Обновлено: 22 мая 2026 года
С 1 января 2024 года вступили в силу новые правила ведения трудовых книжек, утвержденные Приказом Минтруда России от № 320н.
Основные изменения касаются сроков хранения, порядка заполнения, перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК) и новых требований к бланкам.
Основные изменения в правилах ведения трудовых книжек
Сроки хранения трудовых книжек
С 1 января 2024 года установлен новый срок хранения трудовых книжек — 75 лет с момента их оформления.
Ранее этот срок составлял 50 лет. Такое изменение связано с необходимостью более длительного сохранения информации о трудовом стаже граждан.
Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)
Одним из ключевых нововведений является активное внедрение электронных трудовых книжек. Этот процесс начался еще в 2020 году, но с 2024 года он стал обязательным для всех работодателей и работников.
✅ Сокращение бюрократических процедур
✅ Упрощение учета трудового стажа
✅ Уменьшение риска потери или порчи бумажного документа
✅ Возможность быстрого доступа к информации из любой точки
Новые требования к бланкам трудовых книжек
С 2023 года используются новые бланки трудовых книжек, утвержденные Приказом Минтруда России № 320н. Основные изменения:
- Изменение количества разворотов вкладышей: с 9 и 8 на 12 и 5 соответственно (с 2025 года)
- Упрощение процедуры заполнения: исключено зачеркивание сведений об образовании
- Новые требования к печати: печать организации ставится только при наличии (в связи с возможностью действия юридического лица без печати)
- Изменения на ьном листе: для корректировки личных данных (фамилия, имя, отчество) теперь используется одна черта для зачеркивания, а не несколько
Порядок заполнения и внесения записей
Согласно новым правилам:
- Записи о владельце: вносятся без зачеркиваний. При смене фамилии или других личных данных делается одна черта и записываются новые данные.
- Записи об образовании: теперь не зачеркиваются при получении новых квалификаций. Добавляются новые записи.
- Заверение записей: все записи, внесенные в трудовую книжку, должны заверяться подписью работодателя или ответственного лица (п. 35 Правил).
- Срок внесения записей: изменения должны быть внесены не позднее 7 дней со дня издания приказа о приеме на работу или других кадровых изменениях.
Что делать работодателям и работникам?
Для работодателей:
- Обеспечить переход на новые бланки трудовых книжек (если используются бумажные)
- Наладить процесс ведения электронных трудовых книжек
- Соблюдать новые сроки хранения документов
- Обучить ответственных сотрудников новым правилам
- Своевременно вносить записи и заверять их подписью
Для работников:
- Выбрать форму ведения трудовой книжки: бумажную или электронную
- При смене личных данных (фамилия, имя, отчество) уточнить у работодателя порядок внесения изменений
- Следить за корректностью внесенных записей
- При утере или порче трудовой книжки — обратиться к работодателю для восстановления
Работодатель не обязан выдавать трудовую книжку на руки работнику, если тот выбрал ведение в электронном виде (Письмо Минтруда России от № 14-2/ООГ-8465).
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли срочно закупать новые бланки трудовых книжек?
Да, с 2023 года используются только новые бланки, утвержденные Приказом Минтруда № 320н. Старые бланки использовать нельзя.
Как быть, если работник выбрал электронную трудовую книжку?
Работодатель ведет учет в электронном виде, а бумажная форма не выдается. При этом все записи должны быть заверены электронной подписью.
Что делать при утере трудовой книжки?
Работник должен обратиться к последнему работодателю с заявлением о восстановлении. Работодатель обязан восстановить трудовую книжку на основании имеющихся документов.
Как вносить изменения при смене фамилии?
На ьном листе делается одна черта, под которой записываются новые данные. Запись заверяется подписью ответственного лица.
Какие сроки хранения установлены для дубликатов трудовых книжек?
Дубликаты трудовых книжек хранятся так же, как и оригиналы — 75 лет.
Экспертные мнения
По мнению экспертов в области трудового права, новые правила ведения трудовых книжек направлены на:
- Сокращение бюрократии и упрощение учета трудового стажа
- Повышение сохранности документов
- Адаптацию к цифровой экономике
- Снижение коррупционных рисков при оформлении документов
Работодатели и работники должны своевременно адаптироваться к изменениям, чтобы избежать нарушений трудового законодательства.
Полезные ссылки
- Официальный сайт Минтруда России
- Справочная правовая система КонсультантПлюс
- Справочно-правовой портал ГАРАНТ
Важно! При возникновении вопросов по ведению трудовых книжек рекомендуется обращаться к квалифицированным специалистам в области трудового права или к кадровым службам.
Материал подготовлен редакцией на основе официальных источников и нормативно-правовых актов.