Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую историю работника. За последние несколько лет в Республике Беларусь произошли существенные изменения в порядке её оформления, выдачи, ведения и хранения. В статье подробно рассмотрены новые требования, которые вступили в силу с 2023 года и будут актуальны до 2026 года, а также даны практические рекомендации для работодателей и работников.

Правовая база

Все вопросы, связанные с трудовыми книжками, регулируются Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек, утверждённой постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от  г. № 40 (ред.). С момента её утверждения в инструкцию вносятся поправки, отражающие новые технологические и организационные решения.

Новая форма трудовой книжки

С 2023 года в действие вступили обновлённые бланки трудовых книжек. Основные изменения:

1. Уменьшение количества разворотов. В бумажной книжке теперь 14 разворотов (по 28 страниц) вместо прежних 16‑18.
2. Производство бланков. С 2024 года бланки может выпускать не только ОАО «Гознак», но и любое предприятие, соответствующее требованиям к качеству бумаги и защите от подделки.
3. Отсутствие обязательной печати. На новых бланках печать организации не ставится, что упрощает процесс заполнения.
4. Возможность электронного варианта. С 2024 года введён обязательный кадровый электронный документооборот (КЭДО), что делает электронную трудовую книжку (ЭТК) обязательной для всех работодателей.

Бумажный вариант

Бумажные трудовые книжки остаются в обороте, однако их оформление должно соответствовать новому образцу:

• Титульный лист содержит реквизиты работодателя, ФИО работника, дату рождения и номер книжки.
• Вкладка «Сведения о работе» расширена до 12 разворотов, где фиксируются все перемещения, повышения, переводы и пр.
• Для дубликатов допускаются два пути:
  1. Использовать чистые бланки, приобретённые до 2024 года.
  2. Оформить дубликат на новом образце, соответствующем текущим требованиям.

Электронный вариант (ЭТК)

Электронная трудовая книжка вводится в обязательный оборот к 2024 году. Основные её особенности:

• Хранится в единой государственной информационной системе «Система Фондового Регистра».
• Записи вносятся автоматически через КЭДО, что исключает возможность ручных ошибок.
• Работник может получить доступ к своей книжке через личный кабинет на портале Минтруда.
• Для перехода на ЭТК необходимо:
  • Подписать договор с поставщиком КЭДО.
  • Обучить кадровый персонал работе с системой.
  • Обеспечить работникам возможность аутентификации (ЭЦП или цифровой сертификат).

Порядок выдачи и получения дубликата трудовой книжки

С 1 января 2024 года изменился порядок оформления дубликата:

1. Работник подаёт письменное заявление в отдел кадров.
2. Работодатель проверяет отсутствие утерянной книжки в журнале учёта;
3. Если книжка не найдена, оформляется дубликат на новом бланке (или на старом, если он был приобретён до 2024 года).
4. Дубликат подписывается руководителем организации и работником, а также заверяется печатью (если она используется).
5. В случае электронного варианта дубликат формируется автоматически в системе КЭДО и отправляется работнику в личный кабинет.

Важно: При выдаче дубликата в бумажном виде необходимо внести запись в журнал учёта трудовых книжек о «выдаче дубликата», указав дату, причину и подписи сторон.

Журнал учёта трудовых книжек

С 2024 года работодатели обязаны вести журнал учёта трудовых книжек в соответствии с образцом, утверждённым Минтрудом. В журнале фиксируются:

• Дата выдачи оригинала/дубликата.
• Подпись работника о получении книжки.
• Дата возврата (если книжка временно изымается для обязательного социального страхования).
• Причина изъятия (например, прохождение медицинского осмотра).
• Контактные данные ответственного за хранение книжек.

Образец журнала, обязательный к использованию до 1 сентября 2021 года, был дополнен новыми графами в 2025 году, чтобы фиксировать случаи временного изъятия книжки.

Как правильно вносить записи в трудовую книжку

Ниже приведены типовые примеры записей для разных ситуаций. Все записи делаются от руки (для бумажных книжек) или автоматически (для ЭТК) и должны быть выполнены в чернилах чёрного или синего цвета.

Приём на работу

Дата: 
Наименование организации: ООО «БелТех»
Должность: инженер‑технолог
Ставка: 1,0
Основание: трудовой договор № 12/2026 от 

Перевод внутри организации

Дата: 
Наименование организации: ООО «БелТех» (филиал № 2)
Должность: старший инженер‑технолог
Ставка: 1,2
Основание: приказ № 45/2026 от 

Увольнение

Дата: 
Наименование организации: ООО «БелТех»
Должность: инженер‑технолог
Ставка: 1,0
Основание: приказ № 78/2026 от 

Для электронных книжек все поля заполняются в системе автоматически, однако работнику рекомендуется проверять корректность внесённых данных.

Хранение и учёт у работодателя

Согласно Инструкции, работодатель обязан:

• Хранить оригиналы трудовых книжек в закрытом помещении, недоступном посторонним лицам.
• Обеспечить возможность доступа к журналу учёта в любой момент проверки со стороны инспекции труда.
• Сохранять электронные копии (если используется ЭТК) в течение не менее 5 лет после прекращения трудовых отношений.
• Вести учёт временного изъятия книжек (например, для прохождения медосмотра) и фиксировать дату возврата.

Практические рекомендации

Ниже – чек‑лист, который поможет работодателям и работникам избежать типичных ошибок.

Для работодателей

1. Обновите образцы бланков в архиве: замените старые формы на новые, соответствующие требованиям 2023‑2026 гг.
2. Внедрите КЭДО до 31 декабря 2024 года, если этого ещё не сделали.
3. Назначьте ответственного за журнал учёта трудовых книжек и проведите инструктаж персонала.
4. Регулярно проверяйте наличие оригиналов и дубликатов в журнале (не реже одного раза в квартал).
5. Обеспечьте работникам доступ к их электронным книжкам через личный кабинет.

Для работников

1. При получении книжки подпишите акт приёма‑передачи, проверьте правильность заполнения.
2. Сохраняйте копию всех записей (фото или скриншот ЭТК) для собственного контроля.
3. В случае утери сразу подайте заявление о выдаче дубликата, указав причину.
4. Следите за датой возврата книжки, если она изымается временно, и требуйте подтверждающий документ.
5. При смене фамилии (брака, развода) требуйте внесения соответствующей записи в книжку и обновления данных в ЭТК.

Изменения в оформлении трудовых книжек за последние три года направлены на упрощение документооборота, повышение прозрачности и переход к цифровым технологиям. Новые бланки, обязательный КЭДО и уточнённые правила выдачи дубликатов делают процесс более удобным как для работодателей, так и для работников. Соблюдение актуальных требований поможет избежать штрафов, ускорит процесс оформления пенсии и обеспечит надёжную фиксацию трудовой истории.

Помните: своевременное обновление форм, правильное ведение журнала и переход на электронный формат – ключ к безболезненному управлению кадровыми документами в 2026 году.