Электронная трудовая книжка (ЭТК) стала обязательным документом для большинства работников России с 2020 года. При оформлении, переводе или оформлении новых трудовых отношений часто требуется подтверждение её подлинности. Нотариальное заверение – один из надёжных способов гарантировать подлинность и юридическую значимость ЭТК. В этой статье подробно разберём, как заверить электронную трудовую книжку нотариально, какие документы нужны, какие этапы процедуры и какие нюансы следует учитывать.
Что такое электронная трудовая книжка
Электронная трудовая книжка – это цифровой документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности сотрудника: место работы, периоды занятости, должность, стаж и др. ЭТК хранится в системе Социального фонда и доступна работнику через личный кабинет на портале Госуслуги.
Основные характеристики ЭТК
- Формат – XML/JSON, защищённый цифровой подписью.
- Доступ – только через аккаунт на Госуслугах.
- Не подлежит потере или повреждению, но может быть утрачена в случае утери доступа к личному кабинету.
Зачем нужен нотариальный акт
Нотариальное заверение электронной трудовой книжки служит нескольким целям:
- Подтверждение подлинности – нотариус проверяет, что документ действительно выдан государственными органами.
- Гарантия юридической значимости – в случае спора с работодателем или при оформлении кредита нотариальное заверение усиливает позицию работника.
- Упрощение процедур – многие организации требуют нотариально заверенный документ для оформления выплаты компенсаций, пенсионных выплат и т.п.
Правовая основа
Нотариальное заверение регулируется:
- Гражданским кодексом РФ (ст. 13, 14 – требования к документам).
- Федеральным законом № 64-ФЗ «О нотариате».
- Постановлением Правительства РФ № 587 «Об утверждении Положения о нотариальном заверении электронных документов».
Необходимые документы и подготовка
Для успешного заверения ЭТК нотариус потребует следующих документов:
- Копия паспорта (страница с фото и страницы с пропиской).
- Скриншот или распечатка ЭТК из личного кабинета Госуслуг (в формате PDF).
- Согласие на обработку персональных данных (если требуется).
- Оплата нотариального сбора (размер зависит от региона, обычно от 1500 до 3000 руб.).
Как получить скриншот ЭТК
- Войдите в личный кабинет на Госуслуги.
- Перейдите в раздел «Трудовая книжка».
- Нажмите кнопку «Скачать в PDF» или сделайте скриншот экрана.
- Сохраните файл и распечатайте его в цвете.
Пошаговая инструкция нотариального заверения
- Запишитесь к нотариусу. Это можно сделать онлайн через сайт нотариальной конторы или по телефону.
- Предъявите документы. Предоставьте паспорт и распечатанную копию ЭТК.
- Подтвердите подлинность документа. Нотариус проверит QR‑код/цифровую подпись в системе Госуслуг.
- Подпишите заявление. В заявлении вы указываете, что документ является вашей электронной трудовой книжкой.
- Нотариус ставит печать и подпись. После проверки в журнале нотариуса фиксируется факт заверения.
- Получите заверенный документ. В руки вам выдадут оригинал заверения с отметкой нотариуса.
Стоимость и сроки
Стоимость нотариального заверения электронной трудовой книжки обычно включает:
- Базовый нотариальный сбор – от 1500 руб.
- Дополнительные расходы (если требуется копия в нескольких экземплярах).
- Срок – от 15 минут до 1 часа, в зависимости от загруженности нотариальной конторы.
Частые ошибки и как их избежать
- Неправильный формат скриншота. Убедитесь, что документ виден полностью и читаем.
- Отсутствие QR‑кода. Если в ЭТК нет QR‑кода, нотариус может отказать в заверении.
- Недостаток оригинального паспорта. Нотариус принимает только оригинальный паспорт, а не копию.
- Отказ в выдаче заверения. Если ЭТК была удалена из системы, нотариус может потребовать подтверждающие документы от работодателя.
Нотариальное заверение электронной трудовой книжки – простой, но важный процесс, который позволяет подтвердить подлинность вашего трудового стажа и использовать документ в официальных целях. Соблюдая описанную выше инструкцию, вы сможете быстро и без лишних хлопот получить нотариально заверенный документ. Помните, что правильная подготовка и своевременное обращение к нотариусу экономят время и деньги.
Если у вас возникнут дополнительные вопросы, рекомендуем обратиться к профессиональному нотариусу или консультанту по трудовому праву.