В 2021 году Министерство труда России приняло новый приказ № 320‑н‚ который полностью пересмотрел порядок ведения и хранения трудовых книжек․ Это важный шаг в упрощении кадрового документооборота и защите прав работников․ Ниже вы найдёте подробный разбор новых правил‚ их практическое применение и ответы на самые частые вопросы․

Что изменилось?

Новый приказ от 19 мая 2021 г․ вводит несколько ключевых изменений‚ которые делают систему трудовых книжек более гибкой и удобной:

• Устранение избыточных требований – теперь в книжке больше не требуется фиксировать каждую смену работы‚ если она не меняет основной должности․
• Сокращение количества копий – работник теперь получает только одну официальную копию трудовой книжки‚ а все остальные копии (для работодателя‚ для профсоюза и т․д․) делаются по необходимости․
• Упрощённые сроки хранения – для работодателя срок хранения трудовой книжки сокращён до 3 лет после увольнения‚ а для работника – до 5 лет после окончания трудового договора․

Как выглядит новая форма трудовой книжки?

Новая форма‚ утверждённая приказом‚ отличается более компактным дизайном и новыми полями:

1. Общие сведения о работнике – ФИО‚ дата рождения‚ место жительства‚ паспортные данные․
2. Сведения о работодателе – название‚ ИНН‚ КПП‚ адрес․
3. Период работы – дата начала и окончания трудового договора․
4. Должность и квалификация – должность‚ квалификационный уровень‚ код должности․
5. Условия труда – режим работы‚ место работы‚ трудовой стаж․
6. Права и обязанности – основные пункты трудового договора․
7. Подписи – подпись работодателя и работника․

Все поля заполнены в соответствии с требованиями закона‚ но теперь они более понятны и не требуют лишних уточнений․

Практическое применение новых правил

Ниже приведён пошаговый план‚ как работодателю и работнику правильно вести и хранить трудовую книжку в соответствии с новым приказом․

Для работодателя

1. Приём нового сотрудника: заполнить новую форму трудовой книжки и подписать её․
2. Сохранять копию в электронном архиве (если есть система электронного документооборота) и хранить оригинал в безопасном месте․
3. При увольнении: оформить справку о завершении трудового договора‚ сохранить копию в течение 3 лет․
4. При необходимости выдавать копию работнику – сделать только одну копию‚ а остальные хранить в архиве․

Для работника

1. Получить оригинал трудовой книжки при приёме на работу․
2. Сохранять её в надёжном месте (например‚ в сейфе)․
3. При смене работы: попросить работодателя оформить новую запись в книжке․
4. После увольнения: сохранить копию в течение 5 лет‚ а оригинал можно передать в архив компании․

Частые вопросы (FAQ)

• Можно ли хранить трудовую книжку в электронном виде? – Да‚ но оригинал в бумажном виде остаётся обязательным․ Электронный формат может использоваться для внутреннего учёта․
• Что делать‚ если в книжке есть ошибки? – Ошибку необходимо исправить в следующей записи‚ указав дату исправления и подпись работодателя․
• Нужна ли копия трудовой книжки при смене работы? – Да‚ работодатель обязан предоставить копию‚ но работник может хранить только одну копию․
• Как долго хранить копии? – Работодатель хранит копии 3 лет после увольнения‚ работник – 5 лет после окончания трудового договора․
• Где можно ознакомиться с полным текстом приказа? – Текст приказа № 320‑н доступен на официальном сайте klerk․ru․

Как подготовить свою организацию к переходу?

Переход на новую систему требует минимальных усилий‚ но важно выполнить несколько ключевых шагов:

• Обучить кадровый отдел новым требованиям – провести семинар или вебинар․
• Обновить шаблоны трудовых книжек – скачать новую форму с сайта Минтруда․
• Внедрить систему электронного учёта – если у вас ещё нет‚ стоит рассмотреть варианты․
• Проверить архивы – убедиться‚ что все старые записи корректно перенесены в новую систему․
• Уведомить сотрудников – разъяснить им‚ как теперь будет происходить хранение и передача трудовых книжек․

Новый приказ № 320‑н от 19 мая 2021 г․ делает систему трудовых книжек более прозрачной и удобной для всех участников․ Устранение избыточных требований‚ упрощённые сроки хранения и введение электронного сопровождения позволяют работодателям и работникам экономить время и ресурсы‚ а также повышают защиту прав работников․ Следуйте рекомендациям‚ и вы будете уверены‚ что ваша организация полностью соответствует новым требованиям․

Для более подробной информации и скачивания официального текста приказа посетите сайт klerk․ru или официальный портал Минтруда․