В 2026 году в России введена новая форма трудовой книжки. Её заполнение регламентируется Приказом Минтруда № 320н. и требует соблюдения определённых правил. В этой статье подробно рассматриваем, как правильно оформить запись в новой трудовой книжке, какие документы нужны и какие особенности следует учитывать.
Когда оформляют новую трудовую книжку
Новую книжку оформляют в следующих случаях:
- Потеря или порча старой трудовой книжки;
- Необходимость перехода на электронный вариант;
- Начало работы в новой организации без прежней трудовой истории.
Для получения новой книжки сотрудник подаёт заявление о её оформлении. Форма заявления утверждена в Редакции 1 от и доступна для скачивания в формате Word и PDF.
Как выглядит заявление
Заявление включает:
- ФИО работника;
- Дата рождения;
- Паспортные данные;
- Сведения о предыдущей работе (если есть);
- Подпись работника и дату подачи.
После подачи заявления работодатель оформляет дубликат, используя новый бланк (трудовую книжку нового образца).
Структура новой трудовой книжки
Новый формат включает несколько разделов, каждый из которых заполняется строго по установленным правилам.
ьный лист
На ьном листе указываются:
- Наименование организации;
- ФИО работника;
- Номер и серия книжки;
- Дата выдачи;
Важно поставить печать организации, если она предусмотрена.
Раздел «Сведения о работе»
В этот раздел вносятся сведения о каждом месте работы. Пример заполнения:
- Столбец 3: Принят на работу по совместительству в должность Менеджер по продажам;
- Столбец 4: Копия приказа от ;
- Запись о внешнем совместительстве оформляется отдельным пунктом.
Печать под записью не требуется.
Раздел «Сведения о заработной плате»
Здесь фиксируются сведения о ставке, тарифе, бонусах и других формах вознаграждения.
Раздел «Сведения о выплатах и удержаниях»
В него включаются данные о премиях, надбавках, удержаниях (налоги, страховые взносы).
Порядок внесения записей
Заполнение каждой графы строго регламентировано:
- Указывается дата начала работы;
- Записывается должность и подразделение;
- Указывается основание – копия приказа, трудового договора или иной документа;
- В графе «Примечание» вводятся сведения о переходе, переименовании подразделения и т.п.
Если произошло переименование организации или подразделения, в разделе «Сведения о работе» необходимо отразить новое название.
Электронная трудовая книжка
С 2025 года работники могут перейти на электронный вариант трудовой книжки. Для этого необходимо:
- Подать заявление о переходе;
- Получить доступ к личному кабинету на портале Госуслуги;
- Подтвердить данные и загрузить скан старой книжки (если она есть).
Электронный документ имеет ту же юридическую силу, что и бумажный, но упрощает процесс обновления данных.
Как оформить дубликат в случае потери
Если оригинальная книжка потеряна, работник может запросить дубликат двумя способами:
- На чистом бланке старого образца;
- На новом образце, соответствующем текущему формату.
Оба варианта оформляются в том же порядке, что и первоначальное заполнение, но в поле «Причина выдачи дубликата» указывается «Потеря оригинала».
Часто задаваемые вопросы
- Вопрос: Можно ли заполнить трудовую книжку вручную?
Ответ: Да, но все записи должны соответствовать требованиям Приказа 320н и быть подписаны руководителем. - Вопрос: Нужно ли ставить печать на каждой странице?
Ответ: Печать ставится только при наличии оригинала; в новых формах её ставить не требуется. - Вопрос: Как правильно оформить запись о совместительстве?
Ответ: В столбце 3 указывается «Принят на работу по совместительству в должность …», а в столбце 4 – копия приказа.
Правильное заполнение новой трудовой книжки – обязательный условие для корректного документооборота и юридической защиты как работодателя, так и работника. Соблюдайте:
- Требования Приказа Минтруда № 320н;
- Структуру и порядок заполнения каждого раздела;
- Сроки подачи заявления и оформления дубликата;
- Возможность перехода на электронный вариант.
Соблюдая эти правила, вы обеспечите достоверность трудовых данных и избежите проблем при проверках со стороны контролирующих органов.