Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж и квалификацию работника. С 1 января 2023 года в России введён новый образец трудовой книжки, который необходимо заказывать у официального поставщика – Госзнак. В статье подробно рассматриваются правовые основы, порядок заказа, необходимые документы, сроки и стоимость.

Правовая база и новые требования

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 62) и приказу Министерства труда и социальной защиты от  № РМ‑2‑2022, трудовая книжка должна соответствовать образцу, утверждённому государством. С года действуют новые бланки, отличающиеся:

• уникальным номером серии и номера;
• защитой от подделки (водяные знаки, микротекст);
• обновлённым дизайном, включающим QR‑код для проверки подлинности.

Если у сотрудника уже есть действующая книжка старого образца, её менять не требуется – она остаётся действительной до полного износа или потери. Заказ новых книжек нужен только в случаях:

1. Утеря или порча старой книжки;
2. Приём на работу новых сотрудников, которым необходимо оформить документ с нуля;
3. Обновление корпоративных бланков в соответствии с новыми требованиями.

Кто такой «Госзнак» и почему именно у него?

Госзнак – государственное унитарное предприятие, отвечающее за выпуск официальных печатных форм, в т.ч. трудовых книжек, паспортов, свидетельств о регистрации и др. Заказ у Госзнака гарантирует:

• соответствие продукции государственным стандартам (ГОСТ Р 52573‑2005 и др.);
• полную легитимность документа в органах государственной власти и при проверках;
• быструю проверку подлинности через онлайн‑сервис «Проверка подлинности документов».

Пошаговый порядок заказа трудовых книжек через Госзнак

Шаг 1. Подготовка реквизитов организации

Для оформления заказа необходимо собрать следующую информацию:

• Полное наименование организации (сокращённое и полное);
• ИНН, ОГРН, КПП;
• Юридический адрес и почтовый индекс;
• Контактное лицо (ФИО, должность, телефон, e‑mail);
• Банковские реквизиты для оплаты (если оплата производится по счёту).

Шаг 2. Выбор формы и количества

На сайте Госзнака (https://gosznak.ru) в разделе «Трудовые книжки» представлены два основных вида:

1. Трудовая книжка установленного образца – стандартный вариант для большинства организаций.
2. Трудовая книжка с дополнительными полями (например, для учета стажёров, сезонных работников).

Укажите количество штук. Минимальный заказ – 10 штук, но при необходимости можно оформить и единичный заказ через электронную форму.

Шаг 3. Оформление заявки онлайн

На сайте необходимо заполнить форму «Заказ продукции». Поля формы полностью совпадают с пунктом 1. После ввода данных система автоматически генерирует техническое задание (ТЗ) и присваивает номер заявки.

Шаг 4. Подписание договора

Для юридических лиц требуется подписать договор поставки. Его можно:

• Скачать в формате PDF, распечатать, подписать и отправить скан по e‑mail;
• Подписать электронно через сервис «Электронная подпись» (если у организации есть сертификат).

Шаг 5. Оплата

Стоимость одной трудовой книжки (2026 г.) составляет ≈ 250 руб. При заказе от 100 штук действует скидка 5 %. Оплата производится:

• банковским переводом на расчётный счёт Госзнака;
• по безналичному расчёту через онлайн‑банк;
• картой Visa/MasterCard (только для физических лиц).

Шаг 6. Получение готовой продукции

Срок изготовления и доставки – 10–15 рабочих дней после подтверждения оплаты. Доставка осуществляется курьерской службой (Почта России, СДЭК, Boxberry) либо самовывозом из офиса Госзнака в Москве.

Необходимые документы для заказа

Стоимость и система скидок

• Базовая цена за одну книжку – 250 руб.
• Скидка 3 % при заказе от 50 до 99 штук.
• Скидка 5 % при заказе от 100 штук.
• Для государственных и муниципальных учреждений предусмотрена дополнительная льгота – 7 % от общей стоимости (при предъявлении соответствующего подтверждения);

Как проверить подлинность полученной трудовой книжки

Каждая книжка снабжена уникальным QR‑кодом, размещённым на обложке. Для проверки:

1. Откройте мобильное приложение «Госзнак – проверка документов» (доступно в Google Play и App Store).
2. Сканируйте QR‑код;
3. Система выдаст информацию о серии, номере и статусе книжки (выдана, аннулирована, в ремонте).

Также можно воспользоваться онлайн‑сервисом на сайте Госзнака, введя серию и номер вручную.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Можно ли заказать трудовые книжки через обычный офис продаж?

Ответ: Официально только через Госзнак. Другие поставщики могут предлагать «подделки», которые не признаются в государственных органах.

Вопрос: Сколько времени хранится заказ в системе Госзнака?

Ответ: После создания заявки она хранится в личном кабинете до 90 дней. По истечении срока заявку необходимо повторно оформить.

Вопрос: Что делать, если книжка пришла с дефектом?

Ответ: В течение 5 рабочих дней необходимо написать претензию в службу поддержки Госзнака (email: support@gosznak.ru). При подтверждении дефекта производится замена без дополнительной оплаты.

Вопрос: Можно ли заказать только обложку без внутренних листов?

Ответ: Нет. Трудовая книжка выпускается только в полном комплекте, так как внутренние листы имеют специальные защитные элементы.

Полезные рекомендации для работодателей

• Вести реестр заказов. Фиксируйте номер заявки, дату оплаты и ожидаемую дату доставки.
• Сохранять копии всех документов. Это ускорит процесс в случае проверки со стороны инспекции труда.
• Обучить персонал. Сотрудники, отвечающие за оформление, должны знать порядок проверки QR‑кода и правила заполнения новых книжек.
• Планировать заказы заранее. При массовом найме (например, в сезонные периоды) заказывайте книжки за 1–2 месяца до начала работы.

Заказ трудовых книжек у Госзнака – простой и полностью легитимный процесс, который позволяет соблюдать требования Трудового кодекса РФ и гарантировать подлинность документа. С 2023 года новые бланки обязательны только в случае утери, порчи или при оформлении новых сотрудников. Следуя описанному выше алгоритму, вы сможете быстро получить качественные книжки, избежать штрафов и обеспечить надёжный учёт трудового стажа в вашей организации.

Дата публикации: