Служебный документ, который подтверждает факт работы сотрудника, – трудовая книжка. С 1 января 2020 г. в России действует электронный вариант этой формы, однако бумажные экземпляры всё ещё используются. Ниже разберём, что делать, когда сотрудник принес новую трудовую книжку, какие нюансы возникают у работодателя и какие требования предъявляет Трудовой кодекс РФ.

Что такое «новая» трудовая книжка?

Под «новой» в данном контексте понимается:

• Электронный вариант (ЭТК) – запись о трудовой деятельности хранится в базе СФР.
• Бумажный вариант – традиционный документ, который оформляется в двух экземплярах.

Согласно ст. 66 ТК РФ, с 1 января 2020 г. вводятся электронные формы, но работник может самостоятельно выбрать способ ведения трудовой книжки – электронную или бумажную.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

ЭТК – цифровой аналог бумажной. Сведения о трудовой деятельности сохраняются в электронной базе Социального фонда России (СФР). Основные особенности:

• Меньше риска потери или повреждения документа.
• Все изменения вносятся автоматически через СФР.
• Для доступа к информации нужен личный кабинет на портале СФР.

Бумажная трудовая книжка

Обычная форма, состоящая из листа А4, в которой фиксируются сведения о трудовой деятельности. При этом:

• Документ хранится у сотрудника.
• Работодатель обязан оформить его в присутствии работника в течение 5 рабочих дней.
• В случае перехода на ЭТК в книжке должна быть закрывающая запись, подтверждающая переход.

Что делать, если сотрудник принес новую трудовую книжку?

Ситуация типична для новых работников, которые впервые оформляют трудовую деятельность, а также для тех, кто переходит с одной формы на другую. Ниже – пошаговый алгоритм действий работодателя.

Проверка наличия записи о переходе на электронный формат

Если в книжке нет отметки о переходе на электронный вариант, работодатель обязан запросить у сотрудника бумажную трудовую книжку и проверить, есть ли в ней закрывающая запись о переходе.

• Закрывающая запись – подпись сотрудника и печать организации, подтверждающая, что данные внесены в электронную форму.
• Если закрывающей записи нет, необходимо оформить её вручную.

Оформление приёма на работу

По закону, при заключении трудового договора впервые книжка оформляется работодателем в присутствии работника не позднее недели с даты приёма.

1. Сотрудник предоставляет паспорт и, при необходимости, ИНН.
2. Работодатель вносит сведения в форму ЕФС‑1 и отправляет их в СФР.
3. Если выбран бумажный вариант, оформляется трудовая книжка в двух экземплярах.
4. Если выбран электронный вариант, в СФР вноситься информация о переходе на ЭТК.

Переход на электронный формат

Переход на ЭТК возможен по инициативе работодателя или сотрудника. Важно выполнить следующие действия:

• Подать в СФР заявление о переходе на электронную форму.
• Получить подтверждение о внесении данных в электронную базу.
• В книжке (если она ещё существует) должна появиться отметка о переходе.

Какие сведения вносятся в электронную трудовую книжку?

В электронную форму заносятся те же данные, что и в бумажную:

• ФИО работника.
• Дата и место рождения.
• Сведения о месте работы (наименование организации, период работы).
• Должность, тарифная ставка, условия труда.
• Сведения о приёме и увольнении.
• Дата и номер приказа о приёме.

Эти данные отображаются в личном кабинете работника на портале СФР и доступны для контроля работодателя.

Частые ошибки и как их избежать

При работе с новой трудовой книжкой часто возникают типичные недочёты. Вот несколько рекомендаций:

• Ошибка: отсутствие закрывающей записи при переходе на ЭТК.
• Решение: запросить у сотрудника подтверждение о внесении данных в СФР и добавить отметку вручную.
• Ошибка: несвоевременное оформление трудовой книжки (позднее 5 рабочих дней).
• Решение: фиксировать дату приёма в журнале и контролировать сроки.
• Ошибка: двойное ведение бумажной и электронной формы без необходимости.
• Решение: согласовать с сотрудником форму ведения и зафиксировать решение в письменном виде.

Что делать, если сотрудник просит вести обе формы одновременно?

Согласно практике, сотрудник может попросить вести параллельно и бумажную, и электронную книжки. Это допускается, но:

• Необходимо оформить письменное согласие сотрудника.
• Все записи должны быть одинаковыми, иначе возможны расхождения при проверке.
• При переходе на ЭТК рекомендуется постепенно отказаться от бумажной формы.

Краткое резюме

Если сотрудник принес новую трудовую книжку, работодателю следует:

1. Проверить, есть ли в ней запись о переходе на электронный формат.
2. При необходимости оформить закрывающую запись.
3. Внести сведения в форму ЕФС‑1 и отправить их в СФР.
4. Оформить трудовую книжку в присутствии сотрудника в течение 5 рабочих дней.
5. При выборе электронного варианта – убедиться в правильном оформлении перехода.

Соблюдение этих шагов поможет избежать юридических рисков, упростить работу с кадровыми документами и обеспечить прозрачность отношений с сотрудником.

Обновлено: 23 мая 2026 г. (последний раз проверено в соответствии с актуальными нормами ТК РФ и СФР).