Отдел кадров — это важнейший механизм любой организации, от эффективности которого зависит стабильность всего предприятия. Однако многие руководители задаются вопросом: сколько именно сотрудников нужно для обслуживания штата компании? Чтобы ответить на этот вопрос, необходимо грамотно рассчитать нормы труда и нагрузку на кадровиков. В этой статье мы подробно разберем, что такое нормы труда сотрудника отдела кадров, как их рассчитать и на какие нормативные акты опираться.
Что такое нормы труда в кадровой службе?
Нормы труда сотрудника отдела кадров — это установленные показатели времени или объема работ, которые специалист должен выполнить за определенную единицу времени (час, смену, месяц). К основным видам норм относятся:
- Норма времени — количество времени, затрачиваемое на выполнение конкретной операции (например, оформление приема на работу или заполнение трудовой книжки).
- Норма численности — допустимый и целесообразный уровень нагрузки на одного сотрудника, позволяющий определить, сколько кадровиков требуется для обслуживания штата организации.
- Норма обслуживания — количество сотрудников компании, которых должен обслуживать один специалист отдела кадров.
Законодательная база: есть ли жесткие требования?
Согласно статье 160 Трудового кодекса РФ, министерства и ведомства разрабатывают подзаконные акты, детализирующие общие правовые подходы к установлению норм труда в подведомственных им бюджетных организациях с учетом особенностей той или иной отрасли экономики.
Однако важно понимать: для отдела кадров бюджетных учреждений нет особого нормативного акта, содержащего единую методику определения штатной численности. В коммерческих организациях ситуация еще более гибкая. В силу статьи 8 ТК РФ работодатели наделены правом принимать локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции. Это значит, что каждая компания вправе разрабатывать собственные нормы труда, ориентируясь на специфику своей работы.
Функционал и его влияние на нормирование
Прежде чем рассчитывать нагрузку, необходимо четко разделить функционал сотрудников, так как обязанности кадровика могут существенно варьироваться:
- Кадровик (инспектор по кадрам) — выполняет преимущественно административную и документационную работу. В его обязанности входит ведение трудовых книжек, приказов, личных дел, воинский учет, соблюдение норм ТК РФ, а также составление отчетности в СФР и другие ведомства.
- HR-менеджер (рекрутер), это больше работа с людьми: поиск и подбор персонала требуемых профессий, должностей, специальностей и квалификации, проведение собеседований, адаптация, обучение и мотивация сотрудников, оценка персонала.
- Специалист по нормированию и оплате труда — занимается вопросами нормирования рабочего времени, распределяет функциональную нагрузку между подразделениями и отдельными сотрудниками, рассчитывает экономическую эффективность производства и ищет пути её повышения.
Очевидно, что расчет численности для инспектора по кадрам и для рекрутера будет производиться по совершенно разным формулам и нормативам.
Как рассчитать численность сотрудников кадровой службы?
Нормативы предназначены для расчета численности работников кадровых служб, осуществляющих работу по комплектованию и подбору кадров, подготовке и переподготовке кадров, а также ведению установленной документации по учету кадров, связанной с приемом, переводом, трудовой деятельностью и увольнением работников.
Для расчета применяется хронометраж рабочего времени и методика нормирования. Базовая формула расчета нормативов численности работников кадровых служб выглядит так:
Нч = Тобщ / (Фрв * Кн)
Где:
- Нч — нормативная численность кадровиков;
- Тобщ — общие затраты времени на выполнение всех кадровых операций за год (в часах);
- Фрв — фонд рабочего времени одного сотрудника за год (в часах);
- Кн — коэффициент невыходов (отпуска, больничные);
Чтобы найти Тобщ, необходимо умножить норму времени на каждую операцию (например, 0,5 часа на оформление одного приказа) на количество таких операций за год.
Сколько сотрудников приходится на одного кадровика?
В практике существует негласный стандарт: 1 кадровик на 50–100 сотрудников штата компании. Однако эта цифра очень условна. Если в компании высокая текучесть кадров (ритейл, логистика, общепит), нагрузка возрастает многократно, и норма может снизиться до 1 кадровика на 30-40 человек. В стабильных структурах с низкой текучестью один специалист может успешно обслуживать и 200 человек.
Квалификационные требования к кадровикам
При планировании штатного расписания важно учитывать не только объем работы, но и квалификацию исполнителя. Согласно актуальному профессиональному стандарту, работать в отделе кадров могут специалисты с образованием не ниже среднего профессионального по любому профилю при условии получения ими дополнительного образования по данному направлению.
Профстандарт включает в себя описание трудовых функций, необходимых знаний, умений и профессиональных навыков, а также уровней образования и опыта, соответствующих каждой должности. Чем выше квалификация сотрудника, тем быстрее и качественнее он выполняет нормы труда.
Как зафиксировать нормы труда?
Все рассчитанные показатели и распределение обязанностей должны быть закреплены во внутренних документах организации:
- Положение об отделе кадров — здесь размещают информацию о том, как будет функционировать отдел, и что будет входить в компетенцию каждого сотрудника. Этот раздел положения самый подробный, в нем упоминается буквально вся специфика кадровой работы, от подбора и обучения персонала до составления отчетности.
- Должностные инструкции — детализируют задачи каждого сотрудника (инспектора, рекрутера, специалиста по нормированию труда).
- Локальные нормативные акты — приказы об утверждении норм времени на выполнение конкретных кадровых операций.
Нормирование труда сотрудника отдела кадров — это не просто формальность, а реальный инструмент оптимизации бизнес-процессов. Правильно рассчитанная норма численности позволяет избежать выгорания специалистов, минимизирует риск кадровых ошибок и нарушения трудового законодательства, а также помогает руководству аргументированно принимать решение о расширении штата отдела кадров.