Дата актуализации: 18:12:20
Почему появились новые правила заполнения?
С 1 сентября 2021 года в действие вступили поправки к Приказу Минтруда № 320н‚ а в 2026 году был опубликован Приказ Минтруда от 27 марта 2026 г. № 320н‑2026. Они уточняют:
- оформление титульного листа и всех разделов трудовой книжки;
- переход к электронному формату (ЭТК);
- правила внесения исправлений и оформления дубликатов;
- структуру записей при приёме‚ переводе‚ увольнении и прочих изменениях.
Все работодатели обязаны соблюдать эти нормы‚ иначе запись считается недействительной.
Нормативные акты‚ регулирующие заполнение
- Постановление Минтруда России от № 69 (ред. от ) – «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
- Приказ Минтруда России от 16 апреля 2003 № 320н – «Правила ведения и хранения трудовых книжек‚ изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей».
- Приказ Минтруда России от 27 марта 2026 № 320н‑2026 – «Об изменениях в правилах заполнения трудовых книжек».
- Федеральный закон «О трудовых книжках» (№ 103‑ФЗ) и связанные подзаконные акты.
Структура нового бланка трудовой книжки
Бланк состоит из следующих разделов:
- Титульный лист – фамилия‚ имя‚ отчество; дата рождения; серия и номер паспорта; сведения о высшем образовании (при наличии); дата выдачи и реквизиты организации‚ выдавшей книжку.
- Раздел 1. «Записи о приёме на работу» – первая запись‚ делается в течение 1 рабочего дня после подписания трудового договора.
- Раздел 2. «Записи о переводе‚ повышении‚ изменении условий труда» – каждый перевод фиксируется отдельной записью.
- Раздел 3. «Записи об увольнении» – указывается причина и дата увольнения.
- Раздел 4. «Записи о приостановке действия трудового договора» (отпуск без сохранения места работы‚ командировка и т.п.).
- Раздел 5. «Записи о восстановлении» – при возвращении работника на прежнее место.
Пошаговая инструкция заполнения титульного листа
Титульный лист заполняет работодатель (или уполномоченный представитель) в момент выдачи книжки.
- Укажите ФИО полностью (строчными буквами).
- Запишите дату рождения в формате ДД.MM.ГГГГ.
- Укажите серийный номер и номер паспорта (или иного удостоверяющего документа).
- Если работник имеет высшее образование‚ впишите наименование учебного заведения‚ год окончания‚ специальность.
- В графе «Дата выдачи книжки» укажите текущую дату.
- В графе «Орган‚ выдавший книжку» впишите полное наименование организации‑работодателя‚ её ИНН и ОКПО.
- Подпишите запись руководителем организации и поставьте печать.
Запись о приёме на работу (раздел 1)
Запись вносится в первую страницу раздела 1 (стр. 2‑3 бланка). Пример заполнения:
| № п/п | Дата | Сведения о приёме | Подпись руководителя |
|---|---|---|---|
| 1 | Приём на работу в ООО «Ромашка» в должность инженер‑технолог по трудовому договору № 123/2026 от г.; Ставка – 40 часов/неделя; оклад – 80 000 руб.; Условие: полная занятость‚ испытательный срок 3 мес. | И. И. Иванов |
Важно: запись делается в течение одного рабочего дня после подписания договора.
Запись о переводе‚ повышении‚ изменении условий труда (раздел 2)
Каждое изменение фиксируется отдельной записью. Пример:
| № п/п | Дата | Сведения о переводе/повышении | Подпись руководителя |
|---|---|---|---|
| 1 | Перевод в структурное подразделение «Отдел разработки» (ранее – «Отдел контроля качества»); Должность – старший инженер‑технолог; Увеличение оклада до 95 000 руб.; Условие: полная занятость‚ испытательный срок не требуется. | С. С. Смирнов |
Запись об увольнении (раздел 3)
Запись делается в последний лист раздела 3. Пример оформления:
| № п/п | Дата | Сведения об увольнении | Подпись руководителя |
|---|---|---|---|
| 1 | Увольнение по собственному желанию; Дата увольнения – ; Основание – заявление работника от ; Выдача справки о трудовой деятельности – . | А. А; Алексеев |
Как исправлять ошибочные записи?
Согласно пункту 13 Правил ведения трудовых книжек‚ исправления допускаются только в следующих случаях:
- Если ошибка допущена работодателем – вносим исправление в отдельной строке с указанием «исправление»‚ даты и подписи руководителя.
- Если ошибка допущена работником (например‚ неверно указана дата рождения) – запись считается недействительной и заменяется новой записью с пометкой «заменено».
Пример исправления:
| № п/п | Дата | Сведения | Подпись |
|---|---|---|---|
| 1 | Приём на работу в ООО «Ромашка»… (ошибка в дате рождения – указана ) | И. И. Иванов | |
| 2 | Исправление: дата рождения – (заменено запись 1) | И. И. Иванов |
Оформление дубликата трудовой книжки
Дубликат может быть выдан в случае утраты‚ порчи или уничтожения оригинала. Порядок:
- Работник подаёт заявление о выдаче дубликата.
- Работодатель заполняет бланк дубликата (можно использовать чистый бланк старого или нового образца).
- В дубликате повторяются все записи из оригинала‚ а внизу ставится отметка «Дубликат»‚ дата и подпись руководителя.
- Оригинальная (утертая) книжка вносится в книгу учёта движения трудовых книжек (приходно‑расходную книгу).
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2021 года в России активно внедряется электронный формат. Основные отличия:
- Ведётся в системе Госуслуги – запись делается работодателем через портал «Электронный документооборот».
- Работник получает уведомление в личном кабинете и может просматривать записи в любое время.
- Все правила заполнения (даты‚ формулировки‚ подписи) остаются теми же‚ только вместо печати ставится электронная подпись.
- При переходе с бумажной на электронную форму необходимо оформить заявление работника о согласии на перевод.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Как быстро проверить правильность заполнения?
Сравните запись с образцом из nalog-nalog.ru. Обратите внимание на порядок полей‚ наличие запятой после названия организации и обязательное указание даты приказа.
Можно ли использовать старый бланк (до 2021 г.)?
С 1 сентября 2021 года новые требования распространяются на все бланки‚ независимо от их года выпуска. Поэтому рекомендуется использовать актуальный образец‚ доступный на официальном сайте Минтруда.
Что делать‚ если в трудовой книжке нет места для новой записи?
Кому и в какие сроки передавать сведения в Пенсионный фонд?
Сведения о приёме‚ переводе‚ увольнении передаются в ПФР через форму ЕФС‑1 (подраздел 1.1) не позднее следующего рабочего дня после оформления записи в трудовой книжке.
Полезные ссылки и готовые образцы
- Инструкция по заполнению трудовых книжек (КонсультантПлюс)
- Образцы страниц трудовой книжки 2025‑2026 гг.
- Портал «Электронная трудовая книжка»
- Текст Приказа Минтруда № 320н‑2026
Новые правила заполнения трудовой книжки‚ вступившие в силу в 2021‑2026 годах‚ направлены на унификацию оформления‚ повышение достоверности сведений и подготовку к полной цифровизации (ЭТК). Соблюдение инструкций‚ указанных в настоящей статье‚ поможет работодателям избежать ошибок‚ а работникам – сохранить свои трудовые права.
Помните: каждый пункт записи – юридический факт‚ который может влиять на пенсионные начисления‚ выплаты при увольнении и другие социальные гарантии. Поэтому подходите к заполнению трудовой книжки ответственно и проверяйте каждую запись дважды.