой книжки для иностранных работников.

Порядок выдачи и ведения трудовой книжки

Выдача

Работодатель обязан выдать трудовую книжку в течение 10 рабочих дней с момента заключения трудового договора. При этом:

• Книга должна быть подписана обеими сторонами;
• Внутри каждой страницы фиксируются даты начала и окончания работы, должность, оклад и другие сведения;
• При необходимости работник может запросить копию трудовой книжки.

Заполнение

Заполнение трудовой книжки регламентируется следующим образом:

1. В первой странице фиксируется дата выдачи и подписи;
2. В последующих страницах фиксируются сведения о каждой смене работы: дата, должность, оклад, причины увольнения;
3. Все изменения должны быть оформлены в соответствии с требованиями ТК РФ и локальными актами.

Сведения о трудовой деятельности

Сведения о трудовой деятельности включают:

• Дата начала работы;
• Должность и подразделение;
• Оклад и надбавки;
• Причина увольнения и дата последнего дня работы.

Внесение изменений в трудовую книжку

Изменения в трудовой книжке могут вноситься только работодателем. При этом:

• Все изменения должны быть подписаны работодателем и, при необходимости, работником;
• Внесение изменений в электронной трудовой книжке подтверждается УКЭП;
• При внесении ошибок необходимо оформить исправление с указанием причины и даты исправления.

Ключевые изменения и рекомендации для работодателей

• Переход на электронный формат требует инвестиций в ИТ‑инфраструктуру и обучение персонала;
• Необходимо обновить локальные регламенты в соответствии с новыми требованиями ТК РФ и классификатором профессий;
• Следует внимательно следить за соблюдением правил проверки ГИТ, чтобы избежать штрафов и санкций;
• Для иностранных работников важно соблюдать новые квоты и правила увольнения.

Таким образом, трудовая книжка регламентируется как федеральными законами, так и локальными актами организации. С 2026 года особое внимание уделяется цифровизации, повышению МРОТ и усилению контроля со стороны ГИТ. Работодатели, которые своевременно адаптируются к этим изменениям, обеспечат законность и прозрачность трудовых отношений, а работники получат гарантии надёжного и корректного ведения своей трудовой истории.