Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж и права работника. Иногда возникает ситуация, когда у сотрудника уже есть старая трудовая книжка, но по тем или иным причинам необходимо оформить новую. В статье подробно рассматриваются правовые нормы, порядок действий работодателя и работника, а также ответы на часто задаваемые вопросы.
Содержание
- Правовая база: какие нормы регулируют оформление новой трудовой книжки
- Когда необходимо завести новую трудовую книжку
- Порядок оформления новой трудовой книжки при наличии старой
- Дубликат старой книжки: когда и как его получать
- Обязанности работодателя
- Права и действия работника
- Часто задаваемые вопросы
Правовая база
Основные нормативные акты, регулирующие вопросы трудовых книжек в России:
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статья 66, пункты 3‑5, а также статья 67 о порядке оформления и выдачи трудовых книжек.
- Постановление Правительства РФ № 1250 от г. (в ред. от 2021 г.) – пункт 3 гласит, что заполненные трудовые книжки старого образца продолжают действовать и обмену на новые не подлежат.
- Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) – определяют порядок заполнения, хранения и выдачи дубликатов.
- При необходимости оформления дубликата применяется пункт 33 Правил (выдача дубликата при порче, утрате, обгорании и т.п.).
Когда необходимо завести новую трудовую книжку
Новая трудовая книжка может потребоваться в следующих случаях:
- Утеря или порча старой книжки (разрыв, обгорание, сильные повреждения, которые делают невозможным запись новых данных).
- Смена фамилии, имени, отчества (при этом в старой книжке делается зачеркивание старых данных и запись новых).
- Наличие более чем одной трудовой книжки у работника (например, при переходе с одного предприятия на другое, где уже была выдана новая книжка).
- Требования работодателя в случае, если старый бланк уже не выпускается, но работник хочет использовать более современный образец.
Важно: менять старые трудовые книжки на новые образцы не обязательно. Работник может продолжать использовать старый бланк, если он находится в исправном состоянии.
Порядок оформления новой трудовой книжки при наличии старой
- Письменное заявление работника. Работник обязан подать заявление в письменной форме с указанием причины (утрата, порча, изменение ФИО и т.п.).
- Проверка наличия записей в старой книжке. Работодатель проверяет, есть ли в старой книжке записи о предыдущих местах работы. Если записи есть, они должны быть перенесены в новую книжку.
- Оформление новой книжки.
- Заполняются реквизиты новой книжки (номер, серия, дата выдачи).
- В разделе «Сведения о предыдущих местах работы» указывается номер старой трудовой книжки, а также даты и названия предыдущих работодателей.
- Все записи делаются в хронологическом порядке, начиная с самого раннего места работы.
- Подписание и печать. Записи подписываются руководителем организации (или уполномоченным лицом) и ставятся печати.
- Передача новой книжки работнику. Работник получает новую книжку, а старую – оставляет у работодателя (если она не уничтожена) или сдает в архив.
Дубликат старой книжки: когда и как его получать
Если работник нашёл старую трудовую книжку после того, как уже получил новую, возможны два варианта:
- Оставить старую книжку у работодателя. В ней делается запись о том, что она заменена новой, и указывается номер новой книжки.
- Получить дубликат старой книжки. По пункту 33 Правил дубликат может быть выдан, если оригинал пришёл в негодность. Для этого необходимо:
- Подать заявление о выдаче дубликата.
- Предоставить подтверждающие документы (справку о стаже, копии записей, если они есть).
- Получить дубликат, который будет иметь отметку «дубликат» и будет считаться полноправным документом.
Обязанности работодателя
- Оформить новую трудовую книжку по письменному заявлению работника.
- Перенести все сведения о предыдущих местах работы из старой книжки в новую (если такие сведения есть).
- Сделать отметку в старой книжке о её замене (зачёркивание и запись «заменена на № …»).
- Сохранить копию заявления и подтверждающих документов в личном деле работника.
- При невозможности оформить новую книжку (например, отсутствие бланков) выдать дубликат старой книжки.
Права и действия работника
- Требовать от работодателя оформить новую трудовую книжку в случае утраты, порчи или изменения личных данных.
- Получить копию всех записей, сделанных в новой книжке, а также копию заявления и подтверждающих документов.
- При обнаружении старой книжки после получения новой:
- Уведомить работодателя о наличии старой книжки.
- Попросить внести отметку о замене в старую книжку.
- При желании оформить дубликат старой книжки, предоставить необходимые справки.
- Контролировать правильность записей (даты, названия организаций, должности) и своевременно сообщать об ошибках.
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли сразу сдавать старую книжку, если я получил новую?
Нет. Работодатель обязан сделать в старой книжке отметку о её замене и указать номер новой книжки. Сдавать её в архив можно по требованию работодателя.
Можно ли использовать одновременно две трудовые книжки?
Теоретически возможно, если в одной из них ведутся записи о разных периодах работы. Однако в практике рекомендуется вести одну полную книжку, а вторая – только как дубликат или «замену».
Что делать, если старый бланк уже не выпускается?
Согласно пункту 3 Постановления 1250, заполненные трудовые книжки старого образца продолжают действовать и обмену на новые не подлежат. Работник может продолжать использовать её, если она в исправном состоянии.
Как оформить новую книжку, если у меня нет старой?
Работник подаёт заявление о «заведении новой трудовой книжки», указывает причину отсутствия (утрата, порча) и предоставляет подтверждающие документы (справку о стаже, копии трудовых договоров). Работодатель оформляет новую книжку без указания номера старой.
Можно ли изменить данные в уже заполненной книжке?
Да. При изменении ФИО, даты рождения и т.п. в старой книжке делается зачеркивание старых данных и запись новых с указанием причины (например, «по свидетельству о браке»).
Оформление новой трудовой книжки при наличии старой – процесс, требующий соблюдения чётких юридических процедур. Работодатель обязан оформить новую книжку по заявлению работника, перенести в неё все сведения из старой и сделать отметку о замене. Работник, в свою очередь, имеет право требовать корректного оформления, а также получения дубликата старой книжки при необходимости.
Соблюдение этих правил гарантирует, что трудовой стаж будет надёжно задокументирован, а права работника – защищены.
Дата публикации: