Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника, его квалификацию и основания для получения социальных льгот. С 2020‑го года в России активно внедряется электронный вариант трудовой книжки (ЭТК), однако бумажный документ остаётся обязательным, если работник не отказался от него. В статье рассмотрены все актуальные нормы, порядок оформления, ведения и хранения как бумажных, так и электронных трудовых книжек.

Нормативно‑правовая база

Ключевые нормативные акты, регулирующие трудовые книжки:

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статьи 66‑66.1, 67, 68, 69.
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках».
• Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» (действует с ).
• Приказ Минтруда России от № 588н «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (в ред. Приказа Минтруда от № 320н).
• Федеральный закон от № 400‑ФЗ «Об электронных трудовых книжках».
• Постановления Правительства РФ, вносящие изменения: № 51 , № 132 , № 373 , № 257 .

Все перечисленные документы доступны в официальных правовых системах (КонсультантПлюс, Гарант) и на сайте Минтруда РФ.

Оформление первой (бумажной) трудовой книжки

Кто обязан оформить

Работодатель обязан оформить трудовую книжку каждому работнику, приня­тому на работу впервые, в т.ч. несовершеннолетним, в присутствии работника.

Сроки оформления

1. Трудовая книжка должна быть выдана не позднее недельного срока со дня приема на работу (п. 8 Приказа 320н).
2. Запись о приёме на работу вносится в течение трёх рабочих дней после выдачи книжки.

Порядок заполнения титульного листа

Титульный лист заполняется работодателем в следующем порядке (см. образец в Приложении N 2 Приказа 320н):

• Фамилия, имя, отчество работника;
• Дата рождения;
• Серия и номер паспорта (или иного удостоверения личности);
• СНИЛС;
• Наименование работодателя, ИНН, ОКПО, адрес.

Пример заполнения (бумажный вариант)

Для наглядности приведён типовой образец (см. скачать PDF).

Ведение записей в трудовой книжке

Что и когда вносится

Записи вносятся в соответствии с формулировками ТК РФ и Приказа 320н. Основные записи:

Как оформляются записи

• Запись делается чернильной ручкой (чёрный или синий цвет);
• Текст записывается прописными буквами, без сокращений, в полном объёме;
• Указывается статья ТК РФ, на основании которой делается запись (например, «ст. 66 ТК РФ»);
• Подпись и печать работодателя ставятся внизу записи.

Исправления и корректировки

Если в запись допущена ошибка, её исправляют следующим образом (п. 12 Приказа 320н):

1. Ставится черта через ошибочный текст;
2. Вносятся исправления в том же месте;
3. Подпись и печать лица, вносящего исправление, с указанием даты.

Хранение и учёт трудовых книжек

Обязанность работодателя

Работодатель обязан вести реестр трудовых книжек, хранить их в надёжном месте и обеспечивать их сохранность в течение всего срока действия (п. 35 Приказа 320н).

Сроки хранения

• Бумажные трудовые книжки – минимум 5 лет после увольнения работника.
• Электронные записи – в ПФР хранятся в течение 10 лет после окончания трудовой деятельности.

Доступ к сведениям

Работник имеет право в любой момент получить выписку из своей трудовой книжки (бумажной или электронной) и копию записей, хранящихся в ПФР.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Что такое ЭТК

ЭТК – цифровой аналог бумажной трудовой книжки, хранящийся в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР). С 1 января 2020 года введён закон о её использовании, а к 1 января 2026 года завершается переходный период, после чего большинство новых записей будет вестись в электронном виде.

Как оформить ЭТК

1. Работник подаёт заявление в письменной форме (или через личный кабинет ПФР) о желании вести электронную трудовую книжку.
2. Работодатель регистрирует работника в системе ПФР, заполняет форму СТД‑Р (сведения о трудовой деятельности) и передаёт её в ПФР в течение 3 дней.
3. ПФР присваивает уникальный идентификатор и формирует электронный документ, доступный работнику через личный кабинет «Госуслуги» или мобильное приложение ПФР.

Заполнение записей в ЭТК

Все записи, которые в бумажной книжке делаются в соответствии с Приказом 320н, в ЭТК вносятся автоматически системой ПФР на основании переданных работодателем данных. При этом:

• Работодатель указывает точную статью ТК РФ и дату события;
• ПФР формирует запись в едином формате, доступном для просмотра работником;
• При необходимости работник может запросить корректировку (например, исправление даты увольнения) через работодателя.

При увольнении

1. Работодатель формирует приказ об увольнении и передаёт сведения в ПФР (форма СТД‑Р).
2. ПФР автоматически закрывает запись о трудовой деятельности и генерирует справку о трудовом стаже.
3. Работник получает уведомление в личном кабинете и может распечатать справку.

Переходный период (2021‑2025)

В течение переходного периода допускается одновременное ведение бумажной и электронной книжек. Если работник не подал заявление об отказе от бумажного варианта, обе формы сохраняются.

Дубликаты и замена трудовых книжек

Когда нужен дубликат

• Потеря, кража или уничтожение оригинала;
• Повреждение, делающие запись нечитаемой;
• Изменение фамилии, имени, отчества (по желанию работника).

Порядок получения дубликата

1. Работник подаёт заявление в отдел кадров (бумажный вариант) или в ПФР (ЭТК) с указанием причины.
2. Работодатель проверяет отсутствие записей в оригинале и оформляет приказ о выдаче дубликата.
3. Для бумажного дубликата оформляется новый титульный лист, а в него вносятся все прежние записи в точном порядке.
4. Электронный дубликат формируется автоматически в системе ПФР после подтверждения факта утраты оригинала.

Сроки

Согласно Приказу 320н, дубликат должен быть выдан не позднее 10 дней со дня подачи заявления.

Ответственность работодателя

• За несоблюдение сроков оформления и внесения записей – штраф до 200 000 рублей (п. 4 ст. 5.27 КоАП РФ).
• За отсутствие реестра трудовых книжек – административная ответственность в виде штрафа 30 000–50 000 рублей для юридических лиц.
• За преднамеренное искажение сведений в трудовой книжке – уголовная ответственность (ст. 285.1 УК РФ).

Практические рекомендации для работодателей

1. Создайте внутренний регламент по ведению трудовых книжек, согласованный с отделом кадров и юридическим отделом.
2. Обучите ответственных сотрудников (HR‑менеджеров) работе с формами СТД‑Р и СТД‑ЭТК.
3. Внедрите электронный архив реестра бумажных книжек (скан‑копии) – это упростит поиск и контроль.
4. Регулярно проверяйте соответствие записей в бумажных книжках и в ПФР (раз в квартал).
5. Обеспечьте возможность работникам получать выписку из ЭТК через мобильное приложение без обращения в отдел кадров.
6. Сохраняйте копии всех приказов и договоров, связанных с изменениями в трудовой книжке, минимум 5 лет.

Оформление и ведение трудовых книжек – важный элемент кадровой политики любой организации. С 2020‑го года в России происходит переход к полностью электронному учёту трудовой истории, однако знание правил работы с бумажным документом остаётся обязательным. Соблюдение нормативных требований, своевременное внесение записей и надёжное хранение (как бумажных, так и электронных) позволяют избежать штрафов, обеспечить правовую защиту работников и упростить расчёт пенсионных прав.

Следуя рекомендациям, изложенным в данной статье, вы сможете выстроить надёжную систему учёта трудовой деятельности, соответствующую современным требованиям законодательства РФ.