Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности и стаже работника. Правильное её оформление – гарантия соответствия требованиям законодательства и отсутствия рисков при проверках. Ниже представлено подробное руководство с примерами заполнения, правилами и ответственностью.

Нормативно‑правовая база

Для правильного ведения трудовых книжек необходимо знать ключевые документы:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 65, 66, 70)
• Постановление Правительства РФ № 1, от «Об утверждении формы и порядка ведения трудовых книжек»
• Приказ Минтруда России № 12‑2024 «Об утверждении новой формы трудовых книжек»
• СТД‑ПФР (в редакции 2026 г.)
• Форма СЗВ‑ТД (заявление о выборе способа ведения книжки)

Кто отвечает за заполнение?

Ответственность распределяется следующим образом:

1. Работодатель (руководитель организации) – утверждает форму, контролирует своевременное заполнение.
2. Специалист по кадрам – непосредственно вносит сведения в книжку.
3. Сам работник – может подать заявление о выборе способа ведения (бумажный/электронный).

Формы ведения трудовых книжек

Начиная с 2021 г. допускается два варианта:

• Бумажная – классический вариант, заполняется вручную.
• Электронная – хранится в личном кабинете на портале ПФР.

Оба варианта действительны, если работник не отказался от бумажного варианта.

Электронный вариант

Для перехода на электронный формат необходимо:

1. Получить от работника заявление в форме СЗВ‑ТД.
2. Внести данные в электронный журнал учета (Электронный трудовой справочник).
3. Сохранить подтверждение отправки в личный кабинет ПФР.

Бумажный вариант

Если заявление не получено, ведётся бумажная книжка. При этом:

• Заполняются поля согласно Приложению № 1 к приказу Минтруда.
• Вкладка «Возраст» и «Дата рождения» обязательна.
• Все подписи (работодателя, работника) делаются в оригинальном виде.

Примеры заполнения трудовых книжек

Приём на работу

Допустим, 15 марта 2026 г. в организацию пришёл Иван Иванович Петров. Ниже – пример заполнения соответствующих страниц.

Перевод в другое подразделение

При перемещении сотрудника из одного отдела в другой вносятся изменения в соответствующие строки.

Дата изменения: 
Подразделение: Отдел маркетинга
Должность: Специалист по маркете
Примечание: Перевод по инициативе работодателя

Увольнение по собственному желанию

При увольнении 30 ноября 2026 г. в книжке указываются сведения об окончании трудовых отношений.

• Дата увольнения –
• Причина увольнения – «по собственному желанию»
• Последний рабочий день –
• Подпись сторон – работодатель и работник

Ошибка в записи и её исправление

Если в записи допущена ошибка (например, указана неверная дата начала работы), её необходимо исправить согласно п. 5 ст. 66 ТК РФ.

1. Сотрудник подаёт заявление об исправлении ошибки.
2. Работодатель вносит поправку вручную, подписывает обе стороны.
3. В журнале фиксируется дата исправления и номер листа.

Как правильно работать с трудовыми книжками в 2026 году

Соблюдайте следующие правила:

• Своевременность – заполняйте книжку в течение 30 дней с даты начала работы.
• Точность – все сведения должны соответствовать оригиналам (договоры, приказы, справки).
• Конфиденциальность – данные храните в защищённом месте, доступ к ним имеют только уполномоченные лица.
• Обновление – при изменении данных (перевод, повышение, сокращение) вносите изменения в течение 5 рабочих дней.
• Хранение – оригиналы книжек храните в архиве организации не менее 50 лет после увольнения.

Скачивание шаблонов и образцов

Для удобства вы можете скачать готовые формы:

1. Бланк бумажной трудовой книжки (2026)
2. Пример заполнения трудовой книжки
3. Заявление СЗВ‑ТД

Эти документы доступны бесплатно и могут использоваться без ограничения срока.

Часто задаваемые вопросы

• Вопрос: Можно ли одновременно вести бумажную и электронную книжки?
  Ответ: Да, если работник не отказался от бумажного варианта.
• Вопрос: Что делать, если в книжке пропущена запись о работе в предыдущей организации?
  Ответ: Внести сведения в соответствующее поле, приложив копию трудового договора или справку из предыдущего места работы.
• Вопрос: Как оформить запись о стаже, полученном до  г.?
  Ответ: С 2026 г. такие сведения отражаются в выписке СТД‑ПФР, но в самой книжке указываются только данные с даты начала текущей работы.

Ведение трудовых книжек – обязательный и ответственный процесс. Правильное заполнение, своевременное обновление и соблюдение нормативных требований позволяют избежать штрафов и упростить работу с персоналом. Используйте приведённые примеры и шаблоны, следите за изменениями законодательства и регулярно проверяйте актуальность данных.

Для более детальной консультации рекомендуем обратиться к специалисту по кадровому праву или воспользоваться ресурсами, где собраны актуальные нормативные акты и практические рекомендации.