Вопрос о возможности получения новой трудовой книжки вместо утраченной или поврежденной часто вызывает путаницу․ Важно понимать ключевое различие: «новая» трудовая книжка и «дубликат» — это разные документы, регулируемые разными правилами․ Давайте разберемся подробно․
Ключевое правило: с 2021 года меняется сама система
С 1 января 2021 года вступил в силу важный закон (ФЗ № 439-ФЗ от )․ Он изменил подход к документированию трудовой деятельности:
- Для лиц, впервые поступающих на работу после 31 декабря 2020 года: трудовая книжка в бумажном виде НЕ ОФОРМЛЯЕТСЯ․ Все сведения о работе формируются в электронном виде (в форме электронной трудовой книжки, ЕТК)․ Физический бланк не выдается․
- Для тех, у кого на 1 января 2021 года уже была бумажная трудовая книжка: она продолжает действовать․ При ее утере или порче выдается дубликат, а не новая книжка․
Когда выдается ДУБЛИКАТ (самый частый случай)
Если работник, уже имеющий трудовую книжку, ее утратил или повредил настолько, что восстановление невозможно, он не получает «новую» книжку․ Он получает дубликат․
Правовая основа: п․ 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утв․ Постановлением Правительства РФ от № 225) и ч․ 5 ст․ 65 Трудового кодекса РФ․
Что такое дубликат? Это точная копия оригинального документа, которая имеет такую же юридическую силу․ В нем воспроизводятся все записи из утраченного оригинала (на основании имеющихся данных у работодателя, архивных выписок или сведений ПФР)․
Алгоритм действий работника при утере:
- Написать заявление․ Формулировка должна быть четкой․ Пример:
«Прошу оформить дубликат трудовой книжки в связи с утратой (повреждением) оригинала»․ - Обратиться к работодателю (бывшему или текущему)․ Заявление подается в отдел кадров или бухгалтерии организации, где велась трудовая книжка․
- Оплатить стоимость бланка․ Работодатель вправе взыскать с работника стоимость бланка дубликата (это не запрещено законом)․
- Дождаться оформления․ Работодатель обязан оформить дубликат в течение 15 рабочих дней с даты подачи заявления (п․ 28 Правил ведения ТК)․
Что вносится в дубликат:
На первой странице дубликата делается запись: «Взамен выдан дубликат» с указанием даты․ Далее вносятся все записи об основании и дате заключения трудового договора, переводах, увольнении и т․д․, точно так, как они были в оригинале․ Если оригинальная книжка была испорчена, записи переносятся с ее восстановления (если возможно)․
Когда выдается НОВАЯ трудовая книжка (редкие случаи)
Фраза «завести новую трудовую книжку» в строгом смысле применяется только в двух ситуациях:
- Первое трудоустройство после ․ Если человек никогда не работал официально (или работал только до 2021 года и у него нет бумажной ТК), и он устраивается на работу в 2024, 2025 или 2026 году, ему не выдают бумажную книжку․ Ему открывают электронную трудовую книжку (ЕТК) в СЗВ-ТД․ Бумажный бланк недается․
- Утрата трудовой книжки ДО начала трудовых отношений․ Если человек, например, получил трудовую книжку при окончании школы (что сейчас маловероятно), но утерял ее, не устроившись никуда, и затем идет на первое в жизни место работы, работодатель может оформить ему новую бумажную книжку․ Но это исключительный случай для очень узкой категории граждан․
Что НЕЛЬЗЯ сделать (распространенные ошибки)
- Нельзя просто взять и «завести новую» взамен утерянной, если вы уже работали․ Закон не предусматривает такого․ Только дубликат․
- Нельзя самостоятельно «восстановить» утерянную книжку․ Только работодатель, имеющий на это полномочия и архивные данные, может оформить дубликат․
- Нельзя требовать новую книжку, если вы впервые устраиваетесь после 2020 года․ Ваша трудовая деятельность будет документироваться только в электронном виде․
Практические советы работнику
Сразу заявите об утере․ Не ждите, пока потребуется справка о стаже․ Чем дольше прошло время, тем сложнее может быть восстановить точные данные для дубликата․
Проверьте, есть ли у вас копии․ Если у вас сохранились копии страниц трудовой книжки (например, для получения кредита), это сильно облегчит процесс оформления дубликата․
Обращайтесь в то место, где была последняя запись․ Оформляет дубликат тот работодатель, у которого на момент утраты находилась книжка (обычно последнее место работы)․ Если вы уволились, ищите архив этого предприятия․
Если работодатель отказывает оформить дубликат, вы можете обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд․
Можно ли завести новую трудовую книжку?
- Если вы впервые устраиваетесь на работу после — НЕТ․ У вас будет только электронная трудовая книжка․
- Если у вас была бумажная книжка и вы ее утеряли/испортили — НЕТ (новой)․ Вам выдадут дубликат старой книжки с теми же записями․
- Если вы никогда не работали и утеряли «бумажную» книжку, полученную ранее (например, в школе) — ДА, но это крайне редкий случай․
Таким образом, в 99% случаев при утере действующей трудовой книжки вы получаете не «новую», а «дубликат»․ Процедура четко регламентирована Трудовым кодексом и Правилами ведения ТК․ Ваше заявление должно быть составлено корректно, а работодатель обязан его выполнить в установленные сроки․
Примечание: Статья составлена на основе анализа нормативных актов (ТК РФ, ФЗ № 439-ФЗ, Правила ведения ТК) и практики их применения на дату ․ Для получения точной информации по вашему случаю рекомендуется консультация с юристом по трудовому праву․