С 1 января 2023 года в России официально введён новый образец бумажной трудовой книжки. Несмотря на появление новой формы, все ранее выданные трудовые книжки и их вкладыши остаются действительными и могут использоваться без ограничения срока. В статье подробно рассматриваются правовая база, основные изменения, порядок ведения, оформление дубликатов и взаимодействие с электронными трудовыми книжками.

Правовая база

• Приказ Минтруда России № 320н от  г. – утверждает форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек.
• Федеральный закон «О труде в Российской Федерации» (ст. 71‑73) – регламентирует обязательность ведения трудовой книжки.
• Приказ Минтруда № 320н, пункт 3 – срок действия формы ограничен 1 сентября 2027 г., но в течение этого периода допускается использование как новых, так и старых бланков.

Дата введения и сроки действия

Новый образец был введён с 1 января 2023 года. При этом:

1. Трудовые книжки, выданные до этой даты, не подлежат обязательной замене. Их можно использовать до 2027 года, когда истекает срок действия формы.
2. С 2023 года при потере или повреждении книжки необходимо оформлять дубликат на бланке нового образца (см. пункт 5).
3. Бланки старого образца, приобретённые до 2024 года, могут использоваться работодателем для выдачи дубликатов, но только в случае, если они находятся в «чистом» виде (не заполнены).

Основные изменения в новом образце

Эти изменения направлены на упрощение контроля со стороны государственных органов и повышение достоверности данных.

Как вести трудовую книжку нового образца

Ведение новой книжки не отличается принципиально от старой, однако есть несколько нюансов:

• Запись должна делаться в течение 5 рабочих дней после начала (или окончания) трудовых отношений.
• Все записи делаются чёрными чернилами (ручкой или печатным способом).
• При изменении условий труда (перевод, повышение, увольнение) в книжку вносятся новые строки, а не стираются старые.
• Если в основной части книжки закончилось место, выдается вкладыш нового образца (не старый).
• Работодатель обязан передать заполненный лист в Службу Федерального Регистра (СФР) в течение 15 дней с момента записи.

Оформление дубликата трудовой книжки

При утрате, уничтожении или повреждении книжки работник имеет право получить дубликат. Порядок действий:

1. Работник подаёт заявление в письменной форме (можно через электронный портал) не позднее 15 дней после обнаружения утраты.
2. Работодатель проверяет наличие чистых бланков старого образца (приобретаемых до 2024 г.) и, если они есть, может оформить дубликат на них.
3. Если чистых старых бланков нет, используется бланк нового образца. При этом в дубликате указывается пометка «Дубликат».
4. После заполнения дубликата работник получает его, а работодатель фиксирует факт выдачи в приходно‑расходной книге учета трудовых книжек.

Сохранение и использование старых бланков

Старые бланки и вкладыши остаются действительными до 1 сентября 2027 года. Их можно применять в следующих случаях:

• Для новых сотрудников, принятых на работу до 2023 года, если у работодателя нет новых бланков.
• Для выдачи дубликатов, если у работодателя имеются чистые старые листы.
• Для заполнения вкладышей, когда место в основной части книжки закончилось до 2023 года.

После 2023 года рекомендуется переходить на новые бланки, так как они облегчают автоматизацию и взаимодействие с электронными системами.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2024‑2025 годов активно развивается система электронных трудовых книжек. Основные положения:

• ЭТК хранится в едином государственном реестре и доступна через портал Госуслуги и мобильные приложения.
• Работодатель вносит сведения в электронный реестр в тот же срок (5 дней), что и в бумажную книжку.
• При потере бумажной версии работник может запросить копию из ЭТК без необходимости оформления дубликата.
• ЭТК совместима с новым бумажным образцом: QR‑код в шапке книжки позволяет быстро сверить данные.

Тем не менее, в 2026 году большинство работодателей всё ещё используют бумажные книжки, поэтому знание правил их ведения остаётся актуальным.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли менять уже выданную трудовую книжку?

Нет. Трудовые книжки старого образца действуют до 1 сентября 2027 года и могут использоваться без ограничений.

Можно ли использовать старый бланк для нового сотрудника, принятого после 2023 года?

Теоретически да, если у работодателя есть чистый старый бланк, однако рекомендуется использовать новый образец, так как он упрощает взаимодействие с СФР.

Как быстро оформить дубликат?

Работодатель обязан оформить дубликат в течение 15 дней с момента получения заявления от работника.

Что делать, если в новой книжке закончилось место до 2023 года?

Выдаётся вкладыш старого образца. Если место закончилось после 2023 года – используется вкладыш нового образца.

Нужно ли платить за дубликат?

Согласно приказу Минтруда, дубликат выдаётся бесплатно работнику.

Трудовые книжки нового образца, введённые с 1 января 2023 года, полностью действуют и могут использоваться параллельно со старыми бланками. Основные преимущества новой формы – унификация полей, наличие QR‑кода и возможность более простой интеграции с электронными системами. Работодатели должны обеспечить:

• Наличие чистых бланков нового образца.
• Своевременное внесение записей (не позже 5 дней).
• Оформление дубликатов в течение 15 дней после заявления.
• Ведение приходно‑расходной книги учёта бланков.

Соблюдая эти правила, компании гарантируют законность трудовых отношений, а работники – сохранность своих трудовых прав.