Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

С 2021 года в России начался постепенный переход на новую форму трудовой книжки — как в бумажном‚ так и в электронном виде. Однако многие работники до сих пор продолжают использовать устаревшие бумажные книжки‚ которые могут быть утеряны‚ испорчены или заполнены с нарушениями; В таких случаях работник может принести в организацию новую трудовую книжку‚ приобретённую самостоятельно. Как правильно оформить этот процесс? Что должен сделать работодатель? Обо всём, подробно и по закону.

Что такое новая трудовая книжка?

Новая трудовая книжка — это унифицированный бланк‚ утверждённый Постановлением Правительства РФ от № 1747. Она отличается от старой:

более защищённым дизайном (водяные знаки‚ защитная нить‚ микротекст);
увеличенным количеством страниц (40 вместо 20);
возможностью внесения данных в электронном виде (в рамках перехода на цифровую форму).

С 2024 года работодатели обязаны вести учёт трудового стажа как в бумажных‚ так и в электронных трудовых книжках (ЭТК)‚ но при этом принятие новой бумажной книжки‚ принесённой работником‚ остаётся законным и обязательным процессом.

Когда работник приносит новую трудовую книжку?

Ситуации‚ когда работник приносит новую трудовую книжку‚ могут быть следующими:

Старая книжка утеряна или уничтожена (например‚ при пожаре‚ краже‚ стихийном бедствии).
Старая книжка испорчена (порвана‚ намокла‚ нечитаемы записи).
Работник ранее не имел трудовой книжки (например‚ впервые устраивается на работу после длительного перерыва).
Работник решил перейти на новую форму‚ не дожидаясь автоматического перевода на ЭТК.

Порядок оформления новой трудовой книжки‚ принесённой работником

Работодатель обязан принять новую трудовую книжку и оформить её в соответствии с законом. Процедура регламентирована Трудовым кодексом РФ и Правилами ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от № 695).

Шаг 1: Получение заявления от работника

Работник должен подать письменное заявление о выдаче новой трудовой книжки. В заявлении необходимо указать:

ФИО полностью;
причину замены (утеря‚ повреждение‚ отсутствие ранее);
просьбу о внесении сведений о трудовой деятельности;
дату и подпись.

Важно! Заявление пишется в произвольной форме‚ но должно содержать все вышеуказанные элементы.

Шаг 2: Проверка новой книжки на соответствие стандарту

Отдел кадров обязан проверить‚ что новая трудовая книжка:

имеет официальный бланк с серийным номером и печатью Гознака;
не содержит посторонних записей‚ исправлений или пометок;
не была ранее использована (нет записей о трудовой деятельности).

Если книжка не соответствует требованиям, её необходимо вернуть работнику с указанием причин и предложением приобрести официальный бланк в отделении Почты России или у уполномоченного продавца.

Шаг 3: Заполнение ьного листа

На ьном листе новой трудовой книжки кадровый работник заполняет следующие данные:

ФИО работника (полностью‚ как в паспорте);
дата рождения;
образование (по данным паспорта или диплома);
дата выдачи книжки;
подпись ответственного лица (кадровика или руководителя);
печать организации (если есть).

Внимание! Записи должны быть сделаны чернилами чёрного цвета‚ разборчиво‚ без помарок и исправлений. Использование карандаша‚ корректора или фломастера — нарушение!

Шаг 4: Внесение сведений о трудовой деятельности

На основании документов‚ представленных работником (справки с предыдущих мест работы‚ выписки из архивов‚ трудовые договоры и т.д.)‚ вносятся сведения о:

наименовании организаций;
должностях;
датах приёма и увольнения;
основаниях увольнения (по ст. 77 ТК РФ).

Если работник не может предоставить документы‚ подтверждающие трудовой стаж‚ работодатель обязан:

направить запрос в Пенсионный фонд РФ;
обратиться в архивы;
попросить работника предоставить свидетельские показания (в исключительных случаях).

Все внесённые сведения должны быть подтверждены оригиналами документов или их заверенными копиями.

Шаг 5: Оформление приказа и внесение записи в учёт

На основании заявления работника и полученных документов издаётся приказ о выдаче новой трудовой книжки (форма № Т-2 или произвольная). В приказе указывается:

ФИО работника;
причина замены;
номер и серия новой книжки;
дата выдачи;
подпись руководителя и работника.

Приказ регистрируется в журнале учёта приказов по личному составу. Работник расписывается в получении новой книжки.

Что делать с утерянной или испорченной старой книжкой?

Старая трудовая книжка‚ даже если она повреждена‚ не уничтожается. Она передаётся в архив организации на хранение в течение 75 лет (согласно Перечню типовых управленческих архивных документов). Если старая книжка полностью утеряна — работодатель оформляет справку об утрате и направляет её в Пенсионный фонд для восстановления сведений.

Особенности при наличии электронной трудовой книжки (ЭТК)

Если работник уже имеет электронную трудовую книжку‚ то новая бумажная книжка ему не выдаётся. В этом случае:

работник должен подать заявление о переходе на бумажную форму (если хочет);
если он приносит новую бумажную книжку‚ работодатель вносит в неё только сведения‚ начиная с даты приёма на работу в текущей организации;
все предыдущие данные уже есть в ЭТК‚ и их не нужно дублировать.

Ответственность работодателя

Неверное оформление трудовой книжки — это нарушение трудового законодательства. За это предусмотрена административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:

для должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.

Кроме того‚ неправильно оформленная книжка может привести к отказу в начислении пенсии или проблемам с подтверждением стажа при выходе на пенсию;

Новая трудовая книжка: порядок оформления при замене