С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Сейчас почти все сведения о трудовой деятельности фиксируются в электронном виде, однако процесс перехода от бумажной формы к электронной всё ещё требует соблюдения определённых формальностей. Одним из ключевых вопросов, который часто задают соискатели и работодатели, является необходимость подачи заявления о переходе на электронную трудовую книжку при приёме на работу.

Что такое электронная трудовая книжка?

ЭТК – это цифровой документ, содержащий сведения о трудовой истории работника, аналогичные тем, что фиксируются в традиционной бумажной трудовой книжке. Сведения в ЭТК вносятся работодателем в специальную государственную информационную систему (ГИС Трудовая книжка) и доступны через личный кабинет гражданина.

• ЭТК формируется в едином реестре, что упрощает проверку стажа, получения пенсии и соцвыплат.
• Ведётся в электронном виде с момента первого трудоустройства, если работник дал согласие на такой порядок.
• Для перехода от бумажной формы к ЭТК требуется согласие работника и оформление соответствующего заявления.

Правовой статус перехода на электронную форму

Основные нормативные акты, регулирующие порядок ведения ЭТК:

1. Федеральный закон № 439‑ФЗ от  г. «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» (часть 3 статьи 2) – устанавливает обязательность внесения записи о подаче заявления на переход к электронным сведениям.
2. Трудовой кодекс РФ (ст. 62, 66, 67) – определяет порядок оформления трудовых книжек и их замену.
3. Приказ Минтруда России от  № ПП‑21‑2020 «Об утверждении Положения о порядке ведения электронных трудовых книжек».

Закон напрямую не регламентирует, как именно должно быть оформлено заявление при приёме на работу, однако практика и рекомендации правовых экспертов (КонсультантПлюс, 2026) дают чёткое понимание процедуры.

Нужно ли писать заявление при приёме на работу?

Ответ: да, заявление необходимо, если работник желает вести трудовую книжку в электронном виде и у него есть бумажная трудовая книжка.

Согласно рекомендациям экспертов:

• Если соискатель не имеет бумажной трудовой книжки (например, впервые устраивается после 2021 года), то работодатель сразу оформляет ЭТК без заявления.
• Если у работника есть бумажная трудовая книжка, то перед её передачей в архив необходимо оформить заявление о переходе на электронный формат.
• Заявление подаётся в письменной форме (можно в электронном виде, если это предусмотрено локальными актами организации).

Порядок подачи заявления о переходе на электронную трудовую книжку

Что должно содержать заявление?

Заявление – простой документ, в котором работник указывает:

1. ФИО, должность, подразделение.
2. Наличие у него бумажной трудовой книжки установленного образца.
3. Согласие на перевод всех сведений в электронный реестр.
4. Подпись работника и дату.

Пример формулировки:

«Я, Иванов Иван Иванович, прошу перевести сведения о моей трудовой деятельности из бумажной трудовой книжки в электронную трудовую книжку (ЭТК). Согласен(на) на обработку персональных данных в соответствии с законодательством РФ. Подпись _____________ Дата _____________»

Какой порядок действий у работодателя?

1. Получить от работника бумажную трудовую книжку. По закону работник обязан предоставить её при приёме.
2. Сделать в бумажной книжке запись о том, что работник подал заявление о переходе на электронный формат (ч. 3 ст. 2 439‑ФЗ).
3. Вернуть работнику бумажную книжку (если она больше не будет использоваться) или оформить её в книге учёта движения трудовых книжек.
4. Внести запись о приёме на работу в ЭТК через государственную информационную систему.
5. Сохранить копию заявления в личном деле сотрудника.

Что делать, если работник не подаёт заявление?

В случае отсутствия заявления работодатель обязан вести бумажную трудовую книжку; Перевод в электронный формат возможен только после получения письменного согласия от работника.

Специфические ситуации

Работник впервые устраивается после 2021 года

Для новых сотрудников, принятых на работу после 2021 года, законодательство предписывает вести только электронную трудовую книжку. В этом случае заявление не требуется – достаточно оформить трудовой договор и внести запись в ЭТК.

Переход с предыдущего места работы

Если на предыдущем месте работы работник не подавал заявление о переходе, новый работодатель обязан запросить у него бумажную трудовую книжку, оформить в ней запись о приёме и о подаче заявления (если работник желает перейти на ЭТК), а затем выполнить перевод.

Утрата или повреждение бумажной трудовой книжки

В случае утери или порчи бумажной книжки работник может сразу оформить заявление о переходе на электронную форму без необходимости восстановления бумажного документа.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Можно ли подать заявление в электронном виде?

Да, если в организации предусмотрена электронная система документооборота и работник подписал заявление с помощью квалифицированной электронной подписи.

Вопрос: Сколько времени занимает перевод сведений в ЭТК?

Обычно перевод происходит в течение 3‑5 рабочих дней после получения заявления и всех необходимых данных.

Вопрос: Нужно ли сохранять бумажную трудовую книжку после перехода?

Бумажную книжку можно вернуть работнику, но запись о подаче заявления должна оставаться в её реестре (книга учёта движения трудовых книжек).

Вопрос: Что делать, если работник отказывается от ЭТК?

Тогда работодатель обязан вести традиционную бумажную трудовую книжку в соответствии со ст. 62 ТК РФ.

Подведение итогов:

• Если у работника уже есть бумажная трудовая книжка, заявление о переходе на электронную форму обязательно при приёме на работу.
• Заявление должно быть оформлено в письменной форме (или в электронном виде с подписью) и подписано работником.
• Работодатель обязан зафиксировать факт подачи заявления в бумажной книжке, вернуть её работнику и внести запись о приёме в ЭТК.
• Для новых сотрудников, принятых после 2021 года, заявление не требуется – сразу оформляется электронная трудовая книжка.

Соблюдение этих правил гарантирует законность оформления трудовых отношений, упрощает процесс получения пенсии и соцвыплат, а также исключает возможные споры с контролирующими органами.

Источник: КонсультантПлюс, 2026; Федеральный закон № 439‑ФЗ от ; Приказ Минтруда России № ПП‑21‑2020 от .