С 1 сентября 2021 года в России вступил в силу новый порядок ведения и хранения трудовых книжек и вкладышей к ним‚ утвержденный Приказом Минтруда России от 19 мая 2021 года № 320н и дополненный Постановлением Правительства РФ от 24 июля 2021 года № 1250. Эти нормативные акты заменили устаревшие правила‚ регулировавшие трудовые книжки на протяжении десятилетий‚ и ввели единый‚ стандартизированный подход к их оформлению‚ учету и хранению.

Почему были введены новые правила?

До 2021 года правила заполнения‚ хранения и выдачи трудовых книжек были разрознены и регулировались несколькими документами: Правилами ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от № 695)‚ Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утв. Минтрудом РФ ) и другими ведомственными указаниями. Это создавало путаницу для кадровых служб‚ повышало риск ошибок и штрафов.

Новый порядок призван:

• Упростить процедуры для работодателей и сотрудников;
• Снизить административную нагрузку на кадровые службы;
• Обеспечить единые стандарты заполнения и хранения;
• Защитить права работников от потери или повреждения трудовых книжек;
• Подготовить почву для перехода к электронным трудовым книжкам.

Основные изменения в порядке ведения и хранения

Единая форма трудовой книжки и вкладыша

Приказ № 320н утвердил новую форму трудовой книжки и вкладыша к ней. Бланки теперь имеют улучшенную защиту от подделок‚ включают водяные знаки‚ микротекст и другие элементы безопасности. Вкладыш используется для регистрации дополнительных записей‚ если основная книжка заполнена.

Обязательный учет бланков

Работодатель обязан вести самостоятельно разработанные журналы учета:

• Журнал учета бланков трудовых книжек и вкладышей (п. 39 Порядка);
• Журнал учета трудовых книжек работников (п. 40 Порядка).

Эти журналы могут быть в электронной или бумажной форме‚ но должны содержать:

• Номер бланка;
• Дата поступления;
• Дата выдачи;
• ФИО сотрудника;
• Подпись лица‚ получившего бланк.

Ответственное лицо за ведение и хранение

Работодатель обязан назначить ответственное лицо за ведение‚ хранение‚ учет и выдачу трудовых книжек. Это назначается приказом руководителя (п. 42 Порядка). Ответственное лицо может быть кадровиком‚ бухгалтером или другим сотрудником‚ но его полномочия должны быть четко зафиксированы в локальном акте.

Хранение трудовых книжек

Новый порядок не устанавливает жестких требований к условиям хранения (температура‚ влажность‚ специальные шкафы)‚ но требует‚ чтобы работодатель обеспечил сохранность документов любыми доступными способами:

• Сейфы или металлические шкафы с замками;
• Охраняемые помещения;
• Электронные копии (для резервного копирования);
• Контроль доступа к хранилищу.

Бланки трудовых книжек и вкладышей считаются документами строгой отчетности и выдаются ответственному лицу только по его письменной заявке.

Выдача трудовой книжки при увольнении

Теперь работодатель обязан выдать трудовую книжку в день увольнения (как и раньше)‚ но при этом:

• Если работник не явился за книжкой — работодатель направляет ему письменное уведомление о необходимости явиться за ней;
• Если работник не забрал книжку в течение 3 дней — работодатель отправляет ее заказным письмом с уведомлением;
• При задержке выдачи — работодатель обязан выплатить средний заработок за все дни задержки (ст. 234 ТК РФ).

Выдача дубликата трудовой книжки

При утере‚ порче или повреждении трудовой книжки работник может подать заявление о выдаче дубликата. Работодатель обязан:

• Запросить сведения о трудовой деятельности из Пенсионного фонда РФ;
• Составить дубликат на основе подтвержденных данных;
• Выдать дубликат в течение 15 рабочих дней с момента получения заявления.

Электронные трудовые книжки: что изменилось?

Новый порядок не отменяет бумажные трудовые книжки‚ но активно стимулирует переход на электронный формат. С 1 января 2020 года работники могут выбрать: сохранить бумажную книжку или перейти на электронную.

С 2021 года работодатели обязаны:

• Ежемесячно передавать в Пенсионный фонд РФ сведения о трудовой деятельности работников (в электронном виде);
• Предоставлять работникам выписки из трудовой книжки по запросу — в течение 3 рабочих дней;
• Обеспечивать доступ к электронным данным через личный кабинет на сайте ПФР или Госуслуг.

Электронные трудовые книжки становятся основным инструментом учета‚ а бумажные — остаются для тех‚ кто предпочитает традиционный формат.

Срок действия новых правил

Приказ № 320н действует с 1 сентября 2021 года и будет применяться до 1 сентября 2027 года — то есть в течение 6 лет. После этого возможна его пересмотр и обновление в соответствии с развитием цифровых технологий и потребностями рынка труда.

Что делать работодателям?

Чтобы избежать штрафов и нарушений‚ работодателям необходимо:

1. Утвердить приказ о назначении ответственного лица за трудовые книжки;
2. Разработать и ввести в действие журналы учета бланков и трудовых книжек;
3. Обучить кадровый персонал новым правилам заполнения и хранения;
4. Обеспечить безопасное хранение документов;
5. Перейти на электронный обмен данными с ПФР‚ если еще не сделано;
6. Информировать сотрудников о праве выбора между бумажной и электронной трудовой книжкой.

Новый порядок ведения и хранения трудовых книжек, это не просто бюрократическая реформа‚ а важный шаг к цифровизации кадрового учета в России. Он упрощает жизнь как работодателям‚ так и работникам‚ снижает риски ошибок и потери документов‚ а также создает основу для будущего — где все трудовые данные будут храниться в единой цифровой системе.

Важно помнить: даже если вы пока используете бумажные трудовые книжки‚ соблюдение нового порядка — не опция‚ а обязательное требование закона. Нарушение правил может повлечь административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ — штрафы до 50 000 рублей для юридических лиц.

Следите за обновлениями на сайте Минтруда России и регулярно проверяйте соответствие своих внутренних документов новым требованиям. Правильное ведение трудовых книжек — это не только формальность‚ но и залог доверия между работодателем и сотрудником.

Важно! Все изменения вступили в силу 1 сентября 2021 года и действуют до 1 сентября 2027 года. Проверяйте актуальность нормативных актов на официальном портале правовой информации: pravo.gov.ru.