Трудовая книжка – один из самых важных документов, подтверждающих стаж работы, начисленные страховые взносы и право на получение пенсии․ Иногда требуется предоставить не оригинал, а копию, но при этом она должна иметь юридическую силу․ В такой ситуации на помощь приходит нотариальное заверение․ В статье подробно разберём, что представляет собой копия нотариально заверенной трудовой книжки, когда она нужна, какие нормы регулируют её оформление и как правильно получить такой документ․

Содержание статьи

1. Что такое копия нотариально заверенной трудовой книжки
2. Правовое регулирование
3. Когда и зачем нужна нотариальная копия
4. Различия между заверкой работодателем и нотариусом
5. Порядок получения нотариальной копии
6. Образцы заявлений и форм заверения
7. Часто задаваемые вопросы

Что такое копия нотариально заверенной трудовой книжки

Нотариальная заверка – это официальное подтверждение нотариусом того, что представляемая копия документа полностью соответствует оригиналу, не содержит изменений и подделок․ При таком заверении в копию вносятся специальные отметки, подпись и печать нотариуса․

Копия, заверенная нотариусом, обладает следующими свойствами:

• Полнота – каждый лист трудовой книжки должен быть сканирован/отсканирован и заверен․
• Подлинность – нотариус проверяет оригинал и сравнивает его с копией;
• Защищённость от подмены – в копию вносятся штампы «Копия верна», дата, подпись и печать․
• Бессрочность действия – в отличие от копии, заверенной работодателем, нотариальная копия сохраняет юридическую силу до тех пор, пока в оригинале не появятся новые записи․

Правовое регулирование

Основные нормативные акты, регулирующие выдачу и заверку копий трудовой книжки:

Согласно статье 62 ТК РФ, заверенная работодателем копия трудовой книжки действительна в течение одного месяца․ Если в течение этого срока в оригинал вносятся новые записи, копия теряет силу․ Нотариальная заверка, напротив, не имеет ограничения по сроку действия (за исключением появления новых записей в оригинале)․

Когда и зачем нужна нотариальная копия трудовой книжки

Нотариальная копия востребована в следующих ситуациях:

• Получение загранпаспорта – органы ФМС могут потребовать нотариально заверенную копию, если оригинал находится у работодателя․
• Оформление пенсионных прав – Пенсионный фонд РФ обычно требует оригинал или нотариальную копию трудовой книжки․
• Открытие банковского счета или получение кредита – банки часто требуют подтверждения стажа работы․
• Участие в государственных тендерах, конкурсах, грантах – требуется подтверждение трудового стажа․
• Судебные разбирательства – в качестве доказательства трудовых отношений․
• Переезд за границу – в некоторых странах требуется подтверждение трудового стажа․

Если оригинал трудовой книжки находится у бывшего работодателя, а получить заверенную копию от него невозможно (например, компания закрылась), единственным способом получить документ, признаваемый государственными органами, является нотариальное заверение․

Различия между заверкой работодателем и нотариусом

Порядок получения нотариальной копии трудовой книжки

Подготовка документов

1. Оригинал трудовой книжки (если он находится у вас) – обязателен для сравнения․
2. Паспорт гражданина (страница с фотографией и регистрацией)․
3. Заявление в свободной форме (пример ниже)․
4. Квитанция об уплате госпошлины (по состоянию на 2026 год – 400 рублей, но уточняйте в нотариальной конторе)․

Подача заявления в нотариальную контору

Вы приходите в любую нотариальную контору, предоставляете перечисленные документы․ Нотариус проверяет оригинал, делает копию (обычно в формате А4, черно‑белой или цветной) и ставит заверяющий штамп․

Что фиксирует нотариус в заверении

• Фразу «Копия верна оригиналу»․
• Дата заверения․
• Подпись и печать нотариуса․
• Указание места хранения оригинала (например: «Подлинник находится в отделе кадров ООО «Ромашка» в деле № 123/2024»)․

Сроки и стоимость

Обычно процесс занимает от 30 минут до 1 часа․ Стоимость – фиксированная госпошлина + тариф нотариуса (от 500 до 1500 рублей в зависимости от региона)․

Образцы заявлений и форм заверения

Образец заявления работника к нотариусу

Заявление
Я, Иванов Иван Иванович, паспорт: 45 01 123456, выдан ОУФМС России по г․ Москве ,
проживающий по адресу: г․ Москва, ул․ Пушкина, д․ 10, кв․ 5,
прошу нотариуса заверить копию моей трудовой книжки (№ 123456789), находящейся у меня в личном владении․

Перечень прилагаемых документов:
Оригинал трудовой книжки․
Копия паспорта․
Квитанция об уплате госпошлины․

Подпись: _____________

Образец заверения работодателем (для сравнения)

ООО «Ромашка»
(место печати)


Копия трудовой книжки № 123456789
(ФИО работника: Иванов Иван Иванович)

Подлинник документа находится в деле № 987/2023 в отделе кадров ООО «Ромашка» за 2023 год․

Подтверждаю, что копия соответствует оригиналу и не содержит изменений․

«__» __________ 2026 г․ _______________________
(подпись руководителя) (должность)

Как выглядит нотариальное заверение (пример)

Нотариус Петров Петр Петрович
Нотариальная контора № 12, г․ Москва

Копия трудовой книжки № 123456789
(ФИО: Иванов Иван Иванович)

Подлинник документа находится в деле № 123/2024 в отделе кадров ООО «Ромашка» за 2024 год․

Копия верна оригиналу․

«__» __________ 2026 г;
_________________________
(подпись, печать нотариуса)

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли платить за нотариальное заверение, если оригинал находится у меня?

Да․ Нотариус получает вознаграждение за оказанную услугу и за уплату государственной пошлины, независимо от места хранения оригинала․

Можно ли заверить только часть трудовой книжки?

Нет․ Нотариальная заверка должна охватывать все листы трудовой книжки, иначе документ считается неполным и может быть отклонён․

Как долго хранится нотариальная копия?

Копия сохраняет юридическую силу до тех пор, пока в оригинале не появятся новые записи (например, при повторном трудоустройстве)․ При появлении новых записей требуется новое нотариальное заверение․

Можно ли заверить копию в электронном виде?

С 2024 года в России действует закон о электронных нотариальных действиях․ При наличии квалифицированной электронной подписи нотариус может заверить электронный документ (PDF) и выдать электронный сертификат․ Однако многие органы (Пенсионный фонд, ФМС) пока требуют бумажный вариант․

Что делать, если оригинал трудовой книжки утерян?

В случае утраты необходимо обратиться в отдел кадров бывшего работодателя за выпиской из трудовой книжки и затем заверить эту выписку у нотариуса․ При отсутствии возможности получить выписку – оформить справку о трудовом стаже в ПФР и заверить её у нотариуса․

Копия нотариально заверенной трудовой книжки – надёжный документ, который признаётся всеми государственными и финансовыми учреждениями России․ Она необходима, когда оригинал находится у работодателя, когда требуется подтверждение стажа без риска подделки, а также в случаях, когда органы (ПФР, ФМС, суды) отказываются принимать копию, заверенную только работодателем․

Соблюдая требования Трудового кодекса РФ, ГОСТа и правил нотариального заверения, вы получаете документ, который будет действовать до тех пор, пока в оригинале не появятся новые записи․ Помните о необходимости подготовить все требуемые документы, оплатить госпошлину и выбрать надёжного нотариуса․

Если у вас возникли дополнительные вопросы, обратитесь к квалифицированному юристу или к нотариусу в вашем регионе – они помогут оформить документ быстро и без ошибок․