Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. При необходимости работник может потребовать её копию, а работодатель обязан её предоставить и правильно заверить. В статье рассмотрены нормативные основания, порядок действий, образец заверения и особенности оформления копии электронной трудовой книжки (ЭТК).

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 62) – по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее 3 рабочих дней выдать копию документов, связанных с работой.
• ГОСТ Р 7.0.97‑2016 – требования к оформлению и заверению копий документов.
• Приказ Минтруда России № 697н от – порядок ведения и хранения трудовых книжек, включая электронные.
• Разъяснения КонсультантПлюс и Главная книга (издания 2024‑2026 гг.) – практические рекомендации по заверению копий.

Когда требуется заверенная копия трудовой книжки

• Поступление на новую работу (при приёме на работу у нового работодателя).
• Получение кредита, ипотеки или других банковских услуг.
• Оформление пособий, пенсии, социальных выплат.
• Судимость, судебные разбирательства, получение выписок из ЕГРЗ.
• Личные нужды работника (например, для подтверждения стажа при получении загранпаспорта).

Пошаговая инструкция по заверению копии трудовой книжки

Шаг 1. Получение заявления работника

Работник подаёт письменное заявление о выдаче копии трудовой книжки. Заявление должно содержать:

• ФИО работника;
• Дата подачи заявления;
• Цель получения копии (по желанию);
• Подпись работника.

Шаг 2. Подготовка копии

Сделайте полную копию всех страниц трудовой книжки, включая оборотные стороны и пустые листы. Важно:

• Копия должна быть чёткой и читаемой;
• Не допускается обрезка или изменение содержания;
• Если книжка ведётся в электронном виде, распечатайте соответствующий лист из личного кабинета на портале «Работа в России» или через Госуслуги.

Шаг 3. Заверение копии

На копии ставится завершительная надпись (заверка). Пример формы надписи:

Подлинник документа находится в (наименование организации), отдел кадров, дело № __ за __ год.

Дата выдачи копии: __.__.20__ г.

Подпись уполномоченного лица: ______________________

Расшифровка подписи: И.О. Фамилия, должность

Печать организации (при наличии)

Обязательные элементы:

• Указание места хранения оригинала (наименование организации, подразделения, номер дела и года);
• Дата выдачи копии;
• Личная подпись уполномоченного сотрудника (обычно специалист по кадрам или руководитель отдела кадров);
• Расшифровка подписи;
• Печать организации (если она используется).

Шаг 4. Выдача копии работнику

Заверенную копию вручают работнику под расписку в журнале выдачи документов или в электронном виде (если заявление подано через личный кабинет). Срок выдачи – не более 3 рабочих дней с момента получения заявления.

Особенности заверения копии электронной трудовой книжки (ЭТК)

С 2021 года трудовые книжки могут вестись в электронном виде. Процедура получения копии выглядит так:

1. Работник подаёт заявление через личный кабинет на портале «Госуслуги» или непосредственно работодателю.
2. Работодатель формирует выписку СТД‑Р (сведения о трудовой деятельности) из ЭТК.
3. Выписку распечатывают, заверяют по той же схеме, что и бумажную копию (указание места хранения оригинала – в информационной системе работодателя).
4. Выдают работнику под расписку.

Срок выдачи выписки СТД‑Р также составляет не более 3 рабочих дней.

Образец заверенной копии трудовой книжки (бумажный вид)

Подлинник документа находится в ООО «Ромашка», отдел кадров, дело № 45 за 2025 год.
Дата выдачи копии: г.

Подпись уполномоченного лица: ______________________
Расшифровка подписи: Иванова Анна Сергеевна, специалист по кадрам
Печать организации: [круглая печать ООО «Ромашка»]

Ответственность за нарушение порядка выдачи и заверения копий

• Нарушение срока выдачи (более 3 рабочих дней) – административное наложение штрафа на должностное лицо в размере от 1 000 до 5 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Отказ в выдаче копии без законных оснований – возможно привлечение к дисциплинарной ответственности и возмещение ущерба работнику.
• Некорректное оформление заверения (отсутствие обязательных реквизитов) может привести к признанию копии недействительной, что повлечёт отказ в приёме на работу или в банке.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли заверить копию, которую ранее уже выдавали работнику?

Да, если работник повторно запрашивает копию, работодатель обязан выдать её заново, оформив новую заверку;

Нужно ли нотариально заверять копию трудовой книжки?

Нет, достаточно заверения работодателем в соответствии с внутренними регламентами и ГОСТом.

Как долго действует заверенная копия?

Юридической силы копия не теряет до тех пор, пока не изменятся сведения в оригинале (например, новая запись о приёме, переводе или увольнении). При изменении оригинала требуется выдача новой копии.

Можно ли выдать копию в электронном виде (PDF) с электронной подписью?

Да, если работник согласен принимать электронный документ, его можно подписать квалифицированной электронной подписью (КЭП) уполномоченного лица и направить через защищённый канал (ЭДО, личный кабинет).

Правильное оформление и заверение копии трудовой книжки – важная обязанность работодателя, направленная на защиту прав работника и соблюдение законодательства. Следуя представленной пошаговой инструкции, используя актуальные образцы и учитывая особенности электронных трудовых книжек, вы сможете избежать ошибок, штрафов и недопонимания с сотрудниками.