В 2026 году в России вводятся новые требования к оформлению трудовой книжки. Появились новые бланки, изменились правила заполнения полей, а также уточнены требования к оформлению актов выдачи. Ниже представлена подробная инструкция, примеры заполнения и ответы на самые частые вопросы.

Что изменилось в новом образце трудовой книжки?

С 2024 года работодатели могут использовать два варианта бланка:

• Старый бланк, приобретённый до 2024 года – допускается только для оформления дубликата, если оригинал утерян.
• Новый бланк, соответствующий требованиям Приказа Минтруда № 320н от 2023 года.

Новый бланк имеет несколько отличий:

1. В графе 1 указывается порядковый номер записи.
2. В графе 2 – дата выдачи книжки на руки.
3. В графе 4 – дата подачи заявления с указанием числа, месяца и года.
4. В графе 3 – полное и сокращённое наименование организации.

Как правильно оформить титульный лист

Титульный лист – первый документ, который заполняется при приёме сотрудника. В нём указываются:

• ФИО работника (фамилия, имя, отчество).
• Дата рождения.
• Пол.
• Паспортные данные.
• Дата приёма на работу и основной трудовый договор.

Пример заполнения титульного листа:

Фамилия: Иванов
Имя: Иван
Отчество: Петрович
Дата рождения: 
Пол: Мужской
Паспорт: 45 02 1234567
Код ИНН: 1234567890
Дата приёма: 
Должность: Специалист по кадрам

Образцы записей в разных ситуациях

3.1 Приём на работу

Запись в графе 3 делается в виде полного наименования организации и сокращённого её названия.

Пример:

Графа 3: ООО «ТехноСервис» (ООО ТС)
Графа 4: – Принят в отдел кадров на должность Специалист по кадрам

3.2 Перевод внутри организации

При переводе сотрудника в другой отдел или на другую позицию в трудовую книжку вносят сведения о переводе.

Пример:

Графа 3: ООО «ТехноСервис» (ООО ТС)
Графа 4: – Перевод в отдел финансов на должность Бухгалтер

3.3 Увольнение

Увольнение оформляется записью в графе 4 с указанием причины увольнения.

Пример:

Графа 4: – Уволен по собственному желанию

3.4 Смена фамилии, имени, отчества

При изменении персональных данных вносится соответствующая запись.

Пример:

Графа 4: – Смена фамилии с Иванов на Иванова

3.5 Перевод в другой регион / смена работодателя

Для оформления перехода в другую организацию в графе 4 указывается дата окончания работы и новая дата начала.

Пример:

Графа 4: – Окончание работы по договору; – Принят в ООО «Новая компания» на должность Менеджер

Как оформить акт выдачи трудовой книжки по ст. 66.1 ТК РФ

Согласно ст. 66.1 ТК РФ, при выдаче трудовой книжки работодателю необходимо оформить акт. В нём указываются:

• ФИО работника.
• Дата выдачи.
• Номер записи в книжке.
• Подпись представителя работодателя.

Образец акта выдачи:

АКТ № 12
о выдаче трудовой книжки

ФИО работника: Иванов Иван Иванович
№ записи в книжке: 001
Дата выдачи: 
Подпись: ___________________ (HR‑менеджер)

Как вести журнал учёта трудовых книжек

Для контроля за оформлением книжек рекомендуется использовать журнал учёта. Пример формы журнала:

• Номер записи.
• Дата выдачи.
• ФИО сотрудника.
• Номер и дата приказа о приёме.
• Примечания (например, «дубликат», «потеря»).

Пример записи в журнале:

№ 1 – – Иванов И.И. – Приказ № 320н от – Приём на работу
№ 2 – – Петрова П.П. – Приказ № 321н от – Перевод в отдел финансов

Частые вопросы и ответы

1. Можно ли использовать старый бланк для оформления дубликата? – Да, но только если он был приобретён до 2024 года и не содержит ошибок.
2. Нужно ли подписывать акт выдачи? – Да, акт подписывается представителем работодателя и хранится в кадровом деле.
3. Как вести запись о смене места работы? – В графе 4 указывается дата окончания работы в прежней организации и дата начала работы в новой.
4. Какие документы требуются для оформления нового бланка? – Паспорт, трудовой договор, приказ о приёме, а также копия старой книжки (если она есть).

Полезные ссылки и скачивание образцов

Для удобства вы можете скачать готовые шаблоны:

• Образец заполнения новой трудовой книжки (2026)
• Титульный лист трудовой книжки – шаблон
• Журнал учёта трудовых книжек – форма 2026
• Акт выдачи трудовой книжки по ст. 66;1

Эти документы подготовлены в соответствии с Приказом Минтруда № 320н и актуальны на 2026 год.

Новый порядок ведения трудовой книжки требует внимания к деталям: правильному заполнению граф, своевременному оформлению актов и ведению журнала учёта. При соблюдении представленных рекомендаций и использовании подготовленных образцов процесс оформления будет прозрачным и соответствовать требованиям законодательства.

Если у вас возникнут дополнительные вопросы – обратитесь к специалисту по кадровому делу или в региональный отдел труда.