Трудовая книжка остаётся одним из ключевых документов‚ подтверждающих трудовую деятельность работника․ С 1 января 2026 года в правилах её заполнения появились существенные изменения‚ которые необходимо знать как работодателям‚ так и сотрудникам․ В этой статье мы разберём актуальные требования‚ приведём образцы записей и дадим практические рекомендации по корректному оформлению․

Общие принципы оформления записей

В соответствии с Статьей 66 Трудового кодекса РФ (новая редакция с комментариями и поправками на 2025 год) порядок оформления записей‚ содержащих сведения о работе‚ определяется:

• Положениями Правил ведения и хранения трудовых книжек;
• Инструкцией по заполнению трудовых книжек‚ в которой прописаны конкретные формулировки и порядок внесения записей․

При внесении записей о работе работника руководствуйтесь пунктом 3․1 Инструкции‚ где указаны обязательные сведения и формат оформления․

Новые требования к записи о приёме‚ увольнении и переводе

В 2026 году правила стали более строгими‚ особенно в части заполнения ограниченного места в разделе «Сведения о работе»:

• Нужно вписать полностью слова «приказ»‚ «распоряжение» и т․п․‚ а не сокращать их;
• Вместо аббревиатур допускается только официальная формулировка‚ подтверждающая факт приёма‚ увольнения или перевода․

Для того чтобы избежать ошибок‚ рекомендуется пройти интенсив «Как без ошибок вносить записи в трудовые книжки на бумаге»‚ где обучают корректному оформлению всех типов записей․

2․1 Пример записи о приёме на работу

«Приём на работу в соответствии с приказом № 123 от  г․ в должности инженера-строителя (должность)»

2․2 Пример записи об увольнении

«Увольнение по собственному желанию в соответствии с приказом № 456 от  г․ в должности менеджера по продажам»

2․3 Пример записи о переводе

«Перевод в должность руководителя отдела в соответствии с распоряжением № 789 от  г․»

Запись о работе по совместительству

Согласно приказу Минтруда 320н и статье 66 ТК РФ‚ запись о работе по совместительству вносится только по заявлению сотрудника и исключительно основным работодателем․ Важно соблюдать следующие правила:

1. Запись оформляется в разделе «Сведения о работе»;
2. Указывается полное наименование организации‚ должность и период совместной работы;
3. Указывается‚ что это работа по совместительству‚ и подтверждается заявлением сотрудника․

Образец записи:

«Работа по совместительству в организации «ТехноСервис» в должности специалиста по обслуживанию оборудования с г․ по г․ (заявление сотрудника № 001 от  г․)»

Исправление ошибок в трудовой книжке

Если в записи допущена ошибка (например‚ неверная дата увольнения)‚ рекомендуется:

• Признать запись о приёме/увольнении с ошибкой недействительной целиком;
• Внести новую запись‚ полностью соответствующую действительности;
• Внести исправление в разделе «Сведения о работе» в порядке‚ аналогичном записи о приёме на работу․

При этом необходимо приложить к исправлению копию документа‚ подтверждающего правильную дату (приказ‚ распоряжение)․

Вкладки и дубликаты трудовых книжек

Если трудовая книжка была заведена до  года‚ в неё следует вносить записи‚ а не оформлять новую книжку в актуальной форме․ При исчерпании свободных строк в разделе «Сведения о работе» необходимо:

1. Оформить вкладыш в ту же трудовую книжку;
2. Внести все новые записи в этот вкладыш‚ соблюдая правила оформления․

В случае потери или повреждения трудовой книжки можно оформить дубликат‚ но при этом все изменения и исправления должны быть внесены в оригинал‚ а дубликат оформлять только после его получения․

Практические рекомендации для работодателей

• Проверяйте наличие свободного места в разделе «Сведения о работе» до начала оформления новой записи;
• Используйте официальные документы (приказы‚ распоряжения) в качестве подтверждения факта приёма‚ увольнения или перевода;
• Соблюдайте точность дат и формулировок‚ чтобы избежать последующих исправлений;
• Проводите регулярный аудит трудовых книжек‚ чтобы убедиться в их соответствии требованиям законодательства;
• Обучайте сотрудников‚ которые занимаются ведением кадровой документации‚ последним изменениям в правилах․

Ключевые даты и напоминания

Роструд рекомендует делать запись о приёме на работу именно на 5‑й рабочий день специалиста‚ чтобы избежать конфликтов с датой начала трудового договора․ Это правило остаётся актуальным и в 2026 году․

Сводка основных моментов

• Статья 66 ТК РФ – основа правил оформления;
• Инструкция по заполнению трудовых книжек – конкретные формулировки;
• Приказ Минтруда 320н – требования к записи о совместительстве;
• Исправления – признание недействительной записи и внесение новой;
• Вкладки – при исчерпании строк в оригинальной книжке․

Соблюдение всех перечисленных правил гарантирует корректность трудовой документации и защиту прав как работодателя‚ так и работника․