Запись о награждении сотрудника – важный документ, который фиксирует достижения работника и может быть использован при дальнейшем трудоустройстве, подтверждении профессионального роста и оформлении пенсионных выплат. Ниже подробно описаны все этапы внесения сведений о награждениях в трудовую книжку.

Нормативная база

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 191) и Правилам оформления трудовой книжки (п. 24), в раздел «Сведения о награждении» вносятся сведения о:

• похвалах и благодарностях;
• наградных знаках (ордена, медали, юбилейные медали);
• поощрениях (премии, денежные выплаты, другие виды поощрения);
• постановке на премию, повышение квалификации и т.д.

С 2020 года большинство организаций используют электронные версии трудовой книжки. При этом порядок заполнения остаётся прежним – требуется указать полное наименование организации и, при наличии, её сокращённое название.

Где находится нужный раздел

В бумажной форме трудовой книжки запись о награждении размещается в графе 3 – «Сведения о награждении». В электронных форматах такой же блок называется «Сведения о награждении трудовой книжки».

Что именно указывается в графе 3

1. Полное наименование организации (и, при необходимости, её сокращённое название).
2. Дата награждения (день, месяц, год).
3. Наименование награды (например, «Почетная грамота», «Знак «За трудовую доблесть»»).
4. Причина награждения (за какие заслуги, достижения).
5. Номер и дата приказа/распоряжения (если имеется).
6. Код наградного знака (если используется в системе организации).

Пошаговая инструкция по внесению сведений

Для удобства процедура оформлена в виде чек‑листа.

1. Соберите документы – приказ о награждении, копию благодарности, сертификат.
2. Определите тип награды (почётная грамота, медаль, премия и т.п;).
3. Заполните шаблон записи в соответствии с пунктами из раздела 2.1.
4. Внесите данные вручную (бумажный вариант) или через форму в электронной системе.
5. Проверьте корректность – дата, правильность написания названия награды, номер приказа.
6. Подпишите запись (при необходимости – подпись руководителя).
7. Сохраните копию в личном деле сотрудника.

Примеры оформления

Пример 1. Почётная грамота

Графа 3. Сведения о награждении:
Организация: ООО «ТехноСервис» (ООО «ТС»)
Дата награждения: 
Награда: Почётная грамота «За многолетний вклад в развитие компании»
Причина: За 15‑летний стаж работы и выдающиеся результаты в области разработки ПО
Номер приказа: № 156‑р от 

Пример 2. Наградная медаль

Организация: ЗАО «Столица»
Дата награждения: 
Награда: Медаль «За трудовую доблесть» № 345
Причина: За достижение высоких результатов в реализации проекта «Эко‑инновации»
Номер приказа: № 87‑р от 

Частые вопросы и ответы

• Можно ли добавить запись о премировании, если премия не была оформлена как наградное знаки? – Да. Премию указывают в графе 3 как «Денежное поощрение», указав размер и дату выплаты.
• Что делать, если запись о награждении не была внесена в 1993 году? – В таком случае запись вносится в графу 4 «Сведения о награждении», где указываются сведения о наградном знаке и копии документов.
• Нужно ли заверять запись в книжке? – По рекомендациям Роструда, заверять запись не требуется, однако рекомендуется подписать её руководителем для подтверждения подлинности.
• Как оформить запись при увольнении сотрудника? – При увольнении в графе 3 (или 4) фиксируются все ранее полученные награды; это важно для расчёта премий и пенсионных выплат.

Полезные ссылки и ресурсы

Для скачивания официальных образцов и актуальных нормативных актов рекомендуется посетить:

• Сайт Контур.Норматив – раздел «Разъяснения Роструда о внесении сведений о награждениях в трудовую книжку».
• Портал Кадровик‑практик – практические рекомендации и примеры заполнения графы 3.
• База данных КонсультантПлюс – нормативные документы и комментарии специалистов.

Внесение сведений о награждениях в трудовую книжку – обязательный, но простой процесс. Главное:

1. Соблюдать установленный порядок заполнения граф 3 (и при необходимости граф 4).
2. Точно указывать дату, название награды, причину её присвоения и номер приказа.
3. Сохранять копии документов в личном деле сотрудника.
4. При переходе на электронные формы использовать те же требования к содержанию.

Соблюдая эти правила, вы гарантируете юридическую корректность оформления и сможете без проблем использовать информацию о наградах при дальнейшем управлении персоналом.

Автор статьи: консультант по кадровому праву, 2026 год.