Актуальность темы. Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий стаж работы сотрудника, место и условия занятости. С 2023 года в РФ и Беларуси проводятся масштабные реформы, связанные с переходом на новые формы и электронные аналоги. Эта статья подробно рассматривает порядок оформления новых трудовых книжек, изменения в нормативных актах и практические рекомендации для работодателей и сотрудников.

Нормативно‑правовая база

Ведение трудовых книжек регулируется рядом законодательных актов:

• Постановление Правительства РФ от № 225 «Порядок ведения и хранения трудовых книжек»;
• Инструкция по заполнению трудовых книжек, утверждённая постановлением Минтруда РФ от № 69;
• Постановление Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от № 40 (ред.) «О порядке ведения трудовых книжек»;
• Нормативные акты, опубликованные в 2023‑2026 гг., в частности:
• «Новые правила оформления трудовых книжек в 2026 году»;
• «Новая форма трудовых книжек с 1 января 2023 года»;
• «Правила ведения и хранения трудовых книжек в 2024‑2026 годах»;

Основные изменения в новых формах

Начиная с 1 января 2023 года введена новая форма бумажной трудовой книжки. Ключевые отличия:

1. Обновлённый дизайн – более защищённый от подделок;
2. Дополнительные поля для сведений о профессиональном обучении и сертификатах;
3. Упрощённый порядок оформления вкладышей (дубликатов);
4. Возможность выдачи бесплатных экземпляров сотрудникам, оформляющим пенсию или переходящим на электронный учёт.

С 1 января 2021 года новые трудовые книжки не оформляются при первом трудоустройстве, однако организации обязаны иметь запас чистых бланков и вкладышей (п. 41, 44 Порядка 320н).

Кому требуется новая форма?

Новую форму необходимо заводить:

• Сотрудникам, впервые оформляющим трудовые отношения после 31 декабря 2022 года;
• В случае потери или повреждения старой книжки – при оформлении дубликата;
• При переходе сотрудника на электронный трудовой учёт (ЭТК) – для сохранения бумажного экземпляра в архиве.

Порядок заполнения и выдачи

Заполнение трудовых книжек осуществляется в соответствии с Приказом Минтруда от 19 мая 2021 года № 320н (действует до 1 сентября 2027 года). Основные правила:

• Записи вносятся в бумажную форму только при приёме на работу, переводе, изменении условий труда, увольнении;
• При оформлении дубликата можно использовать:
• Старые чистые бланки, приобретённые до 2024 года;
• Бланки нового образца, соответствующие требованиям 2023‑2026 гг.
• Выдача оригинала сотруднику осуществляется только в случаях, когда это необходимо для:
• Пенсионного оформления;
• Перехода на электронный учёт;
• Трудоустройства в другой организации.

Примеры записей

В таблице ниже приведены типичные ситуации и образцы заполнения:

1. Приём на работу: ФИО, дата рождения, место рождения, паспортные данные, дата начала работы, место и должность.
2. Перевод: Указание нового подразделения, даты перевода, новой должности, условий труда.
3. Увольнение: Дата увольнения, причина, номер приказа, сведения о расчёте.

Хранение и учёт трудовых книжек

Согласно Порядку 320н, организации обязаны:

• Хранить оригиналы трудовых книжек в защищённом помещении, доступном только уполномоченным лицам;
• Вести журнал учёта книжек, где фиксируются номер, серия, дата выдачи и получения;
• Сохранять дубликаты в течение всего срока действия трудового договора и не менее 5 лет после его прекращения;
• При переходе на электронный трудовой учёт – передавать данные в электронный формат и хранить бумажный экземпляр в архиве.

Сроки внесения записей

Записи в трудовые книжки вносятся в течение 30 календарных дней с даты наступления события (приём, перевод, увольнение). При несоблюдении сроков работодатель может быть привлечён к административной ответственности.

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 2020 года компании могут оформить своим сотрудникам электронные трудовые книжки через сервисы, такие как Контур.Экстерн или 42CLOUDS. Основные преимущества:

• Упрощённый процесс обновления данных;
• Снижение риска потери или порчи бумажного документа;
• Быстрый доступ к информации для бухгалтерии и HR‑отдела;
• Возможность интеграции с другими HR‑системами.

Переход на ЭТК требует:

1. Обеспечения сотрудника цифровой подписью;
2. Настройки доступа к электронному документу;
3. Ведения параллечного учёта в бумажном виде до полного перехода.

Часто задаваемые вопросы

• Вопрос: Можно ли использовать старый образец книжки, приобретённый до 2023 года?
  Ответ: Да, но только в случае, если он не повреждён и при оформлении дубликата допускается использование старых чистых бланков.
• Вопрос: Нужно ли оформлять новую форму, если сотрудник уже работает по старой книжке?
  Ответ: Новая форма требуется только при замене (потеря, повреждение) или при переходе на электронный учёт.
• Вопрос: Как правильно оформить вкладыш к книжке?
  Ответ: Вкладыш оформляется на отдельном листе, где указываются сведения, подлежащие внесению (дата, место, должность и т.д.). После подписания обе стороны вкладыш прикрепляются к книжке.

Оформление новых трудовых книжек – важный процесс, требующий строгого соблюдения нормативных требований и внимательного подхода к деталям. Переход на новые формы и электронные аналоги упрощает работу HR‑службы, снижает риск ошибок и обеспечивает более надёжное хранение сведений о сотрудниках. Работодателям рекомендуется:

1. Своевременно обновлять арсенал бумажных бланков;
2. Обучать персонал правилам заполнения и хранения;
3. Рассматривать возможность перехода на электронные трудовые книжки для повышения эффективности.

Соблюдение указанных рекомендаций позволит избежать штрафов, ускорит процесс кадровых операций и обеспечит надёжную документальную базу для всех участников трудовых отношений.