В 2026 г. в России продолжает развиваться система учета трудовой деятельности граждан. Одним из ключевых изменений стало введение трудовой книжки нового образца, которая сочетает в себе традиционный бумажный формат и электронный сервис. Ниже вы найдёте подробное руководство по новому виду трудовой книжки, его особенностям, правилам оформления и использованию.

История и нормативная база

• 19 мая 2021 г. Минтруд РФ утвердил новую форму трудовой книжки (приказ № 320н). Новые бланки были введены в действие с 1 января 2022 г.
• С 1 января 2023 г. новые бланки стали обязательными для всех новых сотрудников, а также для тех, кто получает дубликат из‑за потери или повреждения старой книжки.
• 17 марта 2026 г. Минтруд РФ подтвердил, что новая форма остаётся актуальной, а электронный формат продолжает развиваться в рамках Федерального закона «О персональных данных» и Положения о работе с персональными данными.

Что изменилось в новом образце?

Дизайн и структура

Новый бланк отличается более компактным и удобным расположением полей:

• Верхняя часть содержит логотип Минтруда, код документа и дату утверждения.
• Внутренние страницы разделены на блоки: «Данные о работнике», «Данные о работодателе», «Сведения о трудовой деятельности» и «Сведения о стаже».
• В каждом блоке предусмотрены обязательные поля, которые теперь более чётко обозначены заголовками и рамками.

Новые обязательные поля

1. ФИО сотрудника (полностью).
2. Дата и место рождения.
3. Серия и номер паспорта.
4. Дата начала работы и должность.
5. Образовательный уровень и квалификация.
6. Сведения о стаже (количество лет, месяцев, дней).
7. Периодичность начисления заработной платы (ежемесячно, еженедельно и т.д.).

Вкладки и вкладыши

Новый образец предусматривает отдельный вкладыш, где фиксируются:

• Изменения в должности и должностных обязанностях.
• Переходы между работодателями.
• Перемены в графике работы.
• Сведения о стаже в каждом месте работы.

Как получить новую трудовую книжку?

Для новых сотрудников

1. При приёме на работу работодатель заполняет бланк в соответствии с инструкцией.
2. Бланк подписывается работодателем и работником.
3. Работодатель отправляет заполненный бланк в региональный отдел кадров.
4. Региональный отдел выдаёт сотруднику трудовую книжку нового образца.

Для получения дубликата

1. Подача заявления о потере/повреждении в отдел кадров.
2. Подтверждение факта потери (полицейский акт, справка о кражах и т.д.).
3. Заполнение нового бланка с указанием причины выдачи дубликата.
4. Выдача дубликата в течение 10 рабочих дней.

Электронный формат

В 2026 г. введён электронный сервис «Трудовой портфель», где:

• Все данные о трудовой деятельности хранятся в защищённом облаке.
• Работник может получить доступ к своему «Электронному трудовому портфелю» через личный кабинет на сайте Минтруда.
• Получение бумажной копии возможно по запросу в отдел кадров.

Плюсы нового образца

• Упрощённая структура облегчает заполнение и проверку.
• Меньше ошибок при вводе данных благодаря чётко обозначенным полям.
• Совместимость с электронным сервисом повышает прозрачность и доступность информации.
• Новый дизайн повышает надёжность и защищённость от подделки.

Часто задаваемые вопросы

1. Можно ли использовать старый бланк? Нет, начиная с 1 января 2023 г. новые бланки обязательны. Старый бланк может использоваться только в качестве временного дубликата до получения нового.
2. Что делать, если потеряли старую книжку? Подавайте заявление о потере в отдел кадров и получите дубликат нового образца.
3. Как получить электронную копию? Зарегистрируйтесь на портале Минтруда и получите доступ к «Электронному трудовому портфелю».
4. Можно ли использовать новую книжку для всех категорий работников? Да, новый образец применим к любой категории: граждане РФ, иностранные граждане, граждане СНГ, а также работники, находящиеся в статусе временного или постоянного трудоустройства.

Новый образец трудовой книжки – это шаг к более прозрачной и удобной системе учета трудовой деятельности. Он сочетает в себе проверенный бумажный формат с современными возможностями электронного хранения и доступа. Работодатели и работники должны внимательно следить за соблюдением всех требований, чтобы избежать ошибок и задержек в оформлении.

Для более подробной информации обращайтесь в региональный отдел кадров или на официальный сайт Минтруда РФ.