С 1 января 2023 года в России введён новый образец трудовой книжки (вкладка‑вкладыш)․ Одним из самых частых вопросов, возникающих у работодателей и работников, является правильное оформление даты заполнения трудовой книжки․ Ошибки в этом пункте могут привести к необходимости исправлений, а в некоторых случаях – к юридическим спорам․
Что такое «новая» трудовая книжка?
Новая трудовая книжка – это документ, оформляемый в соответствии с приказом Минтруда России от 30 июня 2021 г․ № 354н, который вводит единый образец (вкладка‑вкладыш) и новые правила её ведения․ Ключевые отличия от старого образца:
- Структурно‑техническое оформление (вкладка‑вкладыш вместо цельного листа)․
- Разделы «Титульный лист», «Сведения о работнике», «Записи о трудовой деятельности»․
- Новые требования к заполнению дат: число и год – арабскими цифрами, месяц – прописью․
Когда требуется оформить новую трудовую книжку?
Новая книжка обязана быть выдана в следующих случаях:
- При приёме на работу сотрудника, у которого ранее не было трудовой книжки․
- При замене утерянной, повреждённой или испорченной старой книжки (при наличии стажа на г․)․
- При переводе работника в организацию, где используется только новый образец․
Формат даты заполнения на титульном листе
Согласно новому порядку, дата заполнения указывается в следующем виде:
Число – арабскими цифрами, Месяц – словом (с прописной буквы), Год – арабскими цифрами․
Пример: 21 янв․ 2026 г․ или 21 января 2026 г․
Важно: не использовать сокращения типа «»․ Неправильный формат может потребовать исправления в разделе 1․1 (корректировка даты)․
Пошаговая инструкция заполнения титульного листа
- ФИО работника – полностью, без инициалов․
- Дата рождения – в графе «Дата рождения» указывается в формате дд мес․ гггг (например, 07 марта 1990 г․)․
- Дата заполнения трудовой книжки – пишется в графе «Дата заполнения»․ Формат: число прописью месяц (словом) год цифрами․ Пример: 21 января 2026 г․
- Указываются идентификационный (страховой) номер и образование (специальность, профессия)․
- Работник ставит подпись и указывает дату подписи (обычно совпадает с датой заполнения)․
Как указать дату подачи заявления о продолжении ведения трудовой книжки
Если работник подаёт заявление о продолжении ведения трудовой книжки (или о передаче сведений о трудовой деятельности), в соответствующей строке необходимо указать дату подачи заявления․ Эта дата фиксируется в графе «Дата подачи заявления» и может отличаться от даты заполнения титульного листа․
Исправление даты заполнения
В случае ошибки в уже внесённой дате следует:
- Составить подраздел 1․1 (запрос‑корректировка) с указанием новой даты заполнения․
- Подписать запрос работником и согласовать с работодателем․
- Внести исправление в раздел «Записи о трудовой деятельности» без стирания оригинального текста (использовать чёрную ручку, зачёркивание и подпись)․
Помните, что исправление должно быть выполнено не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления․
Сроки выдачи новой трудовой книжки
- По письменному заявлению работника – не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления․
- При приёме на работу – не позднее недели со дня подписания трудового договора (или приказа о приёме)․
- Если оформляется приказ о приёме, то книжка должна быть выдана не позже следующего рабочего дня после подписания приказа․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли написать месяц цифрами?
Нет․ По новому порядку месяц пишется словом (прописью)․ Пример: 15 февраля 2025 г․
Что делать, если в титульном листе указана неверная дата, а запись уже подписана?
Оформить исправление в подразделе 1․1, указать правильную дату, подписать обе стороны и добавить пометку «Исправление» рядом с исправляемой записью․
Нужно ли указывать дату заполнения в каждом вкладыше?
Да․ На каждом новом вкладыше (вкладка‑вкладыш) в графе «Дата заполнения» указывается текущая дата в требуемом формате․
Как оформить дату, если месяц состоит из нескольких слов (например, «сентября»)?
Пишется полностью: 01 сентября 2023 г․․ Сокращения «сент․» допускаются только в справочных таблицах, но не в официальных записях․
Точная и корректная запись даты заполнения новой трудовой книжки – важный элемент кадровой документации․ Следуйте рекомендациям:
- Используйте формат «число месяц год» (число и год арабскими цифрами, месяц словом)․
- Заполняйте титульный лист в присутствии работника и не позднее установленных сроков․
- При ошибке оформляйте исправление через подраздел 1․1 и соблюдайте трехдневный срок․
Тогда трудовая книжка будет соответствовать требованиям законодательства, а вы избежите лишних бюрократических проволочек․
Дата актуализации статьи: 21 мая 2026 г․