Вопросы оформления трудовой книжки часто вызывают затруднения у работодателей и HR‑специалистов. Особенно это касается записи, сделанной в случае временного приёма сотрудника. Ниже – подробный разбор правил, требований законодательства и практических рекомендаций, основанных на актуальной информации (состояние на ).
Что говорит Трудовой кодекс РФ
Согласно п. 3 Порядка ведения трудовой книжки, все даты вносятся арабскими цифрами:
- день – двузначный;
- месяц – двузначный;
- год – четырёхзначный.
Пример: – запись о приёме на работу 20 мая 2025 года.
Статья 65 ТК РФ фиксирует, что запись в трудовой книжке обязана быть сделана в любой момент, когда работник имеет право на её внесение. Это значит, что даже если сотрудник принят временно, его трудовое отношение всё равно фиксируется в книжке.
Необходимость указывать «временно»
В последнем столбце записи указывается основание приёма сотрудника, в т.ч.:
- дата приёма;
- номер приказа;
- вид занятости (постоянная, временная, сезонная и т.д.).
Специально отмечать «принят временно» не требуется. Достаточно указать, что сотрудник был принят в рамках срочного или гражданско‑правового договора, либо в связи с заменой другого работника.
Электронные и бумажные формы
С 2021 года в России действует переход на электронные трудовые книжки. Однако:
- в некоторых организациях (особенно в регионах с ограниченной цифровой инфраструктурой) продолжают использовать бумажные формы;
- с 2023 года новые бланки бумажных книжек обязательны к использованию;
- все записи в электронных и бумажных версиях оформляются одинаково – по тем же правилам датирования и указания основания.
Как выглядит запись в электронной книжке
В электронных системах (например, в личном кабинете работника или в HR‑портале) запись выглядит так:
– Принят на должность «Специалист по кадрам», основание: Приказ № 123 от «Приём на работу временно в связи с заменой».
Практические рекомендации для работодателей
Чтобы избежать ошибок и спорных ситуаций, следуйте этим рекомендациям:
- Формируйте запись сразу после подписания трудового договора. Не откладывайте её на более поздний срок.
- Указывайте полные данные: ФИО, должность, подразделение, дата приёма, номер и дата приказа, тип занятости.
- Не ставьте слово «временно» в поле «Основание». Достаточно указать, что договор заключён на временный срок или в связи с заменой.
- Проверяйте формат даты. День и месяц – двузначные, год – четырёхзначный.
- Сохраняйте копию приказа. Это подтверждает законность записи в случае проверок.
- Обновляйте трудовые книжки при изменениях. Переводы, увольнения, изменение условий труда – всё фиксируется в соответствующих полях.
Частые вопросы и ответы
- Вопрос: Нужно ли вносить в трудовые книжки отметку о том, что сотрудник работает удалённо?
Ответ: Да, в соответствующее поле указывается место работы (подразделение, удалённо и т.д.). - Вопрос: Как оформить запись, если сотрудник был принят по срочному договору, а затем он продолжает работать по обычному?
Ответ: Сначала вносится запись о приёме по срочному договору, затем – при переходе на постоянную форму занятости – добавляется новое основание (перевод). - Вопрос: Что делать, если в книжке уже допущена ошибка в дате?
Ответ: Ошибку необходимо исправить в соответствии с порядком внесения изменений (черкнуть, подписать, указать дату исправления).
Запись о приёме на работу временно‑принятого сотрудника в трудовую книжку оформляется так же, как и приём постоянного работника. Главное – соблюдать требования к формату даты, правильно указать основание приёма и не добавлять лишних слов («временно») в поле записи. При правильном заполнении документ будет соответствовать требованиям ТК РФ и не создаст проблем при проверках или при оформлении будущих кадровых документов.
Для более удобного ведения кадровых документов рекомендуется использовать современные HR‑системы, которые автоматически формируют записи в электронных трудовых книжках и гарантируют соблюдение всех нормативных требований.
Источник: информация актуальна на , основана на Порядке ведения трудовой книжки, статье 65 ТК РФ и рекомендациях Министерства труда.