Дата публикации: 23 мая 2026 года

Нормативная база

Ведение трудовых книжек в Российской Федерации регулируется следующими нормативными актами:

• Постановление Правительства РФ от № 225 (ред. от ) «О трудовых книжках»
• Постановление Минтруда России от № 69 (ред. от ) «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»
• Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек»
• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66)

В Республике Беларусь действуют:

• Постановление Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от № 47
• Инструкция о порядке ведения трудовых книжек (утв. Постановлением Госкомтруда СССР от № 620)

Основные понятия

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина, его стаж работы, а также содержащий сведения о награждениях и поощрениях за успехи в работе.

Кто обязан вести трудовые книжки?

Ведение трудовых книжек обязательно для всех работодателей, за исключением:

• индивидуальных предпринимателей, если они не имеют наемных работников;
• физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями;
• организаций, где трудовая деятельность осуществляется на основании гражданско-правовых договоров.

Порядок ведения трудовых книжек

Оформление трудовой книжки при приеме на работу

При приеме на работу работодатель обязан:

1. Завести трудовую книжку на работника, если он поступает на работу впервые, в течение 7 дней со дня приема на работу;
2. Внести в трудовую книжку следующие сведения:
   • Фамилия, имя, отчество работника;
   • Дата рождения;
   • Образование;
   • Профессия, специальность;
   • Дата приема на работу;
   • Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации;
   • Основание приема на работу (приказ, распоряжение).
3. Ознакомить работника с внесенными записями под роспись;
4. Выдать трудовую книжку на руки работнику.

Внесение записей о переводах и увольнениях

Все записи о переводах на другую постоянную работу, о присвоении разрядов, классных чинов, о награждениях и поощрениях за успехи в работе вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее чем через 7 дней со дня издания приказа.

Запись об увольнении должна содержать:

• основание увольнения;
• дата увольнения;
• номер и дата приказа;
• подпись работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек.

Оформление дубликата трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки оформляется в случаях:

• утраты трудовой книжки;
• приведения ее в негодное состояние;
• наличия в трудовой книжке записи, признанной недействительной;
• изменения фамилии, имени, отчества работника.

С 2023 года в Республике Беларусь порядок оформления дубликата упрощен: работник может запросить сведения о предыдущей работе у прежних нанимателей самостоятельно.

Правила заполнения трудовых книжек

Общие требования

• Записи вносятся ручкой (гелиевой или чернильной) черного, синего или фиолетового цвета;
• Записи должны быть четкими, разборчивыми, без помарок и подчисток;
• Не допускается сокращение слов, кроме общепринятых;
• Все записи заверяются подписью ответственного лица и печатью организации (при наличии);
• Записи нумеруются арабскими цифрами;
• Страницы трудовой книжки нумеруются, за исключением ьного листа.

Пример заполнения ьного листа

Образец:

ТРУДОВАЯ КНИЖКА
Фамилия Иванов
Имя Иван
Отчество Иванович
Дата рождения 15 января 1985 г.
Образование высшее профессиональное
Профессия, специальность инженер-механик
Дата заполнения 20 мая 2026 г.
Подпись владельца книжки _____________
Подпись лица, ответственного за ведение
трудовых книжек _____________________

Пример записи о приеме на работу

Образец:

Сведения о работе
Принят в ООО "Ромашка" в должности инженера-механика
Приказ от № 45-лс
Основание: трудовой договор от 
Руководитель отдела кадров ______________ /Иванова И.И./
Подпись _____________

Хранение и учет трудовых книжек

Порядок хранения

Трудовые книжки хранятся у работодателя в металлическом шкафу или сейфе в отделе кадров или бухгалтерии.

Ответственность за ведение, хранение и учет трудовых книжек возлагается на:

• руководителя организации;
• специалиста по кадрам;
• главного бухгалтера (в небольших организациях).

Учет движения трудовых книжек

Работодатель обязан вести:

• Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
• Инвентарную книгу на бланки трудовых книжек;
• Журнал учета выдачи трудовых книжек.

В книге учета движения трудовых книжек фиксируются:

• дата выдачи трудовой книжки;
• ФИО работника;
• серия и номер трудовой книжки;
• дата и причина выдачи;
• подпись получателя.

Выдача трудовой книжки работнику

Общие правила

Трудовая книжка выдается работнику:

• при увольнении в день увольнения;
• по его письменному заявлению в случае необходимости;
• для предоставления в Пенсионный фонд или другие государственные органы.

Работодатель обязан выдать трудовую книжку в день увольнения. В случае задержки выдачи трудовой книжки по вине работодателя, работнику выплачивается средний заработок за каждый день задержки.

Выдача копии трудовой книжки

По письменному заявлению работника работодатель обязан выдать:

• копию трудовой книжки;
• заверенную выписку из трудовой книжки.

Срок выдачи — не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления.

Ответственность за нарушение порядка ведения трудовых книжек

За нарушение установленного порядка ведения, хранения и учета трудовых книжек работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ:

• Штраф: от 1 000 до 5 000 рублей для должностных лиц;
• Штраф: от 30 000 до 50 000 рублей для юридических лиц;
• Приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Изменения в законодательстве (2021-2026 гг.)

В Российской Федерации

С 1 сентября 2021 года вступил в силу Приказ Минтруда России от № 320н, который:

• утвердил новую форму трудовой книжки;
• установил порядок ведения электронных трудовых книжек;
• упростил процедуру оформления дубликатов;
• ввел возможность ведения трудовых книжек в электронном виде (с согласия работника).

В Республике Беларусь

В 2023 году внесены изменения в Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек:

• упрощена процедура оформления дубликатов;
• работник может самостоятельно запрашивать сведения о предыдущей работе;
• уточнены сроки внесения записей.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли сделать запись в трудовой книжке карандашом?

Нет. Все записи должны вноситься чернилами (гелиевой или чернильной ручкой) черного, синего или фиолетового цвета. Записи карандашом недействительны.

Можно ли исправить ошибку в трудовой книжке?

Да, но только путем признания записи недействительной и внесения правильной записи. Исправления делаются следующим образом:

1. На следующей свободной строке делается запись: «Запись за номером __ недействительна»;
2. Вносится правильная запись;
3. Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации.

Можно ли не заводить трудовую книжку, если работник принят на работу по совместительству?

Нет. Трудовая книжка заводится на всех работников, принятых на основании трудового договора, независимо от режима работы (основное место работы или совместительство).

Можно ли выдать трудовую книжку на руки работнику для предоставления в Пенсионный фонд?

Да, но только на основании письменного заявления работника. Работодатель обязан выдать трудовую книжку в течение 3 рабочих дней.

Ведение трудовых книжек, это ответственная задача, требующая от работодателя не только знания нормативных актов, но и внимательности, аккуратности. Нарушение установленного порядка может привести не только к административной ответственности, но и к судебным разбирательствам.

Рекомендуем:

• регулярно обновлять знания по данному вопросу;
• вести учет движения трудовых книжек в электронном виде;
• проводить внутренние проверки соблюдения порядка ведения трудовых книжек;
• ознакамливать работников с внесенными записями под роспись.

Соблюдение всех правил ведения трудовых книжек позволит избежать проблем как для работодателя, так и для работника.

Автор статьи: Специалист по трудовому праву
Дата публикации: 23 мая 2026 года