Трудовая книжка, это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность сотрудника․ С 2024 года в правила ведения и хранения трудовых книжек были внесены существенные изменения․ Кроме того, обновились и сами бланки․ В этой статье мы подробно разберем, как правильно заполнить новую трудовую книжку, чтобы избежать штрафов от трудовой инспекции․

Новые бланки и правила: что изменилось с 2024 года?

Одно из самых важных нововведений касается производства бланков․ Теперь новые трудовые книжки может выпускать не только Гознак, но и любые другие предприятия, которые соответствуют строгим требованиям․ Актуальный список таких производителей обязательно публикуется на официальном сайте Гознака․

Важно! Менять старые трудовые книжки на новые образцы не нужно․ Если сотрудник устраивается на работу и приносит книжку старого образца, работодатель обязан продолжить внесение записей в нее в обычном порядке․

Ведение бумажных трудовых книжек теперь регулируется новым Порядком (утвержден Приказом № 320н)․ Также стоит помнить про электронные трудовые книжки (ЭТК): если человек впервые устраивается на работу, ему оформляется только ЭТК, бумажный аналог не заводится; Брать с такого сотрудника заявление о выборе формата не нужно, так как у него этого права выбора просто нет․

Общие правила заполнения

Бумажная трудовая книжка оформляется на работника, который отработал у данного работодателя свыше 5 дней․ При заполнении необходимо соблюдать следующие базовые принципы:

• Записи вносятся аккуратно, без помарок и исправлений (замазки и корректоры строго запрещены)․
• Используются перьевые, гелевые или капиллярные ручки․ Чернила должны быть световодостойкими: черного, синего или фиолетового цвета․
• Все даты записываются арабскими цифрами: число и месяц — двузначными, год — четырехзначными (например, )․
• Сокращение слов не допускается (нельзя писать «пр․» вместо «приказ», «расп․» вместо «распоряжение» и т․д․)․

Заполнение ьного листа

ьный лист — это лицо документа․ Ошибки на нем недопустимы․ Рассмотрим поэтапно, какие сведения здесь указываются:

1. ФИО работника․ Указывается полностью, без сокращений, в именительном падеже (как в паспорте)․
2. Дата рождения․ Вносится на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность․
3. Образование․ Указывается на основании аттестата, диплома или другого документа об образовании․ Записи могут быть: «среднее», «среднее профессиональное», «высшее» и т․д․
4. Профессия, специальность․ Вписывается на основании диплома (например, «Юрист», «Экономист»)․ Если специальности нет, оставляется пустой․
5. Дата заполнения трудовой книжки․
6. Подпись работника․ После проверки внесенных данных сотрудник ставит свою подпись․
7. Подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек․ Указывается его должность, расписывается ответственный сотрудник․
8. Печать организации․ Ставится при наличии печати (с 2024 года, если организация работает без печати, это не является нарушением)․

Изменение данных на ьном листе

Если у сотрудника изменилась фамилия (например, в связи с вступлением в брак), старая фамилия зачеркивается одной тонкой чертой, а новая пишется рядом․ На внутренней стороне обложки делается ссылка на документ, подтверждающий изменение (например, свидетельство о браке), с указанием его номера и даты; Эта запись заверяется подписью ответственного лица и печатью (при наличии)․

Заполнение раздела «Сведения о работе»

Это самый объемный раздел, куда вносится информация о приеме, переводах и увольнении․ Раздел состоит из 4 граф:

1. Графа 1 (№ записи)․ Проставляется порядковый номер записи․
2. Графа 2 (Дата)․ Указывается дата события (приема, перевода, увольнения) арабскими цифрами․
3. Графа 3 (Сведения о работе)․ Здесь в виде заголовка (без номера и даты) пишется полное и сокращенное (при наличии) наименование организации․ Под этим заголовком вносится сама запись․ Например: «Принят в отдел кадров на должность специалиста по кадрам»․ Если должность предполагает льготы, нужно указать код категории работника․
4. Графа 4 (Основание)․ Указываются реквизиты приказа (распоряжения) работодателя, на основании которого внесена запись (дата и номер)․ Например: «Приказ от № 12-к»․

Что делать, если место закончилось?

Если на основном бланке в разделе «Сведения о работе» не осталось свободных строк для новых записей, необходимо использовать вкладыш․ Вкладыш вшивается в трудовую книжку, и ведение записей продолжается в нем․ На ьном листе самой трудовой книжки ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается его серия и номер․

Оформление дубликата

В случае утери или порчи трудовой книжки работодатель обязан оформить ее дубликат․ Согласно новым правилам (ч․ 3 ст․ 50 ТК-2024), оформить дубликат можно на бланке нового образца, даже если утерянная книжка была старого формата․ В дубликат вносятся:

• Общий стаж работы до поступления к данному работодателю (подтвержденный документами);
• Сведения о работе и награждениях по последнему месту работы․

Если сотрудник устраивается на работу и заявляет, что у него нет трудовой книжки (по причине потери или иным обстоятельствам), он должен написать заявление с указанием причины ее отсутствия․ На основании этого заявления работодатель заводит новую трудовую книжку․

Учет трудовых книжек

Работодатель обязан вести учет всех трудовых книжек․ Для этого используется Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них․ Форму журнала можно разработать самостоятельно с 2024 года, либо использовать унифицированную․ В журнал вносятся данные о принятых от сотрудников бланках и о выданных им новых трудовых книжках․

Краткий чек-лист для кадровика

• Убедитесь, что бланк приобретен у сертифицированного производителя (список на сайте Гознака)․
• Впервые устраивающемуся на работу бумажную книжку не заводим — только ЭТК․
• Старые книжки не меняем, продолжаем вести по-старому․
• На ьном листе проверяем документы (паспорт, диплом) и даем расписаться работнику․
• В разделе «Сведения о работе» не забываем указывать полное название организации-работодателя․
• При нехватке места заводим вкладыш․
• Все записи дублируем в книге учета движения трудовых книжек․

Соблюдение этих простых правил и актуальных требований законодательства позволит вам безошибочно заполнять новые трудовые книжки и избежать проблем при проверках․