Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность гражданина. Часто для получения кредита, оформления визы, подачи документов на пенсию или в различные государственные органы требуеться предоставление её копии. Возникает резонный вопрос: можно ли заверить трудовую книжку у нотариуса? Ответ однозначный, да, можно. Более того, нотариальное заверение является наиболее надежным способом, имеющим безусловную юридическую силу.

В каких случаях необходимо обращаться к нотариусу?

В большинстве стандартных ситуаций, когда человек официально трудоустроен, копию трудовой книжки заверяет работодатель бесплатно. Однако существует целый ряд ситуаций, когда обращение в нотариальную контору не просто желательно, а является единственным возможным вариантом:

• Статус безработного. Если вы уволены, трудовая книжка находится у вас на руках. Работодатель уже не может заверить её копию, и нотариус становится единственным уполномоченным лицом. Стоит отметить, что Центр занятости населения, как правило, отказывает в заверении копий страниц трудовой книжки безработным, состоящим на учёте, направляя их именно к нотариусу.
• Период нетрудоспособности или отпуска. Если заверенная копия нужна срочно, а кадровая служба работодателя недоступна (например, в период длительного больничного), нотариус сможет помочь.
• Требование принимающей стороны. Некоторые зарубежные организации, консульства или крупные банки настаивают именно на нотариальном заверении, так как оно несет повышенную юридическую гарантию.
• Нотариальный перевод. Если трудовая книжка предоставляется в иностранное учреждение, требуется не просто заверение, а сертифицированный (нотариальный) перевод документа.

Особенности процедуры нотариального заверения

Заверение копий документов и выписок из них — это наиболее распространенное нотариальное действие. Однако в случае с трудовой книжкой есть важные нюансы, которые необходимо знать.

Проверка записей

Нотариус не просто ставит печать на ксерокопию. Перед копированием юрист тщательно проверяет все записи в оригинале документа на предмет читаемости, логичности и соответствия законодательству. Если нотариус найдет ошибки или неточности в записях (например, несовпадение дат, отсутствие подписей или печатей работодателя), он предложит человеку сначала исправить эти недочеты у работодателя, и только после этого сделает заверенную копию.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

В 2025-2026 годах актуальным остается вопрос заверения электронной трудовой книжки. Для получения заверенной выписки из ЭТК необходимо:

1. Запросить выписку со всей информацией о трудовой деятельности на портале Госуслуг.
2. Скачать предоставленный файл в формате PDF, а также прикрепленные к нему файлы в формате .sig или .xml (электронная подпись и структура данных).
3. Предоставить эти файлы нотариусу, который проверит данные в специальной программе и удостоверит верность выписки.

Как проходит процесс заверения?

Процедура свидетельствования верности копии трудовой книжки у нотариуса включает несколько шагов:

1. Предоставление оригинала. Чтобы нотариус удостоверил тождество копии и оригинала, необходимо лично представить подлинник трудовой книжки.
2. Изготовление копии. Копии делаются постранично, включая пустые развороты, на которых имеются записи о стаже (на копии пустой строки после последней имеющейся записи также фиксируется).
3. Проверка документа. Как уже упоминалось, нотариус анализирует содержание оригинала.
4. Простановка удостоверительной надписи. На каждой странице (или в конце сшитого документа) ставится подпись нотариуса, печать и текст, подтверждающий верность копии.

Сколько стоит заверить трудовую книжку у нотариуса?

Для сравнения: у текущего работодателя заверение копии осуществляется абсолютно бесплатно, поэтому если вы трудоустроены, всегда выгоднее и быстрее обратиться в отдел кадров.

Нотариальный перевод для зарубежных целей

Если трудовая книжка нужна за рубежом (для подтверждения стажа при трудоустройстве в другой стране, для получения гражданства и т.д.), требуется нотариальный перевод. Это альтернативное название данного вида заверения — сертифицированный перевод.

В крупных городах, например, в Москве, эту услугу можно оформить даже онлайн через специализированные бюро переводов. Процесс выглядит так:

• Вы предоставляете сканы или оригинал трудовой книжки.
• Профессиональный переводчик делает перевод на нужный язык.
• Нотариус делает заверение документа в нотариальной конторе (удостоверяет подпись переводчика и верность перевода).
• Осуществляется доставка готового документа в пункт выдачи или отправка службами доставки курьером.

Многие бюро гарантируют качество нотариального перевода трудовой книжки или возвращают деньги в случае ошибок.

Действующим законодательством не предусмотрено специальных запретов на заверение копий трудовых книжек нотариусами, в т.ч. и закрытых (когда работник уволен). Нотариальное заверение — это наиболее надежный способ подтверждения стажа, который имеет полную юридическую силу. Если вы не можете обратиться к работодателю, смело несите оригинал документа нотариусу, предварительно убедившись в отсутствии ошибок в самих записях.