С 1 сентября 2025 года (и в 2026 году) правила ведения трудовых книжек претерпели значительные изменения. Самое главное — новые бумажные трудовые книжки вновь принимаемым на работу сотрудникам больше не оформляются. Однако вопрос о подписи работника остаётся актуальным при оформлении вкладышей или дубликатов. В этой статье разберем, в каких случаях подпись сотрудника обязательна, кто и как должен её поставить, а также приведем наглядные примеры.
Ключевое изменение с 1 сентября: подпись только на титульном листе
Согласно нововведениям, подпись самого работника теперь требуется исключительно на титульном листе трудовой книжки (или вкладыша/дубликата) в разделе «Сведения о работнике». Это происходит в двух основных ситуациях:
- При оформлении вкладыша (если у сотрудника уже есть старая книжка, а работодатель выдает новый бланк).
- При получении дубликата трудовой книжки (при утере или порче).
Во всех остальных случаях — при записях о приёме, переводе, увольнении — подпись работника не ставится. Его права защищаются другим способом.
Когда работник должен быть ознакомлен с записями под роспись?
Хотя в самих записях (приём, перевод, увольнение) подпись сотрудника не требуется, закон обязывает работодателя ознакомить работника с этими записями под его роспись. Это делается в Личной карточке работника (форма Т-2) или в ином документе, подтверждающем факт ознакомления.
Пример записи в Личной карточке Т-2:
«Ознакомлен(а) с записью в трудовой книжке о приёме на работу (или об увольнении) от «___» ___________ 20__ г. под роспись.»
____________________ / Иванова А.П. /
(подпись работника)
Обязанность постановки подписи: кто отвечает?
Ответственность за правильность и своевременность заполнения трудовой книжки (или вкладыша/дубликата) полностью лежит на работодателе (организации или индивидуальном предпринимателе).
- Подпись руководителя (или уполномоченного лица) ставится во всех записях о кадровых событиях.
- Подпись работника ставится только на титульном листе в разделе «Сведения о работнике» при первом оформлении документа (вкладыша/дубликата).
- Печать организации проставляется в установленных законом случаях (обычно на титульном листе и при увольнении по инициативе работодателя).
Пример заполнения титульного листа (вкладыша/дубликата) с подписью сотрудника
В разделе «Сведения о работнике» после внесения паспортных данных и других сведений работник ставит свою подпись и дату.
------------------------------------------------------------ | Сведения о работнике: | | Фамилия: Иванов | | Имя: Петр | | Отчество: Сергеевич | | Дата рождения: | | СНИЛС: 123-456-789 00 | | -------------------------------------------------------- | | Подпись работника: _________________ / Иванов П.С. / | | Дата: «___» ___________ 20__ г. | ------------------------------------------------------------
Какие записи в трудовой книжке требуют особого внимания?
При оформлении записей о кадровых изменениях (даже без подписи сотрудника в самой книжке) важно соблюдать формулировки и порядок:
- Приём на работу: «Принят(а) на работу с [должность] с [дата]». Указывается точная дата приказа.
- Перевод на другую постоянную работу: «Переведён(а) на должность [новая должность] с [дата]». Обязательно указывается основание (номер и дата приказа).
- Увольнение: «Уволен(а) с работы [основание, например: по собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)] с [дата]». Копия приказа об увольнении должна быть вручена работнику.
Типичные ошибки и как их избежать
- Ошибка: Требование от сотрудника поставить подпись в каждой записи о приёме/увольнении.
Решение: Помнить, что с это не требуется. Ознакомление фиксируется в Личной карточке Т-2. - Ошибка: Неправильное оформление титульного листа вкладыша/дубликата без подписи работника.
Решение: Обязательно получить подпись сотрудника в разделе «Сведения о работнике» на новом документе. - Ошибка: Отсутствие даты или нечитаемый почерк в подписи руководителя/работника.
Решение: Контролировать четкость и полноту всех подписей и дат.
Подпись сотрудника в 2026 году, это только акт подтверждения его личных данных на титульном листе нового документа (вкладыша/дубликата).
2. Подпись в записях о событиях (приём, увольнение) — не требуется. Ознакомление фиксируется в Личной карточке Т-2.
3. Работодатель (руководитель) несет полную ответственность за корректное ведение трудовой книжки.
4. Всегда сверяйтесь с актуальными нормативными актами (ТК РФ, Постановление Правительства № 722) и внутренними правилами организации.
Примечание: Данная статья носит информационно-справочный характер. Для решения конкретных кадровых ситуаций рекомендуется консультироваться с юристом или контролирующими органами.