С 1 января 2023 года в России действуют новые правила ведения трудовых книжек, утвержденные Приказом Минтруда России от № 320н. Эти изменения, а также постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), существенно изменили подход к документированию трудовой деятельности. Данная статья подробно разбирает актуальные на 2026 год нормы, образцы заполнения и частые ошибки.
Историческая справка: от бумаги к цифре
Основные этапы реформы:
- С 1 января 2021 года — право работника на получение сведений о трудовой деятельности в электронном виде (ФЗ № 439-ФЗ).
- С 1 января 2023 года — введен новый унифицированный бланк бумажной трудовой книжки (Постановление Правительства № 1250, Приказ Минтруда № 320н).
- С 1 января 2022 года — для впервые поступающих на работу после сведения вносятся только в ЭТК (если работник не отказался от бумажного носителя).
- 2024-2026 годы — период активного внедрения и адаптации к новым правилам, уточнение практики.
Бланк трудовой книжки нового образца (с 2023 года)
Бумажная трудовая книжка, выдаваемая работнику, должна соответствовать форме, утвержденной Приказом Минтруда № 320н. Ключевые особенности нового бланка:
- Изменен ьный лист (размещение реквизитов, защитные элементы).
- Страницы для записей имеют новый формат и нумерацию.
- Важно! По сравнению с предыдущей редакцией (до 2023 г.) изменения незначительны, но использовать только новый бланк обязательно.
Работодатель обязан хранить устаревшие (заполненные до 2023 года) бумажные трудовые книжки бывших сотрудников в соответствии с установленными сроками хранения.
Образец заполнения ьного листа (кратко)
На ьном листе указываются:
- ФИО работника (полностью, как в паспорте).
- Дата рождения.
- СНИЛС (если есть).
- Серия и номер паспорта.
- Дата выдачи паспорта и кем выдан.
- Профессия (должность) по квалификационному справочнику (если применимо);
Электронная трудовая книжка (ЭТК): суть и порядок ведения
Согласно ст. 66.1 ТК РФ, сведения о трудовой деятельности могут вестись в электронном виде. Хранитель информации — Социальный фонд России (СФР).
Кто может получить ЭТК?
- Все работники, впервые принятые на работу после 31 декабря 2020 года.
- Работники, которые ранее имели бумажную книжку, но подали заявление о переходе на ЭТК.
Обязанности работодателя при ведении ЭТК
Работодатель (как субъект персональных данных) обязан:
- Внести сведения о приеме, увольнении, переводах в ЭТК через личный кабинет на портале СФР или через систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) в течение 3 рабочих дней со дня возникновения события.
- Обеспечить работнику доступ к его ЭТК через портал Госуслуг или СФР.
- Исключить из записей коды ДИСТ (дистанционная работа) и НДОМ (надомная работа). Эти признаки больше не отражаются в ЭТК как отдельные коды.
- Внести изменения в локальные нормативные акты (правила внутреннего трудового распорядка, положение об ЭТК), чтобы они соответствовали новым нормам ТК РФ.
Одновременное ведение бумажной и электронной книжки
Если работник, имеющий право на ЭТК, не подал письменное заявление об отказе от бумажного носителя, работодатель вправе вести для него бумажную трудовую книжку по старому образцу. Однако сведения о такой книжке также должны быть переданы в СФР для формирования полной электронной копии.
Правила заполнения записей в 2026 году (образцы)
Все записи в трудовой книжке (бумажной или электронной) должны быть составлены четко, без исправлений, помарок и сокращений. Основа — Приказ Минтруда № 320н.
Типовые ситуации и формулировки
- Прием на работу:
«Принят(а) на работу [должность] с [дата].» (например: «Принят на работу инженером с .»). - Увольнение:
«Уволен(а) с [дата] в связи с [основание, ст. ТК РФ].» (например: «Уволена с в связи с истечением срока трудового договора (ст. 79 ТК РФ).»). - Перевод:
«Переведен(а) на должность [новая должность] с [дата].» - Смена фамилии (имени, отчества):
«Фамилия изменена на [новая фамилия] на основании [документ] от [дата].» - Внесение изменений в запись:
Если в ранее внесенную запись требуется внести уточнение (не исправление ошибки), создается новая запись. В ней указывается: «Внести изменения в запись от [дата старой записи] о [суть предыдущей записи]. Изменения: [новый текст].»
Нумерация записей
Записи нумеруются последовательно в порядке их внесения. Если запись отменяется (например, ошибочная), она не стирается, а делается новая запись с формулировкой: «Запись от [дата] № [номер] о [суть] неверна. Запись отменена.» И затем вносится правильная запись с новым порядковым номером.
Самые частые ошибки работодателей в 2026 году
- Несвоевременная передача сведений в СФР. Пропуск 3-дневного срока влечет административную ответственность.
- Указание в ЭТК кодов ДИСТ и НДОМ. Эти коды исключены из формы, их использование некорректно.
- Неправильное основание увольнения. Нужно точно указывать номер статьи ТК РФ и формулировку, соответствующую реальному основанию.
- Исправления и помарки в бумажной книжке. Любое изменение оформляется новой записью, а не зачеркиванием старого текста.
- Отсутствие локальных актов, регулирующих ведение ЭТК. Без этого процедура может быть оспорена.
- Хранение «забытых» бумажных книжек. Даже после перехода на ЭТК старые бумажные книжки (заполненные ранее) хранятся в архиве в установленные сроки.
Ответственность за нарушения
За нарушения правил ведения трудовых книжек (как бумажных, так и электронных) предусмотрена административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:
- Для должностных лиц — штрафы от 1 000 до 5 000 руб.
- Для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.
- При повторных нарушениях — дисквалификация должностных лиц.
Кроме того, работник вправе обратиться в суд с требованием об исправлении записей и компенсации морального вреда.
К 2026 году система ведения трудовых книжок в России окончательно трансформировалась. Ключевые выводы:
- Два параллельных варианта: бумажная (по образцу 2023 г.) и электронная (через СФР). Выбор за работником (при определенных условиях).
- Приоритет точности и сроков: любая запись (прием, увольнение, изменение) должна быть внесена без задержек и с корректным основанием.
- Цифровизация обязательна: работодатель должен быть готов технически и документально передавать данные в СФР.
- Обучение кадров: специалисты по кадрам должны регулярно проверять свою осведомленность об изменениях в Приказе № 320н и практике СФР.
Соблюдение этих правил минимизирует риски проверок трудовой инспекции и судебных споров, обеспечивая защиту как интересов работодателя, так и прав работника.
Примечание: Данная статья носит информационно-справочный характер. Для решения конкретных кадровых ситуаций рекомендуется консультироваться с юристом, специализирующимся на трудовом праве, и изучать актуальные редакции ТК РФ и официальные разъяснения Минтруда России и Социального фонда.