Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж, квалификацию и профессиональное развитие работника. В ней фиксируются не только даты приёма на работу и увольнения, но и сведения о прохождении обучения, повышения квалификации, участия в семинарах и курсах. С 1 сентября 2025 года в России вступили в силу новые правила оформления трудовых книжек, которые предусматривают более подробный подход к записи сведений о работе и обучении. Ниже вы найдёте подробную инструкцию, как правильно заполнить запись об обучении, какие данные необходимо указать, где ставить печать и подпись, а также примеры заполнения.

Что такое «обучение» в трудовой книжке?

Обучение – это любой процесс, направленный на повышение профессиональной квалификации работника: курсы, семинары, тренинги, переподготовка, повышение квалификации по специальности, участие в научно‑исследовательских проектах и т.д. В трудовой книжке обучение фиксируется в отдельном столбце (столбец 3) и сопровождается копией приказа или распоряжения работодателя, подтверждающего факт обучения.

Правовые основы заполнения

• Федеральный закон «О труде» (ст. 30, 31)
• Постановление Минтруда РФ от 11 ноября 2003 г. № 5219 «Об инструкциях по заполнению трудовых книжек»
• Порядок 320н «О порядке ведения и хранения трудовых книжек»
• Порядок 320н (обновлённый 2025 г.) – новые требования к оформлению записей об обучении

Как правильно заполнить запись об обучении

Структура записи

Запись об обучении состоит из четырёх столбцов:

1. Дата записи
2. Сведения о работе (должность, подразделение, место работы)
3. Сведения об обучении (тип, место, продолжительность, дата начала и окончания)
4. Копия приказа/распоряжения о проведении обучения

В столбце 3 указываются только сведения об обучении; в столбце 4 – номер и дата приказа, а также печать работодателя.

Что писать в столбце 3 (обучение)

• Тип обучения: «Курс повышения квалификации», «Тренинг», «Семинар», «Переподготовка» и т.п.
• Место проведения: название организации, учебного центра, город.
• Дата начала и окончания обучения (если обучение длится более одного дня).
• Продолжительность в часах или днях.
• Краткое содержание (если требуется).

Пример записи:

Столбец 3: «Курс повышения квалификации по управлению проектами, ООО «ПРОЕКТ-ИТ», – (10 дней).»

Что писать в столбце 4 (приказ)

• Номер приказа/распоряжения о проведении обучения.
• Дата приказа.
• Печатка работодателя.
• Подпись руководителя (если требуется).

Пример записи:

Столбец 4: «Приказ № 123 от »

Сроки внесения записи

Запись об обучении должна быть внесена в трудовую книжку в течение 7 календарных дней со дня окончания обучения. Если обучение завершилось в выходной день, то запись делается в первый рабочий день после него.

Как вести запись, если места в книжке мало

• Если в текущей книжке нет свободных строк, можно использовать новую страницу, но обязательно указать в предыдущей строке «далее» и поставить надпись «Следующая страница».
• В случае, если обучение проводится в течение нескольких месяцев, можно использовать отдельную страницу для каждой даты начала и окончания.

Пример заполнения записи об обучении

Ниже приведён образец заполнения записи об обучении в трудовой книжке (столбцы 1–4). В примере учтены новые требования, принятые в 2025 г.

Что делать, если в трудовой книжке нет места для записи об обучении

1. Проверьте наличие свободных строк в последней странице. Если строк нет, откройте новую страницу и отметьте «Следующая страница» в предыдущей строке.
2. Если обучение проводится в течение нескольких месяцев, используйте отдельную страницу для каждой даты начала и окончания.
3. В случае, если в книжке всё равно не хватает места, можно использовать вкладыш к трудовой книжке, который оформляется в соответствии с Порядком 320н.

Как проверить правильность заполнения

• Проверьте, что все даты указаны в формате ДД.ММ.ГГГГ.
• Убедитесь, что в столбце 3 указаны все детали обучения (тип, место, даты, продолжительность).
• Проверьте, что в столбце 4 указан номер приказа и дата его выдачи.
• Убедитесь, что запись подписана и прошита печатью работодателя.
• Проверьте, что запись сделана в присутствии работника (если это требуеться по внутренним правилам).

Почему запись об обучении важна

• Подтверждает факт повышения квалификации, что важно при расчёте пенсионного возраста.
• Обеспечивает доступ к льготам и компенсациям, связанным с профессиональным развитием.
• Нужна при проверках работодателем, налоговыми и пенсионными органами.
• Упрощает процесс перехода на другую должность или в другую организацию.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли записать обучение, если оно прошло в другой стране? – Да, но в записи необходимо указать название организации, город и страну, а также дату начала и окончания.
2. Что делать, если приказ о проведении обучения не был выдан? – В таком случае работодатель обязан оформить приказ в течение 7 дней после окончания обучения и затем внести запись.
3. Можно ли объединить несколько обучений в одну запись? – Нет, каждое обучение должно быть записано отдельно, чтобы избежать путаницы.
4. Как проверить, что запись о обучении корректна? – Сравните запись с копией приказа и убедитесь, что все данные совпадают.

Заполнение сведений об обучении в трудовой книжке – важный элемент кадрового учета. С 2025 года новые правила требуют более точного оформления записей, включая указание номера приказа и даты его выдачи. Следуйте пошаговой инструкции, используйте образцы, и ваша трудовая книжка будет в полном соответствии с законодательством.

Если у вас возникнут вопросы, обратитесь к кадровому отделу вашей организации или к специалисту по трудовому праву. Правильное ведение трудовой книжки поможет избежать проблем с проверками и обеспечит ваши права как работника.