С 1 сентября 2026 года вступают в силу значительные изменения в порядке ведения, оформления и хранения трудовых книжек. Эти изменения зафиксированы в Приказе Минтруда России № 320н от (действующем до 1 сентября 2027 года) и в ряде нормативных актов, опубликованных в 2025‑2026 годах. Ниже — разбор самых важных нововведений, их практического применения и рекомендаций для HR‑отделов.
Переход на электронные формы: сроки и требования
Обязательное внедрение электронных книжек для новых сотрудников
С 1 января 2022 года все работники, принимаемые в первую очередь, должны получать электронную трудовую книжку. С 1 сентября 2026 года этот требование расширяется:
- Все новые контракты, заключённые с , оформляются исключительно в электронном виде.
- Если работник уже имеет бумажную клятву, он может оставить её, но при переходе на новую организацию (перевод, смена работодателя) в электронный формат будет обязательно переведён.
Формат и требования к электронному документу
- Электронная трудовая книжка должна храниться в системе электронного документооборота (ЭДО), доступной только уполномоченным лицам.
- Формат файла – PDF/A‑2 с подписью ЭЦП работодателя.
- Внутри документа предусмотрены отдельные разделы: персональные данные, сведения о стаже, сведения о воинском учёте, сведения о обучении и т.д.
Обновлённые правила заполнения бумажных книжек
Новые обязательные поля
С 1 сентября 2026 года в бумажные формы необходимо добавить:
- Код причины увольнения (по классификатору ТК РФ).
- Сведения о дополнительном образовании, полученном в течение трудового стажа.
- Сведения о наличии ограничений по работе (например, по состоянию здоровья).
Упрощённый порядок внесения изменений
Раньше любые изменения требовали отдельного листа‑приложения. Теперь:
- Все изменения вносятся непосредственно в соответствующее поле.
- Для исправления ошибок допускается использовать записывающий материал с «заплаткой», но только при наличии подписи руководителя.
Сроки и порядок хранения
Срок действия приказа № 320н
Приказ действует до 1 сентября 2027 года. Поэтому все изменения, внесённые в 2026 году, будут обязательны до этой даты.
Хранение бумажных копий
Хранение бумажных трудовых книжек в архиве разрешено, но:
- Копии должны быть оформлены в архивно‑защищённом виде (плотный пакет, маркировка «Трудовая книжка – хранить до 2027»).
- После истечения срока (1 сентября 2027) бумажные формы могут быть уничтожены только после перехода всех записей в электронный формат.
Практические рекомендации для HR‑отделов
- Проведите аудит текущих кадровых документов. Определите, какие сотрудники ещё используют бумажные формы и когда их нужно перевести в электронный вариант.
- Обновите локальные нормативные акты. Включите новые пункты о заполнении полей и требованиях к электронным записям.
- Обучите персонал. Проведите семинары по работе с новой формой и системе ЭДО.
- Настройте автоматизацию. Интегрируйте процесс заполнения трудовых книжек в HR‑систему (например, 1С:Зарплата и управление персоналом).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Вопрос: Можно ли продолжать использовать старую форму, если она уже заполнена?
Ответ: Да, но только до 31 декабря 2026 года. С 1 января 2027 года все новые записи должны вестись в электронном виде. - Вопрос: Как быть с сотрудниками, у которых уже есть бумажная клятва, но они переходят в новую компанию?
Ответ: При приёме в новую организацию их данные переносятся в электронную форму, а оригинальную бумажную клятву можно архивировать. - Вопрос: Какие сроки уведомления сотрудника о внесении изменений в трудовую книжку?
Ответ: По новому порядку уведомление должно быть направлено в течение трёх рабочих дней с даты внесения записи.
С 1 сентября 2026 года трудовые книжки претеррят фундаментальные изменения: переход на электронный формат для новых сотрудников, расширенный набор обязательных полей в бумажных формах и уточнение требований к хранению. Для компаний важно заранее подготовиться к этим переменам, обновить внутренние процедуры и обучить персонал. Тщательное соблюдение новых норм позволит избежать штрафов, упростить кадровое сопровождение и обеспечить прозрачность ведения трудовых отношений.
Если у вас возникнут дополнительные вопросы по реализации изменений, рекомендуем обратиться к специалистам по кадровому праву или воспользоваться услугами консалтинговых компаний, имеющих опыт работы с новыми форматами трудовых книжек.