Дата актуализации: 23 мая 2026 г.

Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника и его профессиональную биографию. С 1 сентября 2021 года в России введён новый образец бумажного бланка, а также уточнён порядок его заполнения и хранения. В статье подробно рассматриваются:

• история изменения формы трудовой книжки;
• правовая база, регулирующая её оформление;
• детальный разбор внешнего вида и полей нового бланка;
• различия между старой и новой формой;
• практические рекомендации по заполнению;
• где и как получить бланк.

Правовая основа

Нормативные акты, регулирующие форму и порядок ведения трудовых книжек:

1. Федеральный закон № 439‑ФЗ от  г. – вводит возможность электронного формата трудовой книжки.
2. Приказ Минтруда России № 320н от  г. – утверждает новую форму бумажного бланка и порядок его заполнения.
3. Приказ Минфина России № 55н от  г. – регулирует учёт бланков строгой отчётности.
4. Постановление Правительства РФ № 225 от  г. – фиксирует прежний образец (для сравнения).

С 1 сентября 2021 года новые требования стали обязательными для всех работодателей, которые продолжают вести бумажные трудовые книжки.

История изменения формы

До 2021 года в России использовалась форма, утверждённая в 2003 году (серия VII, 8 × 12,5 см). С переходом к электронному формату и упрощением бумажного процесса Минтруд принял новый образец, который начал печататься Гознаком с января 2023 года.

Ключевые изменения:

• Убраны специальные графы для даты заполнения и даты рождения (теперь они находятся в обычных полях).
• Упрощён ьный лист – теперь в нём только основные реквизиты (ФИО, дата рождения, серия‑номер).
• Внутренние листы (вкладыши) стали более «чистыми»: пустые графы заполняются только при необходимости.
• Размер бланка остался прежним – 88 × 125 мм (формат A7), но материал изменён на цельнотканый бумажный лист, повышающий износостойкость.

Внешний вид нового бланка

3.1 ьный лист

3.2 Внутренние листы (вкладыши)

Каждый лист состоит из двух колонок:

В новых листах отсутствует отдельная графа «Дата заполнения», её место занимает обычное поле «Дата» в каждой записи.

3.3 Прикладные листы (вкладыши)

Для работников, у которых более 10 записей, предусмотрены дополнительные листы‑вкладыши, которые имеют тот же макет, но нумеруются от 11‑го листа.

Как правильно заполнять бланк

4.1 Общие правила

• Все записи вносятся разборчивой черной печатной буквой (ручкой или печатной машинкой). Карандашом писать нельзя.
• Заполнять бланк может только уполномоченный представитель работодателя (директор, главный бухгалтер, специалист отдела кадров).
• Запись делается в хронологическом порядке – от первой записи к последней.
• Если запись делается позже, чем в день фактического события, в графе «Дата» указывается реальная дата события, а в примечании – «записано позже».
• При исправлениях допускается зачёркивание ошибочного текста и подпись с указанием причины исправления.

4.2 Пример заполнения записи о приёме на работу

4.3 Пример записи об увольнении по собственному желанию

Где получить новый бланк

Бланки печатаются государственным предприятием «Гознак». Приобрести их можно:

• в отделениях «Гознак» в Москве и Санкт‑Петербурге;
• через официальные интернет‑магазины «Гознак» (доставка по всей России);
• у специализированных поставщиков канцелярских товаров (в большинстве крупных сетей).

Для организаций, использующих электронный формат, бланки в бумажном виде не требуються – достаточно вести запись в системе электронных трудовых книжек (ЭТК), которая также регулируется 439‑ФЗ.

Учёт бланков строгой отчётности

Согласно приказу Минфина № 55н от  г., каждый бланк трудовой книжки считается бланком строгой отчётности. Это значит, что:

• Бланк регистрируется в приходно‑расходной книге с указанием даты изготовления, серии и номера.
• При выдаче книжки под отчёт в бухгалтерию вносится запись о расходе бланка.
• Хранить оригиналы приходных‑расходных книг необходимо в течение 5 лет.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли использовать старый бланк после 2021 года? Да, если работник начал трудовую деятельность до 1 сентября 2021 года и не перешёл на электронный формат. Однако новые работодатели обязаны выдавать только новые бланки.
2. Какой размер бумаги используется? Стандартный размер – 88 × 125 мм (формат A7). Бумага цельнотканая, плотность 80 г/м².
3. Можно ли писать чернилами разных цветов? Нет. Требуется использовать только чёрные чернила.
4. Что делать, если в книжке закончились листы? При достижении предела (обычно 11 листов) выдается новая книжка, а в старой делается отметка о её закрытии.
5. Нужна ли подпись работника в записи о приёме? Подпись работника не требуется, но в некоторых организациях её ставят в качестве подтверждения согласия.

Новый формат бланка трудовой книжки, утверждённый приказом Минтруда № 320н от 19 мая 2021 г., упрощает процесс заполнения, делает документ более удобным для хранения и соответствует современным требованиям цифровизации. Работодателям важно соблюдать правила заполнения, вести учёт бланков строгой отчётности и своевременно переходить на электронный формат, если это предусмотрено их внутренними регламентами.

При правильном оформлении трудовой книжки работник получает надёжный документ, подтверждающий его профессиональный стаж и права при трудоустройстве, а работодатель – инструмент контроля за кадровым учётом.

Автор: помощник ChatGPT, 2026 г.