Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. С 1 сентября 2021 г. действует новый порядок ведения и хранения трудовых книжек, утверждённый приказом Минтруда России № 320н от 19 мая 2021 г; В статье разберём, какие изменения произошли, как правильно вести и хранить трудовые книжки, а также какие обязанности возлагаются на работодателя.
Правовая база
- Приказ Минтруда России № 320н от 19 мая 2021 г. – «Форма трудовой книжки, порядок её ведения и хранения».
- Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утверждённый приказом Минтруда России от 19 мая 2021 г. (далее – «Новый порядок»).
- Постановление Совета Министров СССР от 06 сентября 1973 г. № 656 – «О трудовых книжках» (для исторического контекста).
- Правила ведения и хранения трудовых книжек (пункты 31‑32) – уточняющие требования к оформлению и хранению.
Что изменилось в новом порядке?
Новый порядок предусматривает:
- Использование единой формы трудовой книжки, утверждённой приказом Минтруда.
- Упрощённые требования к печатным и электронным записям.
- Разграничение обязанностей по хранению и контролю за документами.
Новая форма трудовой книжки
Новая форма содержит только необходимые поля: данные о работнике, сведения о трудовой деятельности, даты начала и окончания трудового договора, сведения о стаже. Устаревшие поля, связанные с оценкой труда, удалены.
Печатные и электронные записи
В соответствии с пунктом 12 Нового порядка, при увольнении работника записи в трудовой книжке могут быть заверены печатью работодателя или электронной подписью, если работодатель использует электронный документооборот.
Как вести трудовую книжку?
Оформление записи о приёме на работу
В течение 3 рабочих дней после приёма работника в должность необходимо внести запись о приёме на работу. Запись должна содержать:
- ФИО работника
- Дата приёма
- Должность и место работы
- Условия труда (если применимо)
Оформление записи о переводе, повышении, понижении
При любом изменении трудовых отношений (перевод, повышение, понижение) запись должна быть внесена в течение 3 рабочих дней с момента изменения.
Оформление записи об увольнении
Запись об увольнении должна быть внесена в течение 3 рабочих дней после факта увольнения. В ней указываются дата увольнения, причина (если применимо), а также итоговый стаж.
Проверка и подпись
Записи в трудовой книжке подписываются руководителем или уполномоченным лицом. Если используется электронный документооборот, подпись может быть электронной.
Как хранить трудовые книжки?
Физическое хранение
Трудовые книжки должны храниться в защищённом месте, недоступном для посторонних, но при этом легко доступном для проверки со стороны контролирующих органов. Рекомендуется использовать:
- Секретный шкаф с ограниченным доступом.
- Копии в виде сканов, хранящиеся в защищённом электронном архиве.
Электронное хранение
Если работодатель использует электронный документооборот, копии трудовых книжек могут храниться в электронном архиве в соответствии с требованиями Федерального закона «Об электронной подписи» и Положения о хранении электронных документов.
Книга учёта движения трудовых книжек
В соответствии с пунктом 31 Нового порядка, необходимо вести книгу учёта движения трудовых книжек. В ней фиксируется:
- Дата выдачи/возврата трудовой книжки.
- ФИО работника.
- Причина выдачи/возврата (приём, увольнение, перевод).
Книга учёта бланков трудовой книжки
Эта книга фиксирует количество бланков, выданных работникам, и их возвращение. Она также хранится на бумажном носителе.
Ответственность работодателя
Нарушения в ведении и хранении трудовых книжек могут повлечь за собой:
- Штрафы в размере до 50 000 ₽ за каждое нарушение.
- Ответственность по гражданско‑правовым и административным делам.
- Потерю доверия со стороны работников и контролирующих органов.
Практические рекомендации
- Обучайте персонал, ответственный за ведение трудовых книжек, последним требованиям законодательства.
- Периодически проверяйте актуальность записей и наличие всех необходимых документов.
- Ведите резервные копии (сканы) всех трудовых книжек в защищённом электронном архиве.
- Обеспечьте доступ к трудовым книжкам только уполномоченным лицам.
- При переходе на электронный документооборот обязательно подпишите договор с поставщиком системы, подтверждающий соответствие требованиям закона.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли хранить трудовые книжки в электронном виде? – Да, при условии соблюдения требований закона об электронной подписи и сохранности данных.
- Сколько времени нужно хранить трудовые книжки после увольнения? – Не менее 10 лет с даты увольнения, если работник не имеет права на восстановление трудового стажа.
- Что делать, если в трудовой книжке обнаружена ошибка? – Внести исправление в течение 3 рабочих дней, указать дату исправления и подпись уполномоченного лица.
- Нужно ли вести отдельную книгу учёта бланков? – Да, согласно пункту 32 Нового порядка.
Новый порядок ведения и хранения трудовых книжек призван упростить процессы, уменьшить бумажную нагрузку и повысить прозрачность трудовых отношений. Соблюдение требований законодательства, правильное оформление записей и надёжное хранение документов – ключ к успешному управлению кадровыми ресурсами и избежанию юридических рисков.
Если у вас возникли вопросы по конкретным ситуациям, не стесняйтесь обращаться к специалистам по трудовому праву или к консультантам Минтруда.