Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Её ведение, форма, порядок заполнения, хранение и переход на электронный формат строго регламентированы российским законодательством. Нормативные акты, регулирующие этот процесс, носят иерархический характер и включают в себя федеральные законы, постановления Правительства, приказы министерств и иные подзаконные акты. Ниже представлен подробный обзор ключевых нормативных документов, действующих на 2026 год.

Основа трудового законодательства: Трудовой кодекс РФ

Самым фундаментальным источником трудового права является Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ). В частности, статья 5 ТК РФ определяет систему источников трудового права:

• Конституция РФ;
• Федеральные законы;
• Иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права (постановления, приказы, правила и т.д.).

Статья 66 ТК РФ прямо устанавливает обязанность работодателя вести трудовые книжки на всех работников, проработавших более пяти дней. Исключения предусмотрены только для совместителей и лиц, заключивших трудовой договор на срок до двух месяцев.

Основной подзаконный акт: Постановление Правительства РФ от № 225

На сегодняшний день ключевым нормативным актом, регулирующим ведение и хранение трудовых книжек, является:

Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках»

Этот документ утверждает:

• Форму бланка трудовой книжки;
• Правила заполнения записей;
• Порядок выдачи трудовой книжки работнику при увольнении;
• Ответственность работодателя за сохранность документа;
• Порядок изготовления, учета и выдачи бланков трудовых книжек работодателям.

Постановление № 225 включает в себя Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей — приложение, которое является обязательным для исполнения всеми работодателями на территории РФ.

Переход на электронные трудовые книжки: Приказ Минтруда РФ от № 320н

С 1 января 2020 года в России начался постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Этот процесс регулируется:

Приказом Минтруда РФ от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек»

Этот приказ вступил в силу с 1 января 2022 года и является основным документом, регулирующим как бумажные, так и электронные трудовые книжки. Он включает:

• Форму электронной трудовой книжки (в формате XML, соответствующем стандартам ФСС и ПФР);
• Порядок передачи сведений о трудовой деятельности в Пенсионный фонд РФ;
• Правила выдачи бумажной трудовой книжки работнику, если он не выбрал электронный формат;
• Порядок внесения записей в трудовую книжку при переводе, увольнении, приеме на работу;
• Требования к хранению бумажных и электронных версий.

Важно: если работник до не подал заявление о переходе на ЭТК, работодатель обязан продолжать вести бумажную трудовую книжку. С 2021 года работники могут подать заявление о выборе формата в любое время, и работодатель обязан в течение 15 рабочих дней выполнить соответствующие действия.

Ведение вкладышей в трудовую книжку

В случае, если в трудовой книжке закончились свободные поля для записей, работодатель выдает работнику вкладыш, дополнительный бланк, прикрепляемый к основной книжке. Порядок выдачи, учета и списания вкладышей регулируеться:

• Постановлением Правительства РФ № 225;
• Приказом Минтруда № 320н;
• Актом на списание вкладыша (форма утверждена Минтрудом).

Вкладыш имеет тот же юридический статус, что и основная трудовая книжка. Его нельзя выдавать отдельно, он всегда прикрепляется к основному документу.

Федеральный государственный контроль за соблюдением норм

За соблюдением требований к ведению трудовых книжек следят органы Роструда и его территориальные подразделения. Проверки проводятся на основании:

Приказа Роструда от № 20

Этот приказ утверждает проверочные листы (списки контрольных вопросов) для проведения федерального государственного контроля (надзора). В частности, контролируются:

• Наличие трудовой книжки у каждого работника;
• Правильность заполнения записей (даты, подписи, печати);
• Своевременность внесения сведений о приеме и увольнении;
• Соблюдение порядка хранения и выдачи трудовых книжек;
• Передача данных в ПФР при использовании ЭТК.

Нарушения ведения трудовых книжек влекут административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ — штрафы от 10 000 до 50 000 рублей для юридических лиц и от 1 000 до 5 000 рублей для должностных лиц.

Особенности для субъектов РФ и иностранных граждан

Согласно статье 5 ТК РФ, субъекты Российской Федерации могут принимать свои нормативные акты по вопросам, не отнесенным к исключительной компетенции федеральных органов. Однако в сфере трудовых книжек единственным регулятором является федеральное законодательство. Региональные законы не могут вводить дополнительные требования к форме или содержанию трудовых книжек.

Иностранные граждане и апатриды, работающие в РФ, также подпадают под действие всех нормативных актов, регулирующих трудовые книжки. Они могут получать как бумажные, так и электронные трудовые книжки в зависимости от своего выбора.

Практические рекомендации для кадровиков

1. Не повторно уведомляйте сотрудников, которые уже выбрали формат трудовой книжки (бумажную или электронную) у предыдущего работодателя, их выбор сохраняется.
2. Своевременно передавайте данные в ПФР — не позднее рабочего дня, следующего за днем внесения записи.
3. Храните трудовые книжки в специальном сейфе или металлическом шкафу с доступом только уполномоченным лицам.
4. Не допускайте исправлений в трудовой книжке — все ошибки исправляются путем внесения новой записи с указанием причины и даты.
5. Ведите журнал учета трудовых книжек и вкладышей — это обязательное требование Постановления № 225.

Ведение трудовых книжек — это не просто формальность, а важнейший элемент правового регулирования трудовых отношений. Нарушение нормативных требований может привести к серьезным последствиям: от штрафов до признания увольнения незаконным, если в трудовой книжке отсутствует запись или она заполнена с нарушениями.

На 2026 год система ведения трудовых книжек в России находится на этапе полной цифровой трансформации. Однако бумажные книжки остаются юридически равнозначными электронным, и работодатель обязан уважать выбор работника. Главное — соблюдать требования ТК РФ, Постановления № 225 и Приказа Минтруда № 320н, а также своевременно реагировать на изменения в законодательстве.

Рекомендуем регулярно отслеживать обновления на официальных сайтах:

• Роструд
• Минтруд России
• Пенсионный фонд РФ

Соблюдение нормативных актов — залог легитимности кадровых процессов и защиты прав работников!