Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж сотрудника и свидетельствующий о его профессиональной карьере. Для любого работодателя, будь то индивидуальный предприниматель или крупная организация, правильное ведение этого документа является строго обязательным. Ошибки, неточности или несоблюдение нормативных требований могут привести к серьезным штрафам со стороны трудовой инспекции, а также к нарушению прав работника.

В данной статье мы подробно разберем актуальную нормативную базу, регулирующую порядок ведения, хранения и учета трудовых книжек на территории Российской Федерации.

История развития нормативной базы

С 2003 года порядок ведения трудовых книжек в РФ практически не менялся, так как на протяжении 15 лет в указанные нормативные акты вносились лишь незначительные и немногочисленные правки. Однако развитие цифровых технологий и переход на электронный документооборот потребовали кардинального пересмотра правил. Старые советские инструкции, такие как Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях (утв. постановлением Госкомтруда СССР от N 162, редакция от ) и Постановление Госкомтруда СССР от 09 июля 1958 года № 620, сегодня фактически не применяются.

С 1 сентября 2021 года произошла масштабная реформа, в силу вступил новый порядок, который актуален и в 2026 году.

Действующие нормативные документы в 2026 году

Сегодня кадровикам и работодателям необходимо опираться на следующий перечень основных нормативных актов:

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ), фундаментальный закон, устанавливающий само понятие трудовой книжки, обязанности работодателя по ее оформлению и ведению.
• Приказ Минтруда России от N 320н, «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек». Это ключевой документ современности, который объединил в себе ранее действовавшие раздельные правила и инструкции.
• Постановление Правительства РФ от N 225 «О трудовых книжках» — долгое время было главным документом, утверждающим Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. В настоящее время применяется с учетом изменений и в части, не противоречащей новому Приказу № 320н.
• Нормативные правовые акты по ведению сведений о трудовой деятельности в электронном виде (электронная трудовая книжка — ЭТК), регламентируют подачу отчетности в ПФР/СФР и переход на цифровой формат учета стажа.

Особенности Приказа Минтруда РФ от N 320н

Именно Приказ № 320н определяет актуальные правила ведения и хранения трудовых книжек в 2026 году. Документ включает в себя:

1. Приложение № 1. Инструкция по заполнению трудовых книжек (пришла на смену Постановлению Минтруда РФ от N 69).
2. Приложение № 2. Порядок ведения и хранения трудовых книжек (пришел на смену Правилам из Постановления Правительства РФ № 225).

Ключевые правила ведения бумажной трудовой книжки

В соответствии с актуальным законодательством, при оформлении и ведении бумажной трудовой книжки необходимо строго соблюдать следующие требования:

• Формат дат: записи дат производятся исключительно арабскими цифрами.
• Запрет сокращений: сокращения слов не допускаются (например, нельзя писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение»).
• Сведения о кадровых решениях: вносятся точные данные о приеме на работу, переводе, увольнении, а также о награждениях.
• Сроки внесения записей: запись о работе вносится не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Учет и хранение трудовых книжек

Трудовая книжка — это документ строгой отчетности. Правовая регламентация вопросов учета и хранения направлена на предотвращение утери, порчи или незаконного использования бланков.

Обязанность работодателей по ведению книги (журнала) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в нее прямо предусмотрена пунктом 40 Порядка (Приложение № 2 к Приказу № 320н). В этом журнале регистрируются:

• Поступление новых чистых бланков трудовых книжек и вкладышей.
• Выдача бланков сотрудникам, поступающим на работу впервые или потерявшим документ.
• Прием трудовых книжек от увольняемых работников.
• Выдача трудовых книжек на руки работникам при увольнении.

Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации и скреплена сургучной печатью или опломбирована.

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

Нельзя говорить о нормативных документах по ведению трудовых книжек, не упомянув переход на электронный формат. Министерство труда и социальной защиты РФ постоянно обновляет нормативные правовые акты по ведению сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Сегодня работник имеет право выбрать: оставаться на бумажном варианте, перейти полностью на ЭТК или вести оба формата параллельно. Работодатель в любом случае обязан своевременно подавать электронные отчеты о кадровых мероприятиях в Социальный фонд России (СФР).

Оформление и ведение бумажной трудовой книжки в 2026 году строго регламентировано. Главное правило для специалистов по кадрам — опираться на актуальный Приказ Минтруда РФ от N 320н, не использовать устаревшие советские инструкции и помнить о недопустимости сокращений при заполнении документа. Внимательное отношение к нормативной базе и правильное ведение журналов учета позволит избежать претензий со стороны Государственной инспекции труда и обеспечит сохранность важнейшего документа работника.