С 1 сентября 2021 года в России вступили в силу новые правила ведения, учёта и хранения трудовых книжек, утверждённые приказом Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н. Эти изменения затронули как бумажный, так и электронный формат документа, упростили порядок учёта бланков и ввели ряд важных novelties, которые актуальны и в 2026 году.

Что изменилось с 1 сентября 2021 года?

• Упрощён порядок учёта бланков трудовых книжек. Теперь учёт бланков осуществляется только по запросу сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек (ранее требовался ежемесячный журнал учёта).
• Обновлён бланк и форма трудовой книжки. Приказ № 320н утвердил новый образец (приложение 1) и порядок её заполнения.
• Отменены требования по сургутной печати и опломбированию. С 1 сентября 2021 года больше не нужно ставить сургучную печать на каждой записи и опломбовывать книжку.
• Уточнён порядок ведения и хранения; Приложение 2 к приказу определяет, как вести учёт трудовых книжек, где их хранить и как обеспечивать конфиденциальность.
• Отменено Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках». Все положения этого документа утратили силу с 1 сентября 2021 года.

Действие новых правил рассчитано на период с 1 сентября 2021 года по 1 сентября 2027 года (см. новости ГАРАНТ.РУ).

Новый бланк трудовой книжки

Согласно приложению 1 приказа № 320н, бланк трудовой книжки имеет следующий структурированный вид:

1. ьный лист (ФИО, дата рождения, образование, профессия, специальность).
2. Раздел «Сведения о работе» (даты приёма и увольнения, наименование организации, должность, основание записи).
3. Раздел «Сведения о наградах и поощрениях».
4. Раздел «Сведения о повышении квалификации и переподготовке».
5. Заключительная часть (подписи работника и работодателя, дата выдачи).

Важно: бланк печатается на обычной бумаге формата A4, без необходимости использования специальной водяной марки или сургучной печати.

Порядок учёта и хранения трудовых книжек

Согласно приложению 2 приказа № 320н:

• Учёт бланков. Ведётся в электронном или бумажном журнале по запросу ответственного лица. Журнал содержит: номер бланка, дата получения, ФИО сотрудника, дата выдачи книжки.
• Хранение трудовых книжек. Книжки хранятся в отдельном шкафу или сейфе, обеспечивающем защиту от несанкционированного доступа, пожара и влаги. Хранение осуществляется в течение 50 лет после увольнения сотрудника (или до достижения им пенсионного возраста, если это позже).
• Конфиденциальность. Доступ к книжкам имеют только уполномоченные сотрудники кадровой службы и бухгалтерии.

Эти требования значительно сокращают административную нагрузку на кадровые службы.

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

Переход на электронный формат начался ещё раньше, но с 2021 года он получил нормативное закрепление:

• Окончание переходного периода. С 1 января 2021 года сотрудники могли выбрать форму ведения трудовой книжки (бумажную или электронную). После этой даты выбор считается окончательным.
• Обязательность ЭТК для новых сотрудников. С 1 сентября 2021 года** гражданин, впервые устроившийся на работу, может оформить только электронную трудовую книжку. Бумажный вариант выдаётся только тем, кто уже имел бумажную книжку до этой даты и пожелал её сохранить.
• Возможность дублирования. Граждане могут подтверждать сведения о трудовой деятельности как в бумажном, так и в электронном виде (см. новости ГАРАНТ.РУ от 20 июля 2020 года).
• Завершение переходного периода по внедрению ЭТК. С 1 января 2026 года** в России завершается переходный период, после которого все трудовые отношения должны отражаться исключительно в электронном формате. Это означает, что новые записи в бумажных книжках больше не допускаются, а существующие бумажные книжки сохраняются только как архивные документы.

Электронная трудовая книжка ведётся в системе «Социальное страхование» (СФР) и доступна работнику через личный кабинет на портале «Госуслуги».

Особенности ведения бумажных трудовых книжек после 2021 года

Для тех сотрудников, у которых уже была бумажная трудовая книжка до 1 сентября 2021 года, действуют следующие правила:

• Записи вносятся по обновлённому бланку (приложение 1).
• Не требуется сургучная печать и опломбирование.
• Учёт бланков ведётся по запросу ответственного лица.
• Хранение осуществляется в соответствии с приложением 2 приказа № 320н (сериал № 63748 в Минюсте РФ).
• При увольнении сотрудника выдаётся оригинал книжки; копия остаётся у работодателя в течение установленного срока хранения.

Если сотрудник потерял бумажную книжку, он может запросить её восстановление в электронном виде через СФР, после чего бумажный вариант больше не выдаётся.

Практические рекомендации для работодателей (2026 год)

Чтобы избежать штрафов и обеспечить корректное ведение трудовых книжек, работодателям следует:

1. Провести инвентаризацию всех трудовых книжек (бумажных и электронных) и убедиться, что каждая из них оформлена по новому бланку.
2. Обновить внутренние нормативные акты (положение о кадровом учёте, инструкцию по ведению трудовых книжек) в соответствии с приказом № 320н.
3. Обеспечить обучение сотрудников кадровой службы новым правилам учёта бланков и хранения.
4. Внедрить или проверить работу с электронной трудовой книжкой в системе СФР, обеспечив доступ сотрудников к их личным кабинетам.
5. Архивировать бумажные книжки сотрудников, уволенных до 1 сентября 2021 года, в отдельном помещении с контролем доступа и условиями хранения (сухое, прохладное помещение, защита от света).
6. При приёме новых сотрудников оформлять исключительно электронную трудовую книжку и информировать их о возможности получения выписки из ЭТК через «Госуслуги».
7. Вести журнал учёта бланков трудовых книжек только по запросу ответственного лица, фиксируя дату получения, номер бланка и ФИО сотрудника.

Соблюдение этих пунктов minimизирует риски возникновения претензий со стороны трудовой инспекции и обеспечит прозрачность кадрового документооборота.

С 1 сентября 2021 года порядок ведения трудовых книжек претерпел значительные изменения: упрощён учёт бланков, обновлён бланк и форма документа, отменены устаревшие требования по сургутной печати и опломбированию, а также закреплён переход к электронному учету трудовой деятельности. К 2026 году переходный период завершён, и электронная трудовая книжка становится обязательной формой для всех newly hired сотрудников, тогда как бумажные варианты сохраняються лишь как архивные документы для тех, кто оформил их до реформы.

Понимание и правильное применение новых норм позволит работодателям избежать штрафов, сократить административную нагрузку и обеспечить надёжное хранение сведений о трудовой деятельности своих сотрудников.

Статья подготовлена на основе информации из открытых источников, актуальной на 23 мая 2026 года.