Деятельность любой современной организации невозможна без грамотного управления персоналом. Отдел кадров — это сердцевина кадрового документооборота, однако руководители часто недооценивают объем работы этой службы. Когда текучесть кадров высокая, а объем работы колоссальный, директор нередко отказывается увеличивать штат и брать еще одного специалиста по кадрам. В такой ситуации именно нормы труда становятся главным аргументом для обоснования необходимости расширения штата.

Что такое нормы труда и как они регулируются?

Согласно статье 160 Трудового кодекса РФ, под нормами труда понимаются нормы выработки, времени, обслуживания, численности, а также нормированные задания. Из этой же статьи следует важный вывод: численность отдела кадров — это тоже показатель норм труда.

К сожалению, типовых норм труда конкретно для кадровиков, утвержденных на федеральном уровне для всех отраслей, на сегодняшний день не существует. Деятельность работников, занятых комплектованием и учетом кадров, регламентируется должностными инструкциями, разработанными в соответствии с Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих. Поэтому каждая организация вынуждена разрабатывать локальные нормативы самостоятельно.

Основные виды норм труда для кадровиков

Нормы труда могут применяться организацией при расчете нагрузки на работников кадровых служб, нормативов численности либо штатных нормативов. К основным видам норм труда для отделов кадров относятся:

• Норма времени — количество времени, необходимое для выполнения определенной операции (например, время на оформление приема на работу одного сотрудника).
• Норма выработки, количество операций, которые работник должен выполнить за установленную единицу времени (например, количество обработанных личных дел за смену).
• Норма обслуживания — количество работников предприятия, которых должен обслуживать один кадровик.
• Норма численности — установленное количество кадровых работников, необходимое для обслуживания конкретного штата компании.
• Нормированное задание, объем работ, который сотрудник должен выполнить за определенный период (смену, месяц).

Как рассчитать нормативную численность отдела кадров?

Исходя из практики и методических рекомендаций, расчет затрат времени и численности кадровиков базируется на нескольких ключевых показателях. Чтобы грамотно обосновать руководству необходимость найма, начальник отдела кадров может использовать следующий алгоритм:

1. Сбор информации. Используются материалы изучения существующей организации труда работников кадровых служб, а также данные оперативного учета и отчетности.
2. Определение объема операций. Подсчитывается количество кадровых действий за период: приемы, увольнения, отпуска, больничные, командировки, выдача справок и т.д.
3. Применение норм времени. Каждая операция умножается на утвержденный норматив времени (например, на оформление увольнения уходит 1,5 часа, на выдачу справки — 15 минут).
4. Суммирование и сравнение. Перемножив данное количество операций на утвержденные нормы труда специалистов, начальник отдела кадров получает общую трудоемкость. Затем этот результат сравнивается с фондом рабочего времени одного сотрудника.

Например, если расчетная трудоемкость составляет 500 часов в месяц, а один специалист отрабатывает 160 часов, очевидно, что требуется минимум 3 сотрудника. Сравнив результат с таким же результатом до сокращения (если таковое проводилось), можно наглядно показать рост нагрузки.

Учет специфики в нормативах

В нормативах численности обязательно учтены:

• Время на подготовку и закрытие документов;
• Время на работу в кадровых программах и архивирование;
• Организационно-технические паузы и отдых;
• Специфика отрасли (например, на предприятиях с вредными условиями труда документооборот значительно объемнее).

Когда вводить должность начальника отдела кадров?

Один из частых вопросов — при какой численности работников организации вводить должность начальника отдела кадров? Точного законодательного ответа нет, однако существуют неписаные правила управленческой иерархии. Как правило, если в штате компании более 100-150 человек, а в самом отделе кадров работает 2 и более специалистов, требуется координация их деятельности, контроль качества, распределение задач и представительство интересов службы перед руководством. В этом случае введение должности руководителя экономически обосновано.

Что делать, если директор отказывается расширять штат?

Если в компании высокая текучесть кадров, а руководитель не видит необходимости в расширении кадровой службы, необходимо перевести диалог в плоскость цифр:

1. Провести хронометраж. Зафиксировать реальное время, которое тратится на выполнение каждой функции.
2. Составить таблицу загрузки. Показать, сколько часов в день уходит на рутину, а сколько — на стратегические задачи (которым не остается времени).
3. Указать на риски. Перегрузка кадровиков ведет к ошибкам в документах, что чревато штрафами от трудовой инспекции, налоговой и судебными исками от работников.
4. Предложить альтернативы. Если найм невозможен, рассмотреть автоматизацию процессов (внедрение ЭДО, кадрового портала для сотрудников) или передачу части функций на аутсорсинг.

Нормирование труда работников отдела кадров — это не просто бюрократическая формальность, а жизненно важный инструмент управления ресурсами. Отсутствие типовых отраслевых норм не освобождает работодателя от обязанности обеспечивать нормальные условия труда (ст. 87 ТК РФ). Грамотно рассчитанные и документально оформленные нормы труда помогут сбалансировать нагрузку на отдел кадров, избежать выгорания сотрудников и защитить компанию от кадровых и юридических рисков.