Внутренний перевод сотрудника на другую должность — это распространенная кадровая процедура, которая строго регламентирована Трудовым кодексом РФ (статья 72.1 ТК РФ). Несмотря на то, что человек остается работать в той же компании, изменение его трудовой функции или структурного подразделения требует правильного документального оформления. Одним из ключевых этапов является внесение записи в трудовую книжку. В этой статье мы подробно разберем, как это сделать без ошибок.
Что такое внутренний перевод?
Согласно законодательству, внутренний перевод допускается в рамках одной и той же организации, но на другую должность или в другое структурное подразделение. Перевод может быть:
- Постоянным — когда сотрудник бессрочно меняет свою должность, отдел или место работы.
- Временным, когда сотрудник переводится на ограниченный срок (по общему правилу до 1 года).
Главное правило: постоянный или временный?
Самое главное, что нужно помнить кадровику при оформлении перевода: в трудовые книжки вносятся записи только о постоянных переводах. Сведения о временных переводах в трудовые книжки не заносятся. Это требование закреплено в новом Порядке ведения и хранения трудовых книжек.
Однако из правила о временных переводах есть важное исключение: если сотрудник работает на временной должности больше года, то она становится постоянной автоматически. В таком случае работодатель обязан внести соответствующую запись в трудовую книжку.
Пошаговый алгоритм оформления постоянного перевода
Прежде чем внести запись в трудовую, процедура перевода должна быть полностью документально подтверждена. Основные шаги включают:
- Получение согласия: перевод может осуществляться по инициативе работодателя или работника. В любом случае необходимо письменное согласие сотрудника (заявление) и подписанное дополнительное соглашение к трудовому договору.
- Издание приказа: на основании соглашения издается приказ о переводе по унифицированной форме Т-5 (или Т-5а при массовом переводе).
- Ознакомление: сотрудника необходимо ознакомить с приказом под подпись.
- Внесение записей: делается запись в личной карточке сотрудника (форма Т-2, если она ведется) и в трудовой книжке (или ЭТК — электронной трудовой книжке).
Как правильно внести запись в трудовую книжку
Государственная инспекция труда обращает особое внимание на сроки и точность внесения записей. Запись о переводе вносится на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока и должна точно соответствовать тексту приказа.
Правила заполнения граф в разделе «Сведения о работе»
При оформлении перевода заполняются следующие графы:
- Графа 1 (№ записи): проставляется порядковый номер записи.
- Графа 2 (Дата): указывается дата внесения записи (а не дата приказа о переводе).
- Графа 3 (Сведения о приеме…): вносится сама формулировка. Необходимо записать: «Переведен на должность [название должности] в отдел [название подразделения]». Если подразделение не менялось, указывается только новая должность.
- Графа 4 (Основание): в качестве основания для перевода на другую должность укажите номер и дату приказа (распоряжения) работодателя.
Образец записи
Для наглядности приведем пример заполнения раздела «Сведения о работе» при переводе сотрудника в другой отдел:
- Графа 1: 11
- Графа 2:
- Графа 3: Переведен на должность старшего менеджера в отдел продаж
- Графа 4: Приказ от № 45-к
Особенности перевода совместителя на основное место работы
Отдельно стоит рассмотреть ситуацию, когда внутренний совместитель становится основным работником. Если ранее в трудовую книжку сотрудника была внесена запись о совместительстве, то перевод внутреннего совместителя на основное место работы нужно отразить в его трудовой книжке. Процедура оформления будет зависеть от того, был ли ранее оформлен перевод или использовался вариант увольнения с последующим приемом.
Оформление в системах КЭДО
В современных реалиях многие компании перешли на кадровый электронный документооборот (КЭДО). Системы, такие как КЭДО EasyDocs, позволяют подписывать изменения к трудовому договору и приказы на перевод с использованием квалифицированной электронной подписи. Кроме того, в таких системах можно разработать индивидуальные шаблоны для служебных записок и заявлений, которые создают работники, что значительно ускоряет процесс внутреннего перевода.
Резюме
Оформление внутреннего перевода требует внимательности и соблюдения сроков. Помните, что запись в трудовой книжке обязательна только при постоянном переводе. Формулировка должна дословно повторять текст приказа, а сама запись должна быть сделана не позднее недели с момента издания приказа. Соблюдение этих простых правил позволит избежать претензий со стороны трудовой инспекции и обеспечит корректный учет стажа сотрудника.