С 1 января 2023 года вступили в силу новые правила‚ регулирующие изготовление и обеспечение работодателей бланками трудовых книжек и вкладышей к ним. Эти изменения были утверждены Приказом Минфина России от № 55н‚ который заменил устаревший Приказ № 117н от . На 2026 год данные правила остаются в силе и требуют от работодателей четкого соблюдения процедур приобретения‚ учета и хранения бланков трудовых книжек.

Кто теперь может изготавливать и распространять бланки трудовых книжек?

Ранее исключительное право на изготовление бланков трудовых книжек принадлежало Объединению государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков (Объединение ГОЗНАК) — подведомственной организации Минфина России. С 2023 года эта монополия отменена.

Согласно п. 5 Приказа № 55н‚ изготовлением и распространением бланков трудовых книжек и вкладышей вправе заниматься:

• юридические лица;
• индивидуальные предприниматели (ИП).

Такие организации и лица называются распространителями. Они должны быть включены в официальный реестр‚ утвержденный Минфином России. Перечень легальных распространителей публикуется на сайте Московской печатной фабрики — одного из ключевых участников системы.

Примеры легальных распространителей на 2026 год:

• ООО «СпецБланк» — г. Москва‚ ул. Элеваторная‚ д. 11‚ тел.: (495) -40-09-66
• ООО «Бланк-Сервис» — г. Санкт-Петербург
• ИП Петров А.В. — г. Екатеринбург

Важно: работодатели не имеют права самостоятельно печатать или изготавливать бланки трудовых книжек — даже с использованием специализированной полиграфии. Нарушение этого правила влечет административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.

Как работодатели могут приобрести бланки трудовых книжек?

Порядок приобретения бланков строго регламентирован:

1. Работодатель обращается к официальному распространителю (изготовителю)‚ внесенному в реестр Минфина.
2. Заключается договор на поставку бланков трудовых книжек и (или) вкладышей.
3. Доставка осуществляется службами доставки защищенной полиграфической продукции (например‚ с использованием герметичной упаковки‚ маркировки‚ контрольных кодов);
4. При получении бланков работодатель обязан проверить целостность упаковки‚ наличие защитных элементов и соответствие серии и номеров реестру.

Доставка может осуществляться как курьерской службой‚ так и почтовыми услугами с обязательной передачей под расписку. Важно: бланки не могут быть переданы через третьих лиц‚ не имеющих статуса распространителя.

Что входит в комплект бланка трудовой книжки?

Бланк трудовой книжки, это бланк строгой отчетности с комплексом защитных элементов‚ включающих:

• водяные знаки;
• микротекст;
• термочувствительные элементы;
• уникальный серийный номер;
• голографические наклейки;
• защитная краска‚ изменяющая цвет при сканировании.

Также в комплект входят вкладыши в трудовую книжку — дополнительные листы‚ вшиваемые в книжку при заполнении всех страниц основного раздела (п. 38 Правил‚ утвержденных Постановлением Правительства РФ от № 225).

Исключение: работодатели-физические лица

Особое положение предусмотрено для работодателей — физических лиц‚ не зарегистрированных в качестве ИП (например‚ няни‚ репетиторы‚ домашние помощники‚ заключившие трудовой договор с работником).

Согласно п. 5 Приказа № 55н‚ такие работодатели не обязаны приобретать бланки через распространителей. Они могут получить бланк трудовой книжки бесплатно в органах службы занятости или в МФЦ по месту жительства работника. При этом бланк выдается в строго ограниченном количестве — только один на работника.

Учет бланков трудовых книжек в организации

Каждый работодатель (за исключением физлиц‚ не являющихся ИП) обязан вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек. Эта книга ведется в форме‚ утвержденной Минтрудом России‚ и должна содержать:

• дату поступления бланков;
• серийный номер и количество;
• наименование и реквизиты поставщика;
• дату выдачи бланка работнику;
• ФИО работника‚ получившего книжку;
• подпись ответственного лица.

Книга хранится в течение 5 лет после последней записи. Ее ведение — обязательное требование‚ проверяемое трудовой инспекцией при плановых и внеплановых проверках.

Важные изменения 2023–2026 годов

• Отмена монополии Объединения ГОЗНАК, теперь рынок открыт для частных производителей.
• Обязательная защита бланков — все новые бланки должны соответствовать ГОСТ Р 57583-2017 и иметь не менее 7 защитных элементов.
• Запрет на использование старых бланков, с 1 января 2025 года бланки‚ выпущенные до 2023 года‚ считаются недействительными для выдачи новым работникам (для уже выданных книжек — сохраняется действие).
• Электронные трудовые книжки — при наличии электронной трудовой книжки (ЭТК) работодатель не обязан выдавать бумажную‚ но обязан обеспечить работникам возможность получения бумажного варианта по запросу (ст. 23 ТК РФ).

Что делать‚ если бланк утерян или поврежден?

Если бланк трудовой книжки был утерян или испорчен до выдачи работнику‚ работодатель обязан:

1. Составить акт о потере или повреждении (в произвольной форме‚ но с указанием серии и номера).
2. Немедленно сообщить об этом распространителю‚ через которого бланк был приобретен.
3. Заказать новый бланк — с указанием причины замены.
4. Внести запись в приходно-расходную книгу о списании поврежденного бланка.

Повторная выдача бланка с тем же номером запрещена. Новый бланк получает новый серийный номер.

Ответственность за нарушения

Нарушение правил обеспечения работодателей бланками трудовых книжек влечет административную ответственность:

• За использование незаконных бланков — штраф до 50 000 руб. для организации (ст. 5.27 КоАП РФ).
• За отсутствие учетной книги — штраф от 5 000 до 10 000 руб. для ИП‚ до 50 000 руб. для юрлиц.
• За выдачу книжки без регистрации в учете — штраф до 20 000 руб.

В случае выявления поддельных бланков — дело передается в правоохранительные органы.

1. Не покупайте бланки у непроверенных поставщиков — проверяйте их в реестре на сайте Московской печатной фабрики.
2. Ведите приходно-расходную книгу — это не формальность‚ а обязательное требование закона.
3. Не используйте старые бланки, с 2025 года они не подлежат выдаче новым работникам.
4. Физлицам — не ИП — получайте бланки бесплатно в МФЦ или службе занятости.
5. При смене поставщика — сохраняйте все договоры и акты приема-передачи.

Соблюдение этих правил не только защищает работодателя от штрафов‚ но и обеспечивает юридическую чистоту трудовых отношений‚ сохраняя доверие работников к документам‚ подтверждающим их стаж и права.

Важно! Информация о распространителях и образцах бланков регулярно обновляется на официальном сайте Минфина России: https://www.minfin.ru — рекомендуем проверять актуальность перед заключением договоров.