Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий факт трудовой деятельности гражданина. В ней фиксируются все места работы, сроки их исполнения, должности, а также причины увольнения. В случае, если в одном из «вкладышей» (первый, второй, третий и т.д.) уже закончилась запись, но работник продолжает трудиться в том же месте, необходимо правильно продолжить запись, чтобы избежать ошибок, которые могут повлиять на пенсионный возраст, расчёт пенсии и другие социальные выплаты.
Что такое «вкладыш» в трудовой книжке?
Трудовая книжка состоит из нескольких страниц, каждая из которых называется «вкладыш». Вкладш содержит одну запись о месте работы. Если в одном из вкладов запись закончилась (например, работник уволился), но в дальнейшем он снова начинает работать в той же компании, то для новой записи необходимо открыть новый вкладш.
Когда открывается новый вкладш?
- При смене места работы.
- При переходе на другую должность в том же месте работы, если это сопровождается изменением условий труда.
- При восстановлении после увольнения.
- При переходе на другой режим работы (например, с постоянной занятости на временную).
Правила продолжения записи в новом вкладше
- Подготовка документов – работодателю необходимо подготовить приказ о приёме на работу (или о восстановлении) и приказ о назначении на должность. В приказе указываются дата начала работы, должность, место работы, а также сведения о заработной плате и условиях труда.
- Заполнение формата «Вкладш №X» – в новом вкладше введите:
- Наименование организации.
- Адрес организации.
- Должность сотрудника.
- Дата начала работы в этом месте.
- Дата окончания работы (если она известна).
- Сведения о заработной плате и других условиях.
- Подпись руководителя – руководитель (или уполномоченное лицо) подписывает запись и ставит печать организации.
- Согласование с сотрудником – сотрудник проверяет правильность данных и подписывает запись.
- Сохранение оригинала – оригинал трудовой книжки хранится у работодателя, а копия передаётся сотруднику.
Что делать, если в предыдущем вкладше была ошибка?
Если в предыдущем вкладше была допущена ошибка (например, неверно указана дата начала работы), то:
- Выполняется поправка в том же вкладше, если это возможно (обычно допускается до 10 дней с момента обнаружения ошибки).
- Если поправка невозможна, то в новом вкладше указывается «поправка к предыдущей записи» с указанием даты исправления и подписью руководителя.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) и переходный период
С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что:
- Все новые записи ведутся в электронном виде.
- Старые бумажные трудовые книжки могут быть заменены на электронные, но при этом сохраняется юридическая сила записей.
- При переходе на ЭТК работодатели обязаны обеспечить сохранность данных и предоставить сотруднику доступ к своей электронной трудовой книжке.
Как открыть новый вкладш в ЭТК?
- В системе «ЭТК» создаётся новый «вкладш» с теми же данными, что и в бумажной версии.
- Заполняется электронный шаблон с указанием даты начала работы, должности, адреса организации и т.д.
- После проверки и подписи руководителя запись сохраняется в системе.
- Сотрудник получает электронный доступ к своей трудовой книжке и может проверить правильность данных.
Практические советы
- Всегда проверяйте дату начала работы в новом вкладше – она должна совпадать с датой приёма на работу.
- Не забывайте указывать точный адрес организации, особенно если компания имеет несколько филиалов.
- Сохраняйте копии всех приказов и документов, связанных с записью в трудовой книжке.
- При переходе на новую должность в том же месте работы уточните, требуется ли новый вкладш. В большинстве случаев – да, если это сопровождается изменением условий труда.
- Если вы работаете в компании, где уже используется ЭТК, убедитесь, что все данные синхронизированы с бумажной версией, чтобы избежать конфликтов.