Трудовая книжка — неотъемлемый документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. С 1 января 2023 года в России в действие вступила новая форма трудовой книжки, а также обновлённый порядок её ведения и хранения. В статье рассматриваются ключевые нормативные акты, основные изменения в инструкции и практические рекомендации по правильному заполнению трудовых книжек.
Исторический контекст
- 1973 г. — Постановление Совета Министров СССР № 656 о трудовых книжках. В то время были установлены основные правила оформления, содержания и хранения трудовых книжек на предприятиях СССР.
- 2003 г. — Постановление Минтруда России № 10‑О об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек. В документе были уточнены требования к записям, порядок внесения изменений и ответственность работодателя.
- 19 мая 2021 г. — Приказ Минтруда России № 320н об утверждении новой формы трудовой книжки, порядка ведения и хранения. В приказе прописаны новые требования к структуре бланка, а также правила внесения записей в электронном виде.
- 1 января 2023 г. — Вступление в действие новой формы трудовой книжки. С этого момента все работодатели обязаны использовать обновлённый бланк и соблюдать новый порядок заполнения.
Содержание новой инструкции
Инструкция, утверждённая постановлением Минтруда России 10 октября 2003 г., содержит следующие разделы:
- Общие положения и цели инструкции.
- Требования к оформлению записей в трудовой книжке.
- Порядок внесения изменений (увольнение, перевод, повышение квалификации).
- Ответственность работодателя и работника за правильность данных.
- Условия хранения и передачи трудовой книжки.
Новая форма, утверждённая приказом № 320н, включает в себя:
- Улучшенную структуру бланка: разделы «Основные сведения», «Трудовая деятельность», «Обучение и повышение квалификации» и т.д.
- Новые поля для указания даты начала работы, вида деятельности, должности и т.п.
- Возможность внесения записей в электронном виде (для работодателей, использующих электронный документооборот).
Ключевые изменения в порядке заполнения
Ниже перечислены основные нововведения, которые необходимо учитывать при работе с трудовой книжкой нового образца.
Запись о приёме на работу
В новой форме запись должна содержать:
- Дата приёма.
- ФИО работника.
- Должность и место работы.
- Вид деятельности (производственная, сервисная и т.д.).
- Указание о том, что запись сделана в соответствии с приказом Минтруда России № 320н.
Переводы и изменения должности
При переводе работника в другую должность или подразделение в тех же пределах организации, запись оформляется следующим образом:
- Дата перевода.
- Новая должность и место работы.
- Указание причины перевода (например, повышение квалификации).
- Подпись руководителя и печать организации.
Увольнение и выход из трудового договора
Запись о выходе из трудового договора должна включать:
- Дата увольнения.
- Причину увольнения (по инициативе работника, по инициативе работодателя, по соглашению сторон).
- Подтверждение о выплате всех компенсаций и компенсационных выплат.
- Подпись руководителя и печать организации;
Обучение и повышение квалификации
В разделе «Обучение и повышение квалификации» фиксируются:
- Дата начала и окончания обучения.
- Название программы, учебное заведение.
- Полученный сертификат или диплом.
- Подпись руководителя и печать организации.
Электронные записи
Для работодателей, использующих электронный документооборот, допускается внесение записей в электронном виде. В этом случае:
- Запись должна быть подписана электронной подписью руководителя.
- В электронном бланке сохраняется копия печати организации.
- При необходимости можно распечатать бумажный экземпляр для передачи работнику.
Ответственность за правильность данных
Нарушения в заполнении трудовой книжки могут повлечь за собой административную ответственность как для работодателя, так и для работника. В соответствии с законодательством:
- Работодатель обязан своевременно и корректно вносить все изменения в трудовую книжку.
- Работник обязан проверять правильность записей и в случае ошибок требовать их исправления.
- Нарушения могут привести к штрафам, а также к упущению прав на получение пособий и пенсии.
Практические рекомендации
- Проверяйте дату и формат записи. Все даты должны быть указаны в формате «день месяц год» (например, 01 января 2023 г.).
- Указывайте точные сведения о должности и месте работы. Это поможет избежать споров при проверке трудовой книжки в будущем.
- Сохраняйте копии всех документов. Приёмные акты, справки о повышении квалификации и т.д. должны храниться в архиве предприятия.
- Обучайте персонал. Регулярные тренинги по заполнению трудовых книжек помогут снизить количество ошибок.
- Используйте электронный документооборот. Это ускорит процесс и уменьшит риск потери бумажных записей.
Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек и новой формы трудовой книжки в России закреплены в ряде нормативных актов, начиная с 1973 года и заканчивая приказом Минтруда России № 320н от 19 мая 2021 г. Эти изменения направлены на повышение прозрачности, точности и удобства ведения трудовой документации. Работодатели и работники должны внимательно следовать требованиям инструкции, чтобы избежать ошибок и последствий, связанных с неправильным заполнением трудовой книжки.
Для более подробного ознакомления с текстом приказов и постановлений можно обратиться к официальным сайтам Минтруда России и Государственного Думы.