Актуальность: С 1 января 2023 года в России действует новая форма трудовых книжек, утверждённая Правительством и Министерствами труда и финансов. Эта статья подробно разбирает, какие бланки доступны, как их получить, какие правила заполнения и хранения обязательны, а также как правильно оформить переход на электронный вариант.
Что изменилось в форме трудовых книжек?
Новый бланк трудовой книжки был опубликован в рамках Постановления Правительства РФ № 1250 и Приказа Минтруда от № 320‑н. Ключевые изменения:
- Упрощённый ьный лист – теперь в нём указываются только ФИО, дата рождения, паспортные данные и место работы.
- Дополнительный вкладыш к книжке предусмотрен для записи о дополнительных условиях занятости, повышении квалификации и иных сведениях.
- Установлены чёткие требования к оформлению каждой записи (дата, подпись работодателя, номер записи в журнале).
Все изменения вступили в силу с 1 января 2023 года, однако организации могут продолжать использовать ранее приобретённые бланки до полного их износа.
Где взять новые бланки?
Получить официальные формы можно несколькими способами:
- Госуслуги и официальные сайты: на портале Госуслуги и на сайте Министерства труда публикуются скачиваемые шаблоны.
- Коммерческие поставщики: компании, специализирующиеся на офисной технике и бухгалтерском обслуживании, предлагают готовые бланки с печатью организации.
- Печать в типографии: при необходимости можно заказать печать новых форм с учётом всех реквизитов, предусмотренных Приказом 320‑н.
Важно убедиться, что бланк содержит надпись «Трудовая книжка нового образца, утверждённая постановлением Правительства РФ № 1250 от ».
Порядок заполнения новой трудовой книжки
ьный лист
В ьном листе необходимо указать:
- Фамилию, имя, отчество работника.
- Дата рождения (дд.мм.гггг).
- Паспортные данные (серия и номер, выданный ОВК).
- Место жительства.
- Сведения о месте работы (наименование организации, ИНН, ОГРН).
Основные разделы
Внутри книжки предусмотрены два основных раздела:
- Раздел «История труда». Здесь фиксируются сведения о предыдущих местах работы, датах начала и окончания, а также причинах увольнения.
- Раздел «Вкладка о дополнительных сведениях». В него вносятся данные о повышении квалификации, профсоюзном участии, премиях и иных сведениях, не входящих в основной трудовой договор.
Запись о переходе на электронный формат
Если работник переходит на Электронную трудовую книжку (ЭТК), в книге делается отметка:
«Переход на электронный трудовой документ – запись в журнале № ___ от ___.____.____».
Эта отметка подписывается руководителем организации и сохраняется в журнале учёта.
Журнал учёта трудовых книжек – как вести?
По новым правилам (приказ Минфина от № 320‑н) каждая организация обязана вести два журнала:
- Журнал «Бланки трудовых книжек». В него вносятся сведения о поступлении, выдаче и возврате бланков.
- Журнал «Движение трудовых книжек и вкладышей»; Здесь фиксируются все изменения: выдача, получение дубликата, ввод в электронный формат и т.д.
Форма журналов может быть утверждена внутренними нормативными актами организации, однако в них обязательны поля:
- Номер записи.
- Дата выдачи/получения.
- ФИО работника.
- Номер и дата выдачи оригинального документа.
- Подпись ответственного лица.
Электронные трудовые книжки – когда и как?
С года организации могут использовать электронный вариант, однако переход возможен только после получения согласия работника. Основные шаги:
- Подготовка электронного документа в соответствии с формой, утверждённой Минтрудом.
- Передача работнику ссылки на личный кабинет ПФР или специализированную платформу;
- Запись в журнале о переходе на ЭТК (см. пункт 3.3).
- Сохранение оригинальной бумажной копии до полного завершения миграции.
После успешного внесения всех данных в электронный реестр, оригинальная бумажная книжка может быть уничтожена в соответствии с внутренними регламентами.
Часто задаваемые вопросы
- Нужно ли сразу менять все старые бланки? – Нет. До полного износа ранее приобретённых форм их использовать можно.
- Можно ли оформить дубликат без покупки новых бланков? – Да. При утрате или порче оригинала достаточно оформить дубликат по старым бланкам, если они ещё действительны.
- Какие подписи требуются в журнале? – Подпись руководителя и ответственного за учёт (например, главный бухгалтер).
- Как оформить вкладыш, если все графы заполнены? – Делается отдельный лист‑вкладыш, который привязывается к книжке и нумеруется последовательно.
Практические рекомендации для HR‑менеджеров
- Проведите внутренний аудит наличия старых бланков и оцените срок их службы.
- Закажите новые формы у официальных поставщиков, проверив соответствие требованиям Приказа 320‑н.
- Обновите внутренние регламенты по заполнению журналов и обучите персонал работе с новыми формами.
- Внедрите электронный процесс миграции, используя решения типа LIGA360, чтобы сократить административную нагрузку.
- Регулярно проверяйте соответствие записей в журнале требованиям Порядка 320‑н.
Новый бланк трудовой книжки и уточнённые правила его ведения представляют собой важный шаг в упрощении кадрового учёта. При правильном подходе организации смогут:
- Сократить количество бумажных документов.
- Ускорить процесс оформления новых сотрудников.
- Обеспечить прозрачность и контроль над переходами на электронный формат.
Соблюдение вышеописанных требований позволит не только избежать штрафов и проверок, но и повысить эффективность работы HR‑отдела.
Автор: кадровый консультант, специалист по трудовому праву.