Трудовая книжка — основной документ о трудовой деятельности и стаже работника. Правильное её ведение напрямую влияет на расчёт будущей пенсии и подтверждение опыта работы. Данное руководство посвящено нюансам заполнения трудовой книжки, когда сотрудник продолжает работать в той же организации, но в её рамках происходят различные изменения;
Основные принципы ведения трудовой книжки в одной организации
Записи в разделе «Сведения о работе» вносятся последовательно, без пропусков и зачёркиваний. Каждое новое событие (приём, перевод, увольнение, награждение) оформляется отдельной строкой. Работодатель (организация) обязан:
- Завести и заполнить трудовую книжку в течение недельного срока со дня приёма на работу.
- Хранить книжки сотрудников, которые продолжают работать в организации.
- Вносить изменения по личному заявлению работника (например, об изменении фамилии) или по инициативе работодателя (перевод, переименование организации).
- Ознакомить работника с внесёнными записями под роспись на последней странице раздела.
Типичные ситуации при работе в одной организации и порядок их оформления
Перевод на другую постоянную работу внутри организации
Если сотрудник переходит на другую должность, профессию или структурное подразделение (отдел, цех, филиал), это считается переводом. Запись вносится в тот же раздел «Сведения о работе».
Образец записи о переводе:
« Переведён на должность старшего бухгалтера (структурное подразделение: финансовый отдел) с сохранением заработной платы; Приказ № 125-к от ».
Важно: Указывается новая должность/профессия и, если требуется, наименование обособленного структурного подразделения (филиала, представительства). Основание, номер и дата приказа;
Переименование организации
Если юридическое лицо меняет своё наименование (например, ООО «Вектор» переименовано в ООО «Вектор-Групп»), запись в трудовую книжку вносится отдельной строчкой в графу 3.
Образец записи о переименовании:
« Организация (ООО «Вектор») переименована в ООО «Вектор-Групп». На основании Устава, утверждённого протоколом общего собрания участников № 5 от ».
Графа 4: Указываются реквизиты документа-основания (номер, дата). Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации.
Изменение персональных данных работника
При изменении фамилии, имени, отчества (в связи с браком, и т.д.) запись вносится на оборотной стороне обложки трудовой книжки.
Образец записи об изменении ФИО:
«Фамилия, имя, отчество работника изменены. Ранее — Иванова Анна Петровна. На основании свидетельства о браке № 123456 от . Подпись: ___________. Печать организации».
Изменение данных об образовании, профессии или специальности
Если работник в той же организации получил новое образование или прошёл повышение квалификации, сведения об этом дополняются в разделе «Сведения о работе» или в специальном разделе (если он есть). Предыдущие записи не зачёркиваются.
Общие правила оформления записей
Каждая запись в разделе «Сведения о работе» содержит четыре графы:
- Порядковый номер записи (1, 2, 3…).
- Дата события (приёма, перевода, увольнения).
- Текст записи с указанием сути изменения, нового названия должности/подразделения и основания (номер и дата приказа/распоряжения).
- Номер и дата документа, на основании которого внесена запись (приказ, распоряжение).
Все записи делаются разборчиво, чернилами (чаще синими или чёрными). Исправления, помарки и незаверённые записи недопустимы.
Заверение записей и подпись работника
Каждая запись в разделе «Сведения о работе» заверяется:
- Подписью должностного лица, ответственного за кадровую работу (начальник отдела кадров, HR-менеджер) или руководителя организации.
- Печатью организации (или печатью кадровой службы, если она есть).
Под последней записью в разделе работник ставит свою подпись с расшифровкой (ФИО) и датой, подтверждая, что ознакомлен со всеми внесёнными сведениями. Это правило восьмое из основных правил ведения.
Особенности при электронных трудовых книжках (ЭТК)
С 2021 года приём на работу возможен только с оформлением электронной трудовой книжки (ЭТК). Однако:
- Если у работника уже есть бумажная трудовая книжка, он может продолжать её весть, даже если организация перешла на ЭТК.
- Все сведения о работе в одной организации (приём, переводы, переименование) вносятся в электронный реестр через СЗВ-ТД.
- При увольнении работник может получить выписку из ЭТК или дубликат бумажной книжки, если того пожелает.
Для переименования организации в ЭТК также вносится соответствующая запись в реестр с указанием нового наименования и основания.
Хранение и выдача копий
Трудовые книжки сотрудников, продолжающих работу в организации, хранятся в кадровом отделе. По письменному заявлению работника организация обязана в течение трёх рабочих дней выдать ему копию трудовой книжки.
Копия изготавливается путём снятия копий со всех заполненных страниц, начиная с внутренней стороны обложки. Копия заверяется подписью ответственного лица и печатью организации с пометкой «Копия верна».
Что делать, если страницы закончились?
Если все страницы в разделе «Сведения о работе» заполнены, оформляется вкладыш — неотъемлемая часть трудовой книжки. Вкладыш нумеруется, прошнуровывается и заверяется так же, как и основная книга. Записи на нём ведутся в том же порядке.
Заполнение трудовой книжки при работе в одной организации — это процесс последовательного документирования всех кадровых изменений. Ключевые моменты:
- Все события (приём, перевод, переименование организации) оформляются отдельными записями без зачёркиваний.
- Записи о переименовании организации и изменении ФИО имеют особый порядок внесения (в графу 3 и на обороте обложки соответственно).
- Каждая запись обязательно заверяется подписью и печатью.
- Работник должен подписаться под последней записью.
- При переходе на ЭТК важно корректно передавать данные в электронный реестр через СЗВ-ТД.
Соблюдение этих правил гарантирует, что ваш трудовой стаж будет подтверждён корректно и без проблем при назначении пенсии.