В 2026 году в России действует обновлённый порядок ведения и оформления трудовой книжки. На практике это значит, что работодатели и сотрудники должны знать, как правильно оформить новый образец документа, какие сведения в него включать и какие нюансы учитывать. В статье собраны все актуальные требования, примеры заполнения и ответы на часто задаваемые вопросы.

Нормативная база

Порядок заполнения трудовых книжек регулируется Приказом Минтруда России № 320н от 27 марта 2026 г. Он устанавливает:

• Требования к заполнению ьного листа и вкладышей;
• Сведения, которые необходимо фиксировать в электронной форме;
• Порядок внесения исправлений и дублирования данных.

Ключевые даты введения новых правил:

1. С 1 сентября 2021 г. применяются новые требования к заполнению любого образца трудовой книжки.
2. С 8 марта 2026 г. опубликована редакция 1 инструкции «Трудовая книжка (образец). Заполнение вкладыша».

Электронная трудовая книжка

С 2025 г. вводятся электронные формы, однако бумажный документ остаётся обязательным для большинства организаций. При оформлении электронного документа необходимо:

• Указать дату приёма на работу;
• Зафиксировать все кадровые изменения (перевод, изменение должности, квалификации);
• Указать основания – номер приказа или распоряжения.

Структура нового образца

Новый бланк состоит из нескольких разделов. Каждый из них имеет свои обязательные поля.

ьный лист

ьный лист – это «лицевая сторона» документа. В него вносятся:

• Ф.И.О. сотрудника;
• Дата рождения;
• Пол;
• Паспортные данные (серия, номер, КИП);
• Дата и место рождения;
• Сведения о месте жительства;
• Профессия, специальность, должность;
• Номер и серия трудовой книжки (при наличии).

Пример заполнения:

Ф.И.О.: Иванов Иван Иванович
Дата рождения: 
Пол: Муж.
Паспорт: 45 02 1234567
Место рождения: Москва, РФ
Жительство: г. Санкт‑Петербург, ул. Ленина, д. 10
Профессия: Инженер‑механик
Специальность: 08.02.01 – Машиностроение
Должность: Инженер‑конструктор
Номер трудовой книжки: 0012345
Серия: 78‑01

Вкладыш (раздел «Сведения о работе»)

Вкладыш используется, когда в основном листе не осталось места для новых записей. Он оформляется в том же стиле, что и ьный лист, но содержит:

• Дата приёма на работу;
• Договор № и дата заключения;
• Должность и подразделение;
• Условия труда (рабочее время, оклад);
• Основание для кадрового события (номер приказа, дата).

Сведения о квалификации и образовании

В отдельный блок вносятся сведения о:

• Образовании (высшее, среднее профессиональное, иные);
• Специальности и направлении подготовки;
• Уровне квалификации (например, «инженер 1‑го разряда»).

Как правильно оформить запись о приёме на работу

Запись о приёме на работу – одна из самых важных. Она фиксирует основные сведения, необходимые для последующего расчёта отпусков, пенсионных взносов и т.д.

Пример оформления

Ниже – типовая запись в ьном листе и вкладыше.

Если в ьном листе закончилось место, используйте вкладыш. В нём указываются те же данные, но в более детализированном виде.

Заполнение вкладыша при изменении условий труда

Все изменения в трудовых отношениях (перевод, повышение, изменение ставки, увольнение) фиксируются в отдельном вкладыше. Пример:

1. Перевод в другое подразделение – указываем новую должность, отдел, дату перевода, номер приказа.
2. Повышение квалификации – указываем название курса, дату окончания, полученную степень/диплом.
3. Увольнение по собственному желанию – указываем дату увольнения, основание (ст. 37 ТК РФ), номер приказа.

Важно: каждая запись должна быть пронумерована и подписана руководителем.

Как исправить ошибку в записи

Ошибки в уже сделанных записях допускаются, но их нужно оформить правильно.

• Черчение – не рекомендуется, лучше нарисовать две линии через ошибку и написать правильные данные рядом.
• Страничный ввод – если ошибка существенная, вносится новый вкладыш с пометкой «Исправление»; В нём указываются:
• Номер и дата приказа об исправлении;
• Содержание исправленной записи;
• Подпись ответственного лица.

Все исправления фиксируются в журнале учёта трудовых книжек, который хранится у работодателя.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли использовать старый образец трудовой книжки? – Да, если в нём нет ошибок и он полностью заполнен. При переходе на новый образец рекомендуется оформить дубликат по новым правилам.
2. Нужно ли подписывать каждую запись? – Подпись ответственного лица (руководителя или HR‑специалиста) обязательна для всех записей, включая вкладыши.
3. Как оформить дубликат при потере оригинала? – Дубликат оформляется на чистом бланке нового образца, вносятся те же сведения, что и в оригинале, с пометкой «Дубликат».
4. Можно ли вести трудовые книжки только в электронном виде? – Да, но только если работодатель имеет лицензированную программу, соответствующую требованиям ФССП и СФР. При этом необходимо обеспечить резервное копирование и доступность данных.

Полезные ссылки и скачивания

• Скачать образец нового ьного листа (Word, PDF)
• Скачать вкладыш с примером заполнения (2026)
• Порядок № 320н от (полный текст)
• Инструкция «Трудовая книжка (образец). Заполнение вкладыша», редакция 1 от

Заполнение нового образца трудовой книжки требует внимания к деталям и строгого соблюдения норм, установленных Приказом Минтруда № 320н. Правильное оформление ьного листа, вкладышей и электронных записей позволяет избежать ошибок при расчёте заработной платы, отпусков и пенсионных взносов. Используйте приведённые примеры, следите за актуальными нормативными актами и при необходимости консультируйтесь с HR‑специалистом.

Соблюдая эти рекомендации, вы сможете вести трудовые книжки без риска нарушения трудового законодательства и обеспечить прозрачность кадровых процессов в вашей организации.