В 2026 году в России вступили в силу новые правила хранения трудовых книжек, которые были закреплены приказом Минтруда № 320н от 19 мая 2021 г․ Эти правила изменили сроки хранения документов, а также ввели новые формы трудовых книжек и вкладышей․ Ниже мы разберём, какие сроки действуют сейчас, как правильно организовать хранение и какие требования предъявляются к архиву организации․
Краткая история изменений
- 16 апреля 2003 г․ – Постановление Правительства РФ № 225, которое установило общие правила ведения трудовых книжек․
- 19 мая 2021 г․ – Приказ Минтруда № 320н, который обновил формы и порядок хранения․
- 1 сентября 2021 г․ – Приказ вступил в силу, но новые формы стали действительными с 1 января 2023 г․
- 1 января 2023 г․ – Начало действия новых сроков хранения: 50 лет для документов, поступивших после 2003 г․, и 75 лет для старых․
Сроки хранения трудовых книжек
Согласно приказу Минтруда № 320н, сроки хранения трудовых книжек делятся на две группы:
| Группа документов | Срок хранения | Дата начала действия |
|---|---|---|
| Трудовые книжки, оформленные после 1 января 2003 г․ | 50 лет | 1 января 2003 г․ |
| Трудовые книжки, оформленные до 1 января 2003 г․ | 75 лет | До 1 января 2003 г․ |
Таким образом, если организация завершила делопроизводство трудовой книжки до 1 января 2003 г․, она должна хранить её 75 лет․ Для всех остальных случаев срок составляет 50 лет․
Что подразумевает «завершенное» делопроизводство?
Трудовая книжка считается завершённой, когда в ней зафиксированы все записи о трудовом стаже работника и после последней записи она не пополняется․ После завершения делопроизводства книга переходит в архив и хранится в соответствии с установленными сроками․
Где хранить трудовые книжки?
Организации обязаны хранить трудовые книжки в специально отведённых местах, которые обеспечивают:
- Защиту от огня, воды, влаги и прямого солнечного света․
- Контроль доступа – только уполномоченные лица (кадровый отдел, архивный персонал)․
- Наличие системы учёта – каждая книга должна иметь уникальный номер и быть зарегистрирована в журнале учета․
Внутренние архивы организаций могут размещаться в:
- Кадровом отделе (если он имеет собственный архив)․
- Специализированном архивном помещении (с температурным режимом +2…+6 °C и влажностью 45–55 %)․
- Внешних архивных компаниях, если организация не имеет собственного помещения․
Как оформить хранение?
При хранении трудовых книжек необходимо соблюдать следующие требования:
- Использовать бланки трудовых книжек и вкладыши, утверждённые приказом Минтруда № 320н․
- Вести журнал учета с указанием номера книги, даты поступления, фамилии работника и места хранения․
- Периодически проверять состояние документов и при необходимости пересохранять их в новые, более надёжные материалы․
- В случае уничтожения книги (например, по решению работника) необходимо оформить акт уничтожения и зарегистрировать его в журнале․
Что делать с копиями и электронными версиями?
В соответствии с действующим законодательством копии трудовых книжек, сделанные в целях подтверждения трудового стажа, не подлежат хранению в архиве․ Однако электронные версии, если они были созданы в рамках цифровой трансформации, могут храниться в течение 50 лет, но только в формате, который гарантирует их неизменность и доступность․
Практический чек‑лист для кадрового отдела
- Проверьте, какие книги относятся к каждой группе (до/после 2003 г․)․
- Убедитесь, что все книги находятся в защищённом месте․
- Обновите журнал учёта, добавив новые книги и отметив даты начала хранения․
- Проведите инвентаризацию: сверка номеров книг с реальными экземплярами․
- Проведите обучение персонала по правилам доступа и работы с архивом․
- Планируйте пересохранение документов каждые 10 лет․
Как избежать штрафов и проверок?
Нарушения правил хранения трудовых книжек могут привести к штрафам и проверкам со стороны Федеральной службы по труду․ Чтобы избежать проблем:
- Соблюдайте сроки хранения точно․
- Храните книги в соответствии с требованиями ГОСТ и ФЗ «О персональных данных»․
- Проводите регулярные проверки и аудит․
- Сохраняйте все документы, связанные с хранением (акты, протоколы, отчёты)․
Новый порядок хранения трудовых книжек, действующий с 1 января 2023 г․, предусматривает:
- 50‑летний срок хранения для всех документов, поступивших после 2003 г․
- 75‑летний срок для документов, оформленных до 2003 г․
- Обязательное использование новых бланков, утверждённых приказом Минтруда № 320н․
- Тщательное хранение в защищённых условиях и ведение учёта․
Соблюдение этих правил обеспечит законность работы кадрового отдела, защиту интересов работников и избежание штрафов․
Ссылки на нормативные акты:
- Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г․ № 225 (ред․ от 25 марта 2013 г․) – КонсультантПлюс
- Приказ Минтруда России от 19 мая 2021 г․ № 320н – Минтруд РФ
Следуйте этим рекомендациям, и ваша организация будет полностью соответствовать требованиям законодательства․