Важно! С 1 января 2026 года в России завершается переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Это означает‚ что при первом трудоустройстве оформляется только электронная форма. Однако в некоторых случаях может потребоваться бумажная трудовая книжка. В этой статье мы разберём все возможные сценарии и подробно расскажем‚ как правильно оформить трудовую книжку в 2026 году.
⚠️ САМОЕ ГЛАВНОЕ:
- С 2021 года при первичном трудоустройстве оформляют только электронную трудовую книжку (ЭТК)
- Бумажная трудовая книжка оформляется только в случае перехода с ЭТК на бумажную (если сотрудник ранее не отказывался от бумажной формы)
- Работодатель обязан запросить бумажную трудовую книжку при трудоустройстве для проверки закрывающих записей
- Электронная трудовая книжка — это не физический документ‚ а цифровая запись в системе СФР
📌 Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК) и как она работает?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровая база данных‚ в которой хранится информация о вашем трудовом стаже:
- Места работы
- Должности
- Даты приёма и увольнения
- Причины увольнения
Вместо физической книжки работодатель сдаёт отчёт ЕФС-1 в СФР (Социалфонд России). Вы можете получить выписку из ЭТК в следующих формах:
Формы выписок из ЭТК:
- СТД-Р — стандартная выписка (выдаётся работодателем‚ в МФЦ‚ через госуслуги)
- СТД-СФР — выписка из системы СФР (доступна через личный кабинет на госуслугах)
📝 Когда оформляется бумажная трудовая книжка в 2026 году?
Согласно действующему законодательству‚ бумажная трудовая книжка оформляется только в двух случаях:
- При отказе сотрудника от ЭТК
- При трудоустройстве на новую работу‚ если ранее сотрудник не отказывался от бумажной формы
В 2026 году обратный переход с ЭТК на бумажную не предусмотрен. Однако при устройстве на новое место работы кадровик обязан запросить бумажную трудовую книжку для проверки закрывающих записей.
⚠️ ВАЖНО: Если у вас уже есть бумажная трудовая книжка и вы не писали заявление об отказе от неё‚ то при новом трудоустройстве вам оформят обе формы — и бумажную‚ и электронную.
📋 Как оформить трудовую книжку впервые в 2026 году: пошаговая инструкция
Шаг 1: Соберите необходимые документы
- Паспорт гражданина РФ
- СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счёта)
- ИНН (налоговый номер)
- Документы об образовании (если есть)
Шаг 2: Заключите трудовой договор
Подпишите трудовой договор с работодателем. В нём должны быть указаны:
- Должность
- Оклад
- Условия труда
- Срок действия договора
Шаг 3: Издайте приказ о приёме на работу
Работодатель издаёт приказ о приёме на работу (форма Т-1 или Т-1а). Этот приказ должен быть подписан обеими сторонами.
Шаг 4: Подайте сведения в СФР
Работодатель обязан в течение 3 дней после приёма на работу подать сведения о трудоустройстве в СФР (отчёт ЕФС-1).
Шаг 5: Получите выписку из ЭТК (при необходимости)
Если вам нужна выписка из трудовой книжки‚ вы можете получить её:
- У работодателя
- Через портал госуслуг
- В МФЦ
- В ПФР
📄 Как оформить бумажную трудовую книжку при первом трудоустройстве?
Если вы не отказывались от бумажной трудовой книжки и устраиваетесь на работу впервые‚ то вам оформят бумажную трудовую книжку. Вот как это происходит:
- Заполните ьный лист
- Фамилия‚ имя‚ отчество
- Дата рождения
- Образование
- Профессия‚ специальность
- Внесите запись о приёме на работу
- Подпишите трудовую книжку
- Работником (с указанием даты)
- Работодателем (или ответственным лицом)
На первой странице трудовой книжки указываются:
В разделе «Сведения о работе» делается первая запись:
Принят на должность [название должности] в [название организации] на основании приказа от [дата] № [номер]
Трудовая книжка подписывается:
⚠️ ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ:
- Записи делаются ручкой с чёрной или синей пастой
- Не допускаются помарки‚ подчистки‚ зачёркивания
- Исправления заверяются подписью и печатью (если есть)
- Страницы нумеруются
🔄 Как перейти с электронной на бумажную трудовую книжку?
Обратный переход с ЭТК на бумажную не предусмотрен законодательством. Однако есть исключения:
- Если сотрудник ранее не отказывался от бумажной формы‚ то при новом трудоустройстве ему оформят обе формы
- Если сотрудник хочет иметь бумажную копию‚ он может запросить выписку СТД-Р
ℹ️ ИНТЕРЕСНЫЙ ФАКТ: С 2023 года используются трудовые книжки нового образца (приказ Минтруда №320н и приказ Минфина №55н).
📌 Как получить выписку из электронной трудовой книжки?
Если вам нужна выписка из ЭТК‚ вы можете получить её несколькими способами:
Способ 1: Через портал госуслуг
- Зарегистрируйтесь на портале gosuslugi.ru
- Перейдите в раздел «Выписка из электронной трудовой книжки»
- Нажмите «Получить выписку»
- Выписка формируется в течение 3 рабочих дней (обычно — за несколько минут)
Способ 2: Через работодателя
Вы можете запросить выписку у своего текущего работодателя. Он обязан предоставить её в течение 3 дней.
Способ 3: В МФЦ
Обратитесь в ближайший многофункциональный центр (МФЦ) с паспортом и СНИЛС.
Способ 4: В ПФР
Вы можете получить выписку в отделении Пенсионного фонда России.
📝 Заявление на оформление трудовой книжки: образец
Если вам нужно написать заявление на оформление трудовой книжки‚ вот примерный образец:
Образец заявления на оформление трудовой книжки:
[Ваше ФИО]
[Ваш адрес]
[Ваш телефон]
Директору [название организации]
[название организации]
[адрес организации]
Заявление
Прошу оформить мне трудовую книжку в связи с [указать причину: первое трудоустройство‚ утеря‚ порча и т.д.].
К заявлению прилагаю следующие документы:
- Паспорт
- СНИЛС
- ИНН
- Документы об образовании (при наличии)
[Дата]
[Подпись]
❓ Часто задаваемые вопросы
Можно ли оформить бумажную трудовую книжку в 2026 году при первом трудоустройстве?
Да‚ но только если:
- Вы ранее не отказывались от бумажной формы
- Вы устраиваетесь на работу‚ где бумажная форма всё ещё ведётся
Как проверить‚ есть ли у меня электронная трудовая книжка?
Вы можете проверить наличие ЭТК:
- Через портал госуслуг
- Через личный кабинет на сайте СФР
- У текущего работодателя
Что делать‚ если трудовая книжка утеряна или испорчена?
Если у вас утеряна или испорчена трудовая книжка‚ вам нужно:
- Написать заявление о выдаче дубликата
- Предоставить документы‚ подтверждающие трудовой стаж (трудовые договоры‚ справки с мест работы и т.д.)
- Обратиться к последнему работодателю‚ где была трудовая книжка
- Если последний работодатель не сохранил записи‚ обратитесь в архив
Можно ли отказаться от электронной трудовой книжки?
Нет‚ отказ от ЭТК возможен только при первом трудоустройстве. После этого все записи ведутся в электронном виде.
Как внести исправление в трудовую книжку?
Исправления в трудовую книжку вносятся следующим образом:
- Зачёркивается неправильная запись
- На полях или в конце страницы делается правильная запись
- Исправление заверяется подписью и печатью (если есть)
💡 Полезные советы
- Всегда храните копии трудовых книжек (особенно при смене работы)
- Проверяйте записи в трудовой книжке после каждого увольнения
- Своевременно получайте выписки из ЭТК для подтверждения стажа
- Если у вас нет трудовой книжки‚ запросите выписку СТД-Р у последнего работодателя
⚠️ САМОЕ ВАЖНОЕ ПРАВИЛО:
Всегда проверяйте правильность внесённых записей в трудовую книжку! Ошибки могут привести к проблемам при оформлении пенсии или других социальных выплат.
📚 Нормативные акты
Оформление трудовых книжек регулируется следующими документами:
- Приказ Минтруда России от № 320н — Правила ведения и хранения трудовых книжек
- Приказ Минфина России от № 55н, Форма бланков трудовой книжки
- Федеральный закон от № 439-ФЗ — О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ
В 2026 году оформление трудовой книжки имеет свои особенности:
- При первом трудоустройстве оформляется только ЭТК
- Бумажная трудовая книжка оформляется только в случае отказа от ЭТК или при наличии предыдущей бумажной формы
- Все записи в ЭТК ведутся работодателем в системе СФР
- Выписки из ЭТК можно получить через госуслуги‚ МФЦ или работодателя
Если у вас остались вопросы по оформлению трудовой книжки‚ обратитесь в службу поддержки портала госуслуг или к специалисту по кадрам вашей организации.
Помните: Правильное оформление трудовой книжки — это гарантия ваших трудовых прав и будущей пенсии!
ℹ️ ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ:
Вы всегда можете уточнить информацию о трудовой книжке:
- На официальном сайте Роструда
- Через портал gosuslugi.ru
- В территориальном отделении Пенсионного фонда России